Microsoft 365で共同作業可能なグループカレンダーを作成する方法

Office 365のグループカレンダーの扱いは、時に少々面倒なことがあります。チームミーティングの計画、スケジュールの共有、あるいは単にリソースの予約状況を把握するなど、全員が文字通り同じ認識を持っている時は非常に便利です。しかし、正直なところ、カレンダーの作成、共有、管理は、ボタンをクリックするほど簡単ではありません。権限に関する奇妙な問題や、カレンダーグループに関する混乱、あるいは異なるアプリやデバイス間での共有がスムーズに機能しないといった問題に遭遇することがよくあります。

Outlook や Teams で実際に使えるグループカレンダーの設定に困っている方のために、実体験に基づいた効果的な方法を以下にまとめました。必ずしも完璧ではありませんが、頭を悩ませたり、Microsoft 側で修正されるのを待ったりするよりはずっと良いでしょう。ここでの目標は、誰もが閲覧でき、必要に応じて編集もできる共有スペースを作成し、計画の煩わしさを軽減することです。

Office 365 (Outlook と Teams) でグループカレンダーを共有する方法

新しいカレンダーを最初から作成し、Outlook on Web で共有します

この方法は、完全にコントロールしたい場合や、メインのスケジュールとは別に新しいカレンダーを設定する必要がある場合に適しています。少し奇妙に思えるかもしれませんが、Web版Outlookの組み込みオプションでは必要な権限がすぐに追加されない場合があるので、チームと共有する前にダミーアカウントで簡単なテストを行うとよいでしょう。

• ウェブブラウザでOutlookにログインし、「予定表」にアクセスします。Outlook on the Webからアクセスできます。
• 左パネルまたは上部にある「カレンダーを追加」リンクをクリックします。このリンクは「その他」メニューの下に隠れている場合があります。プラスアイコン（+）として表示される場合もあります。
• 「空白のカレンダーを作成」を選択します。「チームスケジュール」や「プロジェクトXYZカレンダー」など、わかりやすい名前を付けてください。
• お好みで色やチャームを選んでみてください。カレンダーを一目で見分けやすくなります。「追加先」で、適切なカレンダーグループ（おそらく「マイカレンダー」）を選択するか、新しいカスタムグループを作成してください。
• 「保存」をクリックします。新しいカレンダーがリストに表示されます。
• それを右クリック（または「その他」アイコンをクリック）して、「共有とアクセス許可」を選択します。ここで魔法が起こります（あるいは起こらないかは設定次第です）。
• カレンダーを共有したい全員のメールアドレスまたは連絡先名を入力します。それぞれに権限レベルを設定します。イベントの追加や削除を許可したい場合は「編集可能」を選択します。それ以外の場合は、「閲覧のみ可能」を選択すると読み取り専用モードになります。
• 「共有」をクリックし、他のユーザーも同様に共有してください。組織外のユーザーには、承認用のリンクが記載されたメールが届きます。外部のユーザーは、すべて設定しない限り、通常は編集できないことにご注意ください。

カレンダーを共有した相手には、承認を求めるメールが届きます。すぐに問題が解決しない場合は、ブラウザを少し更新するか、Outlookに再度ログインすると解決する場合があります。

Outlookデスクトップでカレンダーを設定して共有する方法

こちらは少し扱いに​​くいですが、ほとんどの人が慣れている方法です。手順は似ていますが、一部のオプションは非表示にした方が良いでしょう。重要なのは、カレンダー用の新しいフォルダを作成して共有することです。Web版と同じですが、今回はよりWindowsネイティブになっています。

• Outlook を開き、下部にあるカレンダーアイコンをクリックします。
• [ホーム]タブで、[カレンダーの管理]グループを見つけて、[カレンダーを開く]をクリックします。
• [新しい空白のカレンダーを作成]を選択します。
• 小さなポップアップで名前の入力を求められます。分かりやすく関連性のある名前にしてください。適切な場所を指定してください。通常はメインのカレンダーフォルダの下などで問題ありません。
• リスト内の新しく作成されたカレンダーを右クリックし、「共有」 → 「カレンダーを共有」を選択します。ウィンドウがポップアップ表示されます。
• メールアドレスまたは連絡先を追加し、必要に応じてメッセージも追加して、「送信」をタップします。招待が相手に届き、相手が承認すれば参加できます。

Outlookデスクトップ版では、共有が最初からうまくいかないという声があります。共有権限がおかしく見えたり、反映されなかったりする場合は、OutlookまたはPCを再起動すると解決する場合があります。

Microsoft Teams で共有カレンダーを追加する

ここからがさらに統合性を高めます。チームでTeamsをご利用の場合は、共有カレンダーをチャネルに直接追加できます。複雑な権限設定は不要で、アクセス権を付与すれば誰でもイベントを閲覧・追加できます。

1. Teams でチャネルを選択し、上部の+ タブアイコンを押します。
2. 「チャンネルカレンダー」を検索し、「追加」をクリックします。これが、会議や締め切りなど、あらゆる用途に使える共有スペースになります。

これにより、チャンネル内の全員が今後のイベントを簡単に確認でき、アプリ間を移動することなくスケジュールを設定できます。ただし、このカレンダーは主に会議のスケジュール管理に使用され、適切に設定されていないとOutlookの共有カレンダーとシームレスに同期しない可能性があることにご注意ください。

カレンダーグループを使用して整理整頓を効率化する

Outlookでは、複数のカレンダーを管理するのが面倒に感じるかもしれません。特に、異なるプロジェクトやリソースのカレンダーがたくさんある場合はなおさらです。そんな時、カレンダーグループが役立ちます。複数のカレンダーを1つのグループに並べて表示できるので、非常に便利です。

• Web版Outlookで、 「個人用予定表」または「その他の予定表」を右クリックし、 「新しい予定表グループ」を選択します。「マーケティング」や「第2四半期計画」など、わかりやすい名前を付けます。
• デスクトップ版Outlookでは、「予定表」に移動し、「ホーム」 → 「予定表グループ」 → 「新しい予定表グループの作成」を選択します。連絡先またはアドレス帳を参照してメンバーを追加します。

数十ものカレンダーを個別に切り替えることなく、スケジュールを素早く比較したり、重複している予定を見つけたりしたい場合に非常に便利です。ただし、管理者の設定によっては、一部のオプションがグレー表示になったり、制限されたりする場合があることにご注意ください。

共有カレンダーの作成、権限の設定、グループの管理は、必ずしも簡単ではありません。権限レベルを変えてみたり、招待状を再送信したり、アプリを再起動したりするだけで済む場合もあります。しかし、一度使いこなせるようになると、チームの連携が飛躍的に効率化されます。「ご都合はいかがですか？」と延々とメールをやり取りする必要はもうなくなります。

まとめ

• Outlook Web とデスクトップで新しいカレンダーを作成し、チーム メンバーと共有しました。
• すべてのユーザーがイベントを追加したり表示したりできるように権限を設定します。
• 全員が同じ情報を共有できるように、Microsoft Teams チャネルにカレンダーを追加しました。
• カレンダー グループを使用して複数のカレンダーを整理し、概要を把握しやすくしました。

まとめ

正直なところ、グループカレンダーの管理は、特にMicrosoftの継続的な変更により、依然として面倒な場合があります。しかし、ここで紹介する手順に従えば、少なくとももう手探りでつまずくことはなくなるでしょう。多くの場合、権限の問題、数分待つ、またはキャッシュを更新するだけで解決できます。さらに念入りに確認したい場合は、Office 365管理センターの共有設定をもう一度確認してください。バックエンドの権限の調整が必要な場合があります。これで誰かの頭痛の種が一つ減ることを祈っています。

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