Come trasformare un documento Word in un foglio di calcolo Excel

Spostare i dati da Word a Excel a volte sembra un’impresa ardua, soprattutto quando si tratta di tabelle o elenchi. Forse hai provato a copiare e incollare, ma il risultato è instabile o non corrisponde alle colonne perfette del tuo foglio di calcolo. O forse, esportare in un file di testo e importare sembra complicato perché i dati non sono in un formato chiaramente delimitato. In ogni caso, se questa situazione ti suona familiare, ecco alcuni semplici metodi che spesso funzionano, a seconda del tipo di dati che hai e di quanto devono essere puliti.

Come trasferire i dati di Word in Excel

Copia e incolla per un trasferimento dati rapido e semplice

Questo metodo funziona meglio quando i dati sono ben formattati in una tabella in Word. Poiché le tabelle in Word sono progettate con righe e colonne, copiarle e incollarle in Excel mantiene intatta gran parte della struttura: una scelta piuttosto ovvia. In una configurazione ha funzionato bene, in un’altra non tanto, a causa di una formattazione anomala della tabella o di celle unite. A volte è necessario apportare alcune modifiche manuali in seguito, ma è abbastanza veloce da provare prima.

Apri il documento Word con la tabella dati che vuoi trasferire.
Seleziona l’intera tabella: fai clic al suo interno, quindi trascina il mouse sopra di essa oppure fai clic sulla piccola icona nell’angolo in alto a sinistra della tabella per selezionare tutto.
Fai clic Ctrl + Cper copiare (o Cmd + Csu Mac).Non so perché, ma a volte incollare direttamente non corrisponde perfettamente alle colonne, soprattutto se la tabella ha celle unite o una formattazione complessa.
Ora apri il foglio Excel in cui vuoi inserire questi dati.
Seleziona la cella in cui desideri inserire l’angolo in alto a sinistra dei dati oppure fai clic in un punto vuoto.
Premere Ctrl + Vnella cella oppure fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere Incolla.

Excel è piuttosto efficace nel regolare la larghezza delle colonne e nel mantenere lo stile, ma ricorda che a volte le celle unite o la formattazione avanzata possono creare problemi. Potrebbe essere necessario modificare manualmente l’altezza delle colonne o delle righe in seguito, soprattutto se i dati improvvisamente appaiono strani.

Salva Word come testo e importalo in Excel

Se i dati non sono in una tabella ordinata, ma piuttosto in un elenco o in un file separato da virgole, tabulazioni o spazi, la conversione tramite un file di testo normale potrebbe essere più efficace. Può essere un po’ macchinoso, ma se si conoscono i delimitatori del documento Word, vale la pena tentare. Inoltre, la procedura guidata di importazione di Excel semplifica l’analisi dei dati, anche se è necessario procedere per tentativi ed errori se la formattazione non è perfetta.

Apri il documento Word contenente l’elenco o i dati desiderati.
Vai su File > Salva con nome. Seleziona una cartella, quindi in Salva come tipo, scegli Plain Text (*.txt).
Fai clic su Salva. Se viene visualizzato un avviso relativo alla formattazione, fai clic su OK. Solitamente, Word convertirà l’elenco strutturato in un file di testo normale con delimitatori, molto probabilmente tabulazioni o spazi.
Chiudere Word o ridurlo a icona, quindi aprire Excel.
In Excel, vai su Dati > Da testo/CSV e individua il percorso in cui hai salvato il file di testo.
Seleziona il file, quindi fai clic su Importa. Excel avvierà la *Procedura guidata di importazione testo*, dove potrai decidere come suddividere i dati.
Nel passaggio 1, seleziona Delimitato se i dati sono separati da virgole, tabulazioni o altri caratteri, oppure Larghezza fissa se i dati sono allineati in colonne con spaziatura uniforme.
Nel passaggio 2, seleziona le caselle di delimitazione (come Tabulazione, Virgola ) e visualizza in anteprima come vengono suddivisi i dati. Regola se necessario.
Nel passaggio 3, seleziona il formato dati per ogni colonna o lascialo impostato su “Generale”. Puoi anche saltare alcune colonne se non ti servono.
Fare clic su Fine e scegliere se inserire i dati in un foglio esistente o in uno nuovo.

Dopo l’importazione, verifica che tutto sia corretto. A volte, i delimitatori possono creare confusione, quindi potrebbe essere necessario ripetere l’operazione o modificarne le impostazioni. Nel complesso, però, è un modo abbastanza valido per importare dati in blocco senza troppi problemi.

Utilizzare un convertitore online da Word a Excel

Se hai poco tempo o vuoi gestire un documento di grandi dimensioni senza dover modificare la formattazione, i convertitori online potrebbero fare al caso tuo. Siti come Convertio possono trasformare il tuo documento Word in un file Excel in pochi clic. Il trucco è caricare il file, scegliere il formato di output corretto ( XLSo XLSX), quindi scaricare il risultato e vedere se ha soddisfatto le tue aspettative.

Apri il sito web del convertitore nel tuo browser.
Fare clic su Scegli file oppure trascinare il documento Word sulla pagina.
Selezionare XLSo XLSXcome output.
Fai clic su Converti e attendi: a seconda delle dimensioni del file, potrebbero volerci da pochi secondi a un minuto.
Fai clic su Scarica ora e apri il file in Excel per verificarne l’aspetto. A volte questi strumenti online sono un po’ imprevedibili con formattazioni complesse, quindi tienilo a mente.

Veloce, semplice, senza complicazioni, anche se a volte la formattazione risulta un po’ confusa se il file Word originale è complicato o strutturato in modo strano. Di solito, basta una correzione rapida o una pulizia manuale successiva.

Concludendo

In sostanza, queste opzioni offrono una certa flessibilità in base alla situazione dei dati. Copiare e incollare la tabella è veloce se tutto è ordinato, ma se i dati sono più sparsi o disordinati, trasformarli in un file di testo e importarli o utilizzare uno strumento online potrebbe essere più efficace. Perché, naturalmente, Word ed Excel non sono sempre la soluzione migliore: a volte si perdono nella traduzione.

Speriamo che questo risparmi un po’ di fastidio a chiunque abbia bisogno di trasferire dati tra i due programmi senza perdere la testa.

Riepilogo

Copia e incolla le tabelle per un trasferimento rapido, ma preparati a una pulizia manuale
Salva come testo e importa se i dati sono di tipo elenco o basati su delimitatori
Utilizza i convertitori online per una soluzione rapida e semplice quando la formattazione non è fondamentale

Incartare

Passare i dati da Word a Excel è un po’ un’impresa ardua: dipende da quanto sono disordinati i dati originali e da quanto perfetti si desidera che siano in seguito. Questi metodi di solito funzionano per me senza troppi grattacapi. Ricordate, a volte tentativi ed errori fanno parte del processo. Incrocio le dita e in bocca al lupo!

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