GoogleスプレッドシートをPDFファイルとしてエクスポートする方法

Googleスプレッドシートでデータを操作していて、スプレッドシートを使っていない人と共有したい場合、いくつかの方法があります。正直なところ、どの方法が一番良いのか判断するのは、特に印刷可能なきれいなPDFを送信しようとすると、頭を悩ませることがあります。幸いなことに、GoogleスプレッドシートにはPDFに変換するオプションが組み込まれており、印刷からPDFに変換する定番のトリックもあります。もちろん、WindowsとMacでは必要以上に難しくなっていますが。目的に応じて、それぞれの方法にメリットがあります。ファイルをメールで送信したいですか？ウェブページに静的なスナップショットを埋め込むのですか？それとも、印刷可能なきれいなバージョンが欲しいだけですか？ここでは、知っておくべき情報をご紹介します。

GoogleスプレッドシートをPDFに変換する方法

内蔵のダウンロード機能を使用する

これはおそらく最も簡単な方法です。シートの準備がすべて整っていて、PDFとして出力したいだけなら、ダウンロードボタンを押すだけで素早く、確実に実行できます。出力に特別な処理が必要ない場合は、この方法が最適です。

• Google Sheets ドキュメントを開きます。
• [ファイル] > [ダウンロード]をクリックします。
• サブメニューからPDF (.pdf)を選択します。

すると、印刷プレビューに似た書式設定ウィンドウがポップアップ表示されますが、より細かく調整できます。グリッド線やメモの表示、ページの向きや拡大縮小の設定など、細かい設定が可能です。「印刷設定」メニューには、ヘッダー/フッター情報、ページ順序、レイアウトをカスタマイズするオプションがあります。最終的なエクスポート前の、ちょっとした書式設定の遊び場のようなものだと考えてください。設定によっては、プレビューが不安定になったり、フリーズしたりすることがありますが、しばらくお待ちください。それでも問題が解決しない場合は、もう一度お試しください。ブラウザを変更することもできます。

• 必要に応じて書式とレイアウトを調整します。

満足したら、「エクスポート」をクリックしてください。PDFは自動的にダウンロードされます。特に指定がない限り、通常はダウンロードフォルダに保存されます。とても簡単で、画面に表示されているものを正確にキャプチャできます。

シートをPDF形式でメールで送信

シートを誰かと共有し、PDF 添付ファイルとして受け取りたい場合は、Google スプレッドシートのメニューから直接送信できます。ファイルは相手の受信トレイに直接送信されるため、ダウンロードして添付する手間が省けます。

• [ファイル] をクリックし、[電子メール]にマウスを移動して、[このファイルを電子メールで送信] を選択します。
• ポップアップ表示される小さなウィンドウで、ファイルの種類としてPDF を選択します。
• 受信者のメールアドレス（受信者が受け取る内容を確認したい場合は自分自身のメールアドレスも入力してください）を入力し、「送信」をクリックします。

特定のフォーマットレイアウトを期待している場合は、この方法は当たり外れがありますが、一度限りの共有であれば手軽です。ただし、受信者のスパムフィルターが厳しい場合は、メールがスパムフォルダに分類されたり、フラグが付けられたりする可能性がありますのでご了承ください。実際、PDFはスプレッドシートに表示されるものとほぼ同じように見えますが、スプレッドシートの複雑さによっては、若干のフォーマットの不具合が発生する可能性があります。

シートをPDFとしてウェブサイトに埋め込む

これは、ウェブサイトを運営していて、訪問者向けに静的な印刷可能なスプレッドシートを挿入したい方向けの機能です。Googleスプレッドシートには「ウェブに公開」機能があり、iframeまたは直接リンクを取得できます。

• [ファイル] > [共有] > [Web に公開]に移動します。
• ダイアログで、「埋め込み」オプションの下にあるWeb ページを選択します。
• デフォルトでは、スプレッドシート全体がウェブ表示可能な形式に変換されます。「公開」をクリックしてください。注意：これによりスプレッドシートは公開されます。場合によっては、Googleから確認のメッセージが表示されることがあります。
• 公開後、埋め込みコードが表示されます。「埋め込み」をクリックし、iframe コードをコピーして、サイトの HTML に埋め込んでください。

これで、訪問者はシートの最新バージョンをPDFのような埋め込み形式でページに直接表示できるようになりました。これは、完全な編集権限を与えずにグラフやデータのスナップショットを共有するのに非常に便利です。ただし、シートは静的なので、再公開しない限りリアルタイムで更新されないことに注意してください。

印刷機能を使用してPDFとして保存します

この方法は少し古いですが、特にすべての書式とヘッダーがそのまま保持された、印刷可能な PDF が必要な場合には効果的です。

• ファイル>印刷( Ctrl + PWindows の場合) またはMac の場合)を開きますCmd + P。
• ポップアップ表示される印刷設定ウィンドウで、レイアウト、拡大縮小、グリッド線やメモを含めるかどうかを調整します。これはエクスポート形式の設定に似ていますが、より細かい設定が可能です。
• *保存先*をPDFとして保存に変更します。
• 「保存」をクリックして、出力ファイルを保存する場所を選択します。

このプロセスは基本的に、印刷レイアウトを正確に反映したPDFを作成するため、プロフェッショナルな見た目が求められる文書に最適です。ただし、余白や拡大縮小の問題により、データの一部が切り取られてしまう可能性があるので注意してください。

まとめ

Googleスプレッドシートを使えば、PDFへの変換が実に簡単です。ダウンロード、メールでの送信、オンラインへの埋め込み、完璧なバージョンの印刷など、どんな用途でも使えます。それぞれの方法にはそれぞれ特徴がありますが、ご自身のワークフローに最適な方法を試してみてください。ブラウザを変えたり、印刷設定を微調整するだけで、完璧なPDFを作成できる場合もあります。

ええ、印刷してPDFに変換する方法は少し面倒に思えますが、ほとんどの状況でうまくいきます。いろいろ試してみて、自分の環境に合ったものを見つけてください。これでアップデートが1つでも進むといいのですが、ミッションは達成です。

まとめ

• ファイルメニューからシートをPDFとして直接ダウンロードします
• メール機能を使用してPDF添付ファイルとして送信する
• シートをPDFとしてウェブサイトに公開して埋め込む
• カスタムレイアウトの印刷ダイアログからPDFに印刷します

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