Come trasformare le email di Outlook in attività da svolgere su Microsoft

Nel corso del tempo, Microsoft ha continuato a promuovere i suoi strumenti integrati, soprattutto all’interno dell’ecosistema Office. A volte, si desidera trasformare un’email di Outlook in un’attività in Microsoft To-Do: in realtà, è piuttosto utile quando si desidera mantenere in ordine la propria lista di cose da fare ed evitare che le email importanti vengano nascoste. Ma onestamente, è un po’ frustrante capire il modo migliore per farlo senza dover fare i salti mortali. Esistono diversi metodi, alcuni più semplici di altri a seconda della configurazione. Quindi, se si desidera rendere questo processo meno complicato, ecco cosa tenere a mente e alcuni suggerimenti che potrebbero effettivamente funzionare.

Modi per convertire un’e-mail di Outlook in un’attività in Microsoft To-Do

Il metodo Flag: veloce e sporco

• Trova l’e-mail che vuoi trasformare in un’attività in Outlook.
• Clicca sull’icona della bandiera (si trova accanto al messaggio o nella colonna delle bandiere).In questo modo verrà contrassegnato come “Salva per follow-up”.
• Questa parte aiuta Outlook e To-Do a sincronizzarsi, se tutto è collegato correttamente.
• Vai su Microsoft To-Do e controlla se vedi le email contrassegnate nella sezione Attività, in particolare in Email contrassegnate.
• Assicurati che il tuo account Outlook e l’account To-Do siano collegati nelle impostazioni di Office 365.

Perché funziona: il sistema di flag è progettato proprio per questo. In alcune configurazioni, la sincronizzazione automatica funziona abbastanza bene, ma in altre potrebbe essere necessario aggiornare l’app o addirittura riavviare Outlook.

Il metodo Drag & Drop: visivo, ma a volte instabile

• Apri Outlook e vai alla posta in arrivo.
• In alto a destra troverai La mia giornata.È il piccolo riquadro che potresti dover abilitare se è nascosto.
• Passa alla visualizzazione Attività : cerca l’icona “Elenco cose da fare”.
• Ora trova l’email che vuoi trasformare in un’attività.
• Fai clic e trascina l’e-mail direttamente nel riquadro Attività o nel pannello La mia giornata.

Perché è utile: è piuttosto intuitivo, ma onestamente, a seconda di come è configurato Outlook, a volte potrebbe non essere così. Su una macchina funzionava bene, su un’altra…si rifiutava di trascinarsi. Strano, ma vale la pena provare.

Il pulsante Crea attività: semplice, se c’è

• Apri l’email che vuoi convertire.
• Cerca il pulsante “Crea attività” nella barra multifunzione o nella barra degli strumenti di Outlook. Se non è visibile, potrebbe essere necessario personalizzare la barra multifunzione o controllare la versione di Outlook in uso.
• Cliccando su quel pulsante, dovrebbe apparire una nuova attività nella tua lista delle cose da fare, precompilata con i dettagli dell’email.

Perché è utile: perché è fondamentalmente una soluzione con un solo clic. Ma onestamente, se non vedi il pulsante, è lì che inizia la risoluzione dei problemi: a volte è solo un gioco a nascondino con l’interfaccia utente.

Altre cose da notare

Assicuratevi che le impostazioni di sincronizzazione siano abilitate sia in Outlook che in Microsoft To-Do: è qui che spesso si verificano problemi. Per la maggior parte degli account di Office 365, questa opzione si trova in Impostazioni > Account > Servizi connessi o Preferenze > Posta > Impostazioni di sincronizzazione.

Un consiglio veloce: se nulla sembra sincronizzarsi subito, provare ad aggiornare l’app, riavviare Outlook o anche disconnettersi e riconnettersi di solito aiuta. Se gli esperti di tecnologia lo permettono.

A volte, su un dispositivo, la sincronizzazione funziona a meraviglia, mentre su un altro è un vero incubo. Non ho idea del perché, ma un buon vecchio riavvio o una nuova sincronizzazione di solito risolvono il problema. Inoltre, tieni presente che Microsoft aggiorna costantemente queste funzionalità, quindi ciò che funziona un giorno potrebbe cambiare il giorno dopo.È un po’ fastidioso, ma almeno di solito c’è una soluzione alternativa.

Riepilogo

• Contrassegna le email in Outlook, quindi controlla l’elenco contrassegnato in To-Do.
• Se funziona correttamente, trascina le email nel riquadro Attività.
• Utilizzare il pulsante Crea attività se disponibile nella versione di Outlook.
• Se le cose non si aggiornano, verifica sempre le impostazioni di sincronizzazione.

Incartare

In realtà, alcuni di questi metodi sono imprevedibili a causa della configurazione di Outlook e Microsoft To-Do o della sincronizzazione delle app. Ma se siete pazienti e provate il trucco della bandiera o il metodo del trascinamento, probabilmente troverete la soluzione migliore. Ricordatevi solo di verificare le impostazioni di sincronizzazione: è il problema più comune quando le cose non vogliono collaborare. Spero che questo faccia risparmiare un po’ di tempo a qualcuno, perché so che per molti è stato un vero e proprio rompicapo.

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