Come stampare su buste utilizzando Microsoft Word
Quindi, se stai cercando di personalizzare la tua posta senza rivolgerti a un servizio di stampa sofisticato, progettare le tue buste in Word è sorprendentemente fattibile. Ma siamo onesti: a volte non è così semplice come sembra. Magari gli indirizzi non sono allineati correttamente, o la stampante sbaglia le dimensioni: è un po’ strano, ma succede più spesso di quanto si pensi. Inoltre, in alcune configurazioni, l’alimentazione della carta o i font non funzionano correttamente, soprattutto se si utilizza un formato di busta insolito o stampanti diverse. Tuttavia, con qualche piccolo accorgimento, si possono ottenere risultati molto simili a quelli professionali, e sì, è meglio che scrivere tutto a mano.
Come creare buste personalizzate in Word
Aggiungere indirizzi: il primo passo
Ogni volta che mi diletto con la stampa degli indirizzi, inizio da qui. Perché, naturalmente, Word mantiene la maggior parte delle dimensioni delle buste più comuni, ma prima bisogna digitare gli indirizzi corretti. E sì, questo significa andare su “Invii” > “Buste” nella barra multifunzione. Si digita direttamente l’indirizzo del destinatario o si importa dai contatti di Outlook (il che è piuttosto pratico se si ha già un elenco di contatti).Lo stesso vale per l’indirizzo del mittente: a volte faccio semplicemente copia e incolla se non si carica automaticamente. Valutate se omettere l’indirizzo del mittente; c’è una casella di controllo anche per quello. Un consiglio rapido: se state lavorando molto, potreste voler dare un’occhiata alla stampa unione più tardi, ma ci arriveremo.
Scegliere la dimensione e il carattere della busta giusti
Questa parte può essere complicata: Windows/Word cercherà di rilevare automaticamente le dimensioni, ma è meglio scegliere manualmente quelle più adatte alle proprie buste. Cliccate sull’icona Anteprima e andate su Opzioni busta, quindi selezionate la dimensione dal menu a discesa o impostate una dimensione personalizzata se le vostre buste sono strane. La vita è troppo breve per tirare a indovinare, soprattutto se le vostre buste non sono standard. Inoltre, impostare il font qui è utile perché, per qualche motivo, se il font non corrisponde, gli indirizzi possono risultare tutti storti o super piccoli. In una configurazione, ho dovuto passare a un font più standard come Arial o Times New Roman, che quasi sempre aiuta.
Configurazione dell’alimentazione della stampante: perché inchiostro e carta sono davvero esigenti
È qui che le cose si fanno frustranti, ma è fondamentale. Devi dire a Word esattamente come la busta verrà inserita nella stampante perché, sorpresa, le stampanti hanno un milione di modi per alimentare la carta. In Opzioni di alimentazione, vedrai Opzioni, quindi vai alla scheda Opzioni di stampa. Qui, puoi scegliere Faccia in su o Faccia in giù a seconda di come la tua stampante preferisce alimentare la carta (prova entrambe le opzioni se non sei sicuro).Inoltre, ruotare la busta (in senso orario o antiorario) può aiutare a evitare indirizzi distorti. Se il vassoio della stampante ha più alimentatori, scegli quello giusto in modo che la busta non si inceppi o non stampi sul lato sbagliato. Onestamente, ho avuto alcune stampanti che funzionavano correttamente solo dopo diversi tentativi o regolazioni manuali: benvenuto nel club.
Aggiungere elementi di design: rendili unici
Se vuoi aggiungere un logo, un bordo originale o un po’ di branding, questo passaggio è davvero rivoluzionario. Cliccando su ” Aggiungi al documento”, la busta si trasforma in un documento Word modificabile. Puoi quindi spostare elementi, inserire immagini o modificare il layout a tuo piacimento. Tieni presente che se le buste hanno dimensioni particolari, potrebbero essere necessarie diverse stampe per allineare perfettamente tutto. Potresti anche voler controllare le impostazioni della stampante per quanto riguarda i margini, perché, indipendentemente da quanto tu modifichi, se il design esce dall’area di stampa, verrà ritagliato o disallineato.
Pronti per stampare? Facciamolo!
Una volta impostato tutto, carica le buste nella stampante, controlla l’orientamento e torna alla sezione Buste di Word. Premi “Stampa” e incrocia le dita. Ecco un consiglio da professionista: se hai intenzione di stampare più buste, vale la pena fare prima una prova con una: è semplice, ma in questo modo eviterai di sprecarne un sacco se qualcosa non va. E se vuoi aggiungere l’affrancatura elettronica, alcuni plugin di terze parti lo consentono: basta selezionare la casella ” Aggiungi affrancatura elettronica”.
Invio in batch? Prova la stampa unione
Onestamente, digitare manualmente tutti quegli indirizzi diventa rapidamente noioso. Fortunatamente, Word ha una funzione di stampa unione integrata che può stampare automaticamente gli indirizzi da un foglio di calcolo o dai contatti di Outlook sulle buste. Apre un mondo di automazione degno di un piccolo ufficio. Basta iniziare da Lettere > Avvia stampa unione > Buste, impostare le dimensioni e il carattere, quindi collegare la fonte dati, come un foglio Excel o un elenco di contatti di Outlook. Quando si preme Stampa, l’elenco verrà visualizzato rapidamente, risparmiando un sacco di tempo. Un po’ strano che sia così nascosto, ma una volta configurato, è una vera salvezza per l’invio di posta in blocco.
Parola finale
Usare Word per creare buste personalizzate è sorprendentemente efficace una volta che si prende confidenza con le impostazioni. Certo, è un po’ complicato, soprattutto per quanto riguarda l’alimentazione e l’allineamento, ma con pazienza si ottiene un risultato dall’aspetto professionale, adatto alla maggior parte dei progetti personali o di piccole imprese. Bisogna solo aspettarsi qualche tentativo ed errore, soprattutto con formati non standard o stampanti particolari. In definitiva, il risultato ne vale la pena: si risparmia denaro, si ha un bell’aspetto e la posta si distingue.
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