Come utilizzare efficacemente le reazioni in Microsoft Outlook
A quanto pare, reagire alle email in Outlook non è più solo una voce di corridoio. Se siete stanchi di digitare continuamente reazioni o emoji, Outlook ora vi permette di aggiungere un pollice in su, un cuore, una risata o persino una faccina sorpresa direttamente alle vostre email. Onestamente, sembra piuttosto utile, soprattutto per approvazioni rapide o per dimostrare la vostra adesione senza intasare la posta in arrivo di risposte. Ma, naturalmente, ci sono alcune insidie, come il fatto che funzioni solo se tutti utilizzano Exchange Online e lo stesso server, il che è un po’ un peccato per gli ambienti misti. Vale comunque la pena provare, se la vostra configurazione lo supporta.
Come reagire a un’e-mail in Outlook
Come aggiungere una reazione in Outlook desktop o web
Nella maggior parte delle versioni più recenti di Outlook (inclusa la versione online e l’app desktop di Microsoft 365), trovare il pulsante delle reazioni è semplice. Per funzionare, è necessario un account Exchange Online e anche la persona dall’altra parte deve essere su Exchange, quindi non ci sono reazioni per gli utenti di Gmail o per le caselle di posta condivise. Quando apri un’email, cerca l’ icona delle reazioni, che di solito si trova nella barra degli strumenti dei messaggi in alto a destra (potrebbe avere l’aspetto di una faccina sorridente o semplicemente di un’icona emoji).Passandoci sopra il mouse, si apre una piccola galleria di reazioni: pollice in su, cuore, celebrazione, risata, sorpresa e tristezza. A volte, è necessario cercare un po’ perché l’interfaccia utente cambia da una versione all’altra, ma in genere è proprio lì.
Clicca sull’emoji che hai scelto e questa verrà inviata come risposta. Il più delle volte, la vedrai apparire appena sotto l’email nel thread della conversazione, il che è utile per un feedback rapido. Ma attenzione: puoi scegliere una sola reazione per ogni messaggio, anche se puoi modificarla in seguito se l’umore cambia. Inoltre, a volte, se hai appena installato un nuovo aggiornamento di Outlook, la funzione di reazione potrebbe non essere visualizzata immediatamente. Potrebbe essere necessario un rapido riavvio o una verifica della presenza di aggiornamenti.
Cosa succede dopo aver reagito
Una volta aggiunta una reazione, il mittente del messaggio e gli altri partecipanti alla conversazione la vedranno subito sotto il messaggio. Passando il mouse sulla reazione, scoprirai chi ha reagito: un piccolo problema di privacy, ma utile se vuoi sapere chi condivide la tua stessa opinione sulle emoji. E come se non bastasse, cliccando sulla reazione a volte si apre un piccolo pop-up con maggiori dettagli, soprattutto se utilizzi Outlook sul Web.
Nel feed delle notifiche (l’icona a forma di campana in alto a destra) compaiono anche le reazioni. Se preferisci monitorare chi ha interagito con le tue email senza aprirle una per una, questo può farti risparmiare tempo. Filtrare le notifiche in base alle reazioni è solitamente un buon modo per tenere d’occhio le risposte rapide, soprattutto nei team più impegnati.
Regola le impostazioni delle reazioni e delle notifiche
Vuoi controllare quando e come vengono visualizzate le reazioni? Ottima idea, perché a volte si viene sommersi dalle notifiche. Per modificare questa impostazione, clicca sull’icona a forma di campana in alto a destra, quindi seleziona “Notifiche”. Da lì, clicca su “Personalizza” o su un’opzione simile e attiva i cursori per “Menzioni email” e “Reazioni”. Disattivandoli, puoi riordinare il tuo feed se le reazioni non fanno più al caso tuo. In alcune configurazioni, queste modifiche sono automatiche, ma in altre potrebbero richiedere un riavvio o un nuovo accesso per essere effettive.
Limitazioni da tenere a mente
Sì, le reazioni sono fantastiche e tutto il resto, ma non esagerare. Funzionano solo se sia il mittente che il destinatario utilizzano account Exchange Online sullo stesso server. Inviare una reazione a qualcuno con Gmail o su una piattaforma diversa? Impossibile. Inoltre, le caselle di posta condivise non sono supportate per le reazioni, quindi se il tuo team le usa, non avrai fortuna nemmeno lì. Inoltre, le reazioni potrebbero sembrare un po’ troppo informali per email formali o sensibili, quindi usale con saggezza.È un po’ strano, ma su una configurazione ha funzionato perfettamente, su un’altra non così tanto. Perché ovviamente, Outlook a volte deve rendere le cose più difficili del necessario.
Se le reazioni non fanno per te, ricorda che puoi sempre ricorrere alla vecchia scuola inserendo emoji direttamente nei tuoi messaggi, o anche GIF e immagini per un tocco di espressività in più. In questo modo, la comunicazione sarà più personale e meno limitata.
Utilizzo delle reazioni in Outlook: breve riepilogo
- Assicurati che tutti utilizzino Exchange Online e che tu stia utilizzando una versione di Outlook supportata.
- Passa il mouse o clicca sul pulsante delle reazioni nella barra degli strumenti del messaggio.
- Seleziona l’emoji che più si adatta al tuo stile: pollice in su, cuore o qualsiasi altra cosa ti piaccia.
- Controlla chi ha reagito passando il mouse sopra la reazione o cliccandoci sopra.
- Modifica le notifiche se non vuoi che le reazioni ingombrino il tuo feed.
Riepilogo
– Le reazioni sono disponibili solo se tutti gli utenti si trovano sullo stesso server Exchange Online.
– Nelle versioni di Outlook supportate puoi reagire con emoji come pollice in su, cuore, risata, ecc.
– Le reazioni vengono visualizzate sotto i messaggi e possono essere visualizzate con il mouse per visualizzare i dettagli.
– Le notifiche per le reazioni possono essere attivate/disattivate nelle impostazioni.
– Le reazioni sono un modo rapido per esprimere le proprie emozioni, ma non esagerare: a volte è comunque necessaria una risposta completa.
Incartare
Nel complesso, questa funzionalità è un’aggiunta piuttosto interessante se ci si trova in un ambiente che la supporta. In alcune configurazioni, è semplice come cliccare un pulsante, mentre in altre potrebbe essere necessario aggiornare Outlook o modificare alcune impostazioni. Non so perché funzioni, ma vale la pena provarla se si desidera aggiungere un po’ di divertimento o efficienza alle conversazioni via email. Incrociamo le dita affinché questo aiuti qualcuno a risparmiare qualche secondo o a risparmiare un po’ di tempo per digitare. Ricordate, non sostituisce una comunicazione corretta, ma non deve esserlo per forza.
Articoli correlati
Questo articolo è stato utile?