Microsoft Outlookでカレンダーグループを整理する方法

Outlookで複数のカレンダーを管理すると、少々面倒な作業になることがあります。特に、家族の予定、仕事の予定、共有カレンダーやインターネットカレンダーを購読している場合はなおさらです。デフォルトの表示でも問題ありませんが、専用のカレンダーグループを作成すれば、時間と手間を大幅に節約できます。もっと分かりやすく表示されていないのが少し不思議ですが、一度設定すれば、すべての予定を並べて表示できます。さらに、個々のカレンダーをいちいち操作しなくても、表示内容を切り替えることができます。つまり、スケジュールを整理してアクセスしやすくしてくれるのです。これはOutlookの世界では滅多にないメリットです。

複数のカレンダーを整理する必要がある場合、WindowsでもMacでも、Outlookでカレンダーグループを作成して管理する方法をご紹介します。重要な点について順を追って説明しますが、バージョンによっては一部のメニューが別のタブに隠れていることをあらかじめご了承ください。また、設定によってはオプションの表示が若干異なる場合や、Microsoft Exchangeアカウントを使用している場合にのみ利用できる場合があります。Outlookは必要以上に操作を複雑にしているからです。

Outlookでカレンダーグループを作成する

Outlookを開いてカレンダービューに直接進みます

• ナビゲーションペインのカレンダーアイコンをクリックします。Windowsの場合は、通常、左下、またはナビゲーションペインの下にあります。
• カレンダーモードに入ったら、リボンの「ホーム」タブに移動します。ほとんどのオプションはここにあります。

カレンダーグループ管理エリアを見つける

• 「ホーム」タブで、 「カレンダーの管理」グループを探します。分かりにくいかもしれませんが、多くの場合、「カレンダーを開く」オプションの横か近くにあります。
• 「カレンダーグループ」をクリックします。これが表示されない場合は、「マイカレンダー」（左側のサイドバー）を右クリックし、「新しいカレンダーグループ」を選択します。少し隠れている場合もあります。

新しいグループを作成する

• ダイアログまたはメニューがポップアップ表示されるので、 「名前」フィールドにグループ名を入力します。「家族」や「仕事とプロジェクト」など、わかりやすい名前にしましょう。
• Enterキーを押すか、「作成」をクリックします。すると、サイドバーに新しいグループが表示されます。通常は最初は「新しいグループ」というタイトルですが、名前を変更することもできます。

グループにカレンダーを追加する

ドラッグアンドドロップまたは右クリックで追加

• Outlook に既に表示されているカレンダーを追加するには、「マイカレンダー」リストからグループにドラッグするだけです。少し面倒ですが、うまくいきます。
• または、新しいグループ名を右クリックし、「予定表の追加」を選択します。ここからが楽しいところです。Outlook のオプションは、アカウントの種類やバージョンによって異なるためです。

カレンダーの追加方法を選択する

• アドレス帳から：Outlookの連絡先に追加した連絡先やリソースを検索します。検索ボックスを使って特定の人を検索します。誰かを選択する際は、 「OK」をクリックする前に、下部にある「カレンダー」チェックボックスをオンにしてください。そうすることで、その人のカレンダーが追加されます。
• 部屋リストから: 会議室または共有スペースを見つけて選択し、同様に追加します。
• インターネットから：オンラインカレンダー（スポーツチームのスケジュールやテレビ番組表など）を購読している場合は、ICS URLまたはカレンダーフィードリンクを入力します。これは、アプリを切り替えずに外部のイベントを追跡するのに役立ちます。
• 共有カレンダーを開く：チームやプロジェクトのカレンダーを別の場所に保存する場合に最適です。共有カレンダーの名前を入力するか、ネットワークを参照します。

一部の設定では、アドレス帳や部屋リストから複数のカレンダーを一度に選択できます。一度に大量の共有スケジュールを設定する場合に便利です。

追加したら、グループ内のカレンダーを右クリックして名前を変更したり、色を変更したりできます。視覚的なヒントがあればすべてがより見やすくなりますよね?

カレンダーグループの表示と管理方法

グループ内のすべてのカレンダーを一度に表示する

• グループ名の横にあるボックスをチェックするだけで、含まれるすべてのカレンダーのオン/オフを切り替えることができます。
• ドリルダウンしたい場合は、グループの横にある矢印をクリックしてグループを展開し、個々のカレンダーのチェックをオンまたはオフにします。特にグループが大きくなった場合、関連するシートだけに集中するのに便利です。

カレンダーの削除またはグループの削除

• カレンダーを削除しますか？グループ内でカレンダーを右クリックし、「カレンダーを削除」を選択してください。カレンダー自体は削除されず、グループから削除されるだけです。
• グループ全体を削除したい場合は、グループ名を右クリックし、「グループを削除」を選択してください。プロンプトが表示されたら確認します。注：これはカレンダーを完全に削除するのではなく、グループがビューから削除されるだけですが、カレンダーはグループ化されなくなります。

まとめると、カレンダー グループを気にする必要があるのはなぜでしょうか?

正直言って、一度設定してしまえばかなり便利です。家族の予定と仕事の予定を分けて管理したり、オンラインカレンダーの購読内容を整理したりするだけでも、いちいち確認する手間が省けます。さらに、表示/非表示を切り替えることで、すべての予定を削除したり非表示にしたりすることなく、今必要なことに集中できます。特にスケジュールが複雑になっている場合は、間違いなく時間の節約になります。

まとめ

• [ホーム] > [カレンダー グループ]でカレンダー グループを作成します。
• アドレス帳、部屋リスト、共有ソース、またはインターネットからカレンダーを追加します。
• グループまたは個々のカレンダーをオン/オフにして表示を切り替えます。
• 不要になったカレンダーやグループを削除します。

まとめ

このようなグループ化は、Outlookの予定管理を格段に楽にしてくれます。特に毎日複数のスケジュールをこなしている場合にはなおさらです。最初は分かりにくいかもしれませんが、一度コツをつかめば、劇的に改善されます。ただし、あるパソコンでうまく動作するものが、見た目や動作が若干異なる場合があるので、何か問題がある場合は、Outlookのバージョンまたはアカウントの種類を確認してください。この方法が、誰かの予定表の混乱を解消するのに役立つことを願っています！

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