Microsoft Outlookでフォルダを作成してメールを整理する方法
Microsoft Outlookのカスタムフォルダーとサブフォルダーは、受信トレイが雑然とするのを防ぐのに非常に便利です。メールを分類したり、重要なメッセージを優先したり、受信トレイに関する不安を軽減したりすることもできます。しかし、正直に言うと、フォルダーの作成と管理は必ずしも簡単ではありません。特にデスクトップアプリとWeb版やモバイル版を行き来している場合はなおさらです。フォルダーが期待した場所に表示されなかったり、ルールが意図したとおりに実行されなかったりして、せっかくの手間が無駄になったと後悔することもあるでしょう。それでも、いくつかのコツをつかめば、大抵は管理可能になり、すぐにメールがずっと整理されるようになります（少なくとも理論上は）。
Windows、macOS、Web 版 Outlook でフォルダーを作成および管理する方法
Windows および macOS の Outlook でフォルダーを作成する
デスクトップ版のOutlookで新しいフォルダーを追加するのは非常に簡単ですが、正しいメニューパスを知っておくと、プロセスがはるかにスムーズになります。Windowsでは、通常、サイドバーにあるメールアカウントまたは既存のフォルダーを右クリックするだけです。Macでも手順は似ています。右クリック（Macの場合はControlキーを押しながらクリック）したら、「新しいフォルダー」オプションを探します。その後、名前を入力して（あまり複雑にしないでください）、クリックするだけですEnter。簡単ですよね？まあ、ほとんどの場合は簡単です。ただし、サイドバーが乱雑だったり、動作が遅い場合は、新しいフォルダーがすぐに表示されない場合があり、少し面倒です。
ちょっとしたコツがあります。右クリックしてもすぐにオプションが表示されない場合は、フォルダリストを展開するか、Outlookをリロードしてみてください。単に更新の問題である場合もあります。また、Windowsでは、「受信トレイ」やカスタムフォルダなどのフォルダを右クリックし、「新しいフォルダ」を選択することでサブフォルダを作成できます。この方法では、フォルダをネスト（入れ子）化できるので、正しく使用すれば受信トレイを整理するのに役立ちます。
Outlookでサブフォルダを作成する
サブフォルダの作成方法も同じです。受信トレイや既存のカスタムフォルダなどの親フォルダを右クリックし、 「新しいフォルダ」を選択します。名前を付けて を押せばEnter、ネストされたサブフォルダが完成します。ただし、細かく整理したい場合は、複数の階層を作成できることに注意してください。1 つの設定ではうまくいきましたが、別の設定ではうまくいきませんでした。何らかの理由で、Outlook は非常に深いネストを作成するとうまくいかないことがあるため、時折発生する問題に対処できる場合を除き、やりすぎないようにしてください。これは、プロジェクト、クライアント、または自分に合ったシステムごとにメールを分類したい場合に便利です。
Outlookでメールをフォルダーに移動する
メールをフォルダにドラッグするのは自然な操作ですが、すぐに反映されないことがあるのは少し奇妙です。メッセージをクリックしてサイドバーのフォルダにドラッグするだけです。WindowsとMacの両方で動作します。一部のマシンでは、最初の試行で失敗する場合がありますので、うまくいかない場合はもう一度試すか、別のウィンドウから試してください。複数のメールを移動する場合は、 CtrlキーまたはCmdキーを押したままにすると、一括で移動できます。または、メールを右クリックし、「移動」を選択して、移動先のフォルダを選択します。フォルダがリストにない場合は、「フォルダを選択」または同様の項目を選択して参照してください。
もう一つの選択肢はリボンメニューを使うことです。最近ツールバーに「フォルダーへ移動」ボタンが追加されました。頻繁にフォルダーへ移動する必要がある場合は、こちらの方が便利です。また、整理するメールが大量にある場合は、ルールを設定することでこのプロセスを自動化できます。それでは次のステップへ進みましょう。
メールを自動整理するためのルールの作成
まさに魔法が働くのはここです。少なくとも、常に手動で操作することなく、メールボックスを整理された状態に保つことができます。例えば、上司からのメールをすべて特定のフォルダーに直接送るとしましょう。もちろん、可能です。Windows版Outlookで、その送信者からのメールを右クリックし、「ルール」>「ルールの作成」を選択します。表示されるダイアログで、 「差出人」や「送信先」などの条件を指定し、「アイテムをフォルダーに移動する」を選択します。リストから適切なフォルダーを選択します。
Mac版Outlookでは、 「ツール」>「ルール」に移動します。ここではより複雑なルールを作成できますが、正直なところ、デスクトップアプリでは操作がぎこちなく感じることがあります。そのため、すぐに動作しない場合は、ルールが有効になっていること、および条件が正しいことを再確認してください。設定後、指定したアドレスからテストメールを送信し、正しいフォルダーに圧縮されているかどうかを確認してください。Outlookは同期時にステータスを更新するため、ルールがすぐに有効にならない場合もあるため、しばらくお待ちください。
フォルダの管理とカスタマイズ
フォルダーリストが乱雑になってきたら、フォルダーの並べ替え、名前変更、削除が簡単にできます。Windows でも Mac でも、フォルダーを右クリックして、関連するオプションを選択するだけです。フォルダーを視覚的に移動するには、リスト内で上下にドラッグするだけです。また、別のフォルダーにドロップして、そのフォルダーをネストすることもできます。名前の変更は、右クリック > 名前の変更です。削除すると、その中のメッセージがデフォルトの場所に戻ります。フォルダーが不要になった場合に便利です。特定のフォルダーにすばやくアクセスしたい場合は、右クリックして [お気に入りに追加]を選択します。これで、サイドバーにピン留めされ、後で簡単にクリックできるようになります。よく使うフォルダーを常に前面中央に置いておくのに便利な方法です。
Outlook Web App (Outlook.com) でフォルダーを作成する
同じ考え方ですが、当然ながら右クリックは不要です。新しいフォルダーを追加するには、ブラウザでOutlook.comを開き、サイドバーを下にスクロールして「新しいフォルダーの作成」を見つけます。それをクリックして名前を入力し、「保存」をクリックします。簡単です。サブフォルダーを追加したい場合は、既存のフォルダーを右クリックし、「新しいサブフォルダーの作成」を選択します。インターフェースはそれほど洗練されていませんが、機能は十分です。
メールの移動も同じように、ドラッグ＆ドロップ、または右クリック >移動 で行えます。CtrlキーまたはCmd キーを押しながら複数のメッセージを選択し、ドラッグするかメニューからフォルダーを選択します。ルールを設定するには、歯車アイコンから「Outlook のすべての設定を表示」を選択し、「メール」>「ルール」に進みます。そこから「X のすべてのメールをフォルダー Y に移動する」などの自動化を設定できるので、手間が大幅に省けます。
Outlook.com でのフォルダーとお気に入りの管理
サイドバー内のフォルダの順序を変更することはできませんが（Outlookデスクトップ版のみ）、フォルダのネストや名前の変更は簡単に行えます。フォルダを削除するには、右クリックして「フォルダの削除」を選択します。フォルダに素早くアクセスしたい場合は、右クリックして「お気に入りに追加」を選択します。こうすることで、複数のフォルダを上部にピン留めして、すぐにアクセスできるようになります。少し機能が制限されているように感じますが、整理されたレイアウトを維持するには十分です。
モバイルデバイス上の Outlook でフォルダーを作成する
ここからが奇妙です。Android 版と iOS 版の Outlook では、フォルダーの作成がそれほど簡単ではありません。代わりに、Web またはデスクトップから行う必要があります。スマートフォンで新しいフォルダーを作成するには、まずメッセージを選択してから [移動]をタップします。右上の [新しいフォルダー]アイコンをタップし、名前を付けて[作成]をタップします。その後は、メールを長押しして複数のアイテムを選択し、もう一度[移動] をタップすることで、メッセージをそのフォルダーに移動できます。これは少し不格好で、特にモバイルではアプリがサポートしていないため、サブフォルダーを実際に作成することはできません。そのため、その機能が必要な場合は、今のところ Web インターフェイスを使用してください。
モバイルでルールを自動化できるかというと、いいえ。Webインターフェースで作成する必要があります。モバイルアプリは主に簡単な確認用であり、混乱した内容を整理するためのものではありません。とはいえ、少なくともフォルダにスターを付けることはできます（編集メニューから）。お気に入りの場所にいつでもワンタップでアクセスできます。
Outlookを整理するための簡単なヒント
- ルールを使用して、繰り返しの並べ替えタスクを処理し、手作業を減らします。
- メインの受信トレイを整理しておくために、メールをフォルダーにドラッグします。
- 混乱が生じた場合は、フォルダーの名前を変更したり、削除したり、整理したりします。
- Web とモバイルでは、お気に入り機能を利用して重要なフォルダーにすばやくアクセスできます。
まとめ
- デスクトップの Outlook で右クリックするか、 Outlook.com の[新しいフォルダーの作成]ボタンを使用してフォルダーを作成します。
- ネストされた組織化のために、既存のフォルダー内にサブフォルダーを作成します。
- ドラッグ アンド ドロップまたは右クリック メニューを使用してメールを移動し、自動並べ替えのルールを設定します。
- お気に入りの名前を変更したり、削除したり、ピン留めしたりして、フォルダー リストを管理します。
- モバイルでは、[移動] メニューからフォルダーを作成します。サブフォルダーはまだサポートされていません。
まとめ
全体的に見て、Outlook でのフォルダーの作成と管理は、特にバージョン間を行き来する場合は、それほど直感的ではありません。それでも、適切な設定に時間をかける価値はあります。ルールだけでも、並べ替えにかかる時間を何時間も節約できます。最初は少し使いにくく感じても、がっかりしないでください。Outlook を再起動したり、簡単に更新したりするだけで、状況が改善する場合があります。効率性を重視した設定と、いくつかの不具合への対処のバランスを取ることが重要ですが、一度コツをつかめば、受信トレイがきっと役に立ちます。
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