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Microsoft Teamsでチャット履歴設定を管理する方法

つまり、Teams のチャット履歴は、仕事用アカウントでも個人用アカウントでも、ほぼ常に記録されているということです。つまり、簡単にオフにすることはできません。「Teams のチャット履歴を無効にしたりオフにしたりすることはできますか？」という質問が飛び交っています。技術的には可能ですが、一時的にプライバシーを確​​保したいだけなら、一連の回避策やポリシーを講じる必要があり、やり過ぎかもしれません。さて、設定に応じて可能なことと、チャット履歴の削除または管理に関するヒントをご紹介します。

Teamsのチャット履歴を無効化または管理する方法

GUI 経由でビジネス アカウントのチャット履歴を無効にする

これは、チャット履歴を事実上完全に削除する保持ポリシーの作成に関するものです。正しく設定すれば、新しいチャットが永久に保存されなくなりますが、Microsoft 365 コンプライアンス センターにアクセスできる管理者向けであることに留意してください。なぜこれが役立つのでしょうか？それは、Microsoft がデフォルトで永久保存ポリシーを採用しているためです。プライバシーを重視する場合には、このポリシーは必ずしも望ましいとは限りません。すべてがうまくいけば、チャット履歴は設定された期間後に削除されます。0日を指定した場合は、直ちに削除されます。ポリシーが適用されるまでには、数時間から最大1日かかることを想定してください。

  • Microsoft 365 コンプライアンス センターにログインします。
  • [ポリシー] > [保持]に移動します。
  • 「新しい保持ポリシー」をクリックします。「Teamsチャット – 保持なし」のような名前を付けます。
  • 保持タイプは「静的」のままにしておきます。通常はこれで問題ありません。
  • Teamsチャットを除くすべての場所のステータスを必ずオフに切り替えてください。Teamsチャットだけはオンにしてください。
  • 保持を直ちに削除するように設定します。「一定の期間が経過したアイテムのみを削除する」を選択し、期間を0年/月/日に設定して、「次へ」をクリックします。
  • 確認して送信してください。処理には少し時間がかかる場合があり、削除は永続的であることにご注意ください。「ポリシーが作成されました」と表示されたら、新しいチャットの保存を停止する手順はほぼ完了です。

PowerShellでチャット履歴を無効にする

パワーユーザーや管理者向けには、PowerShell を使うとより直接的に操作できます。PowerShell は Exchange Online を通じてチャットの保存期間を管理するため、接続していくつかのコマンドレットを実行する必要があります。これは少し面倒で、まず Exchange PowerShell モジュールをインストールする必要があり、通常はグローバル管理者である必要があります。

  1. Exchange Online 管理モジュールをまだインストールしていない場合はインストールします: Exchange Online のモジュールをインストールします。
  2. Exchange Online に接続するには:
    3. Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]
  3. 次の方法で保持ポリシーを作成します。
    4. New-RetentionCompliancePolicy -Name "Teams Chat – No Retention" -TeamsChatLocation All
  4. すぐに削除するルールを設定します。 
    New-RetentionComplianceRule -Name "Chat Delete Rule" -Policy "Teams Chat – No Retention" -RetentionComplianceAction Delete -RetentionDuration 0

これは、組織全体を管理しているのでなければ、少しやり過ぎですが、メッセージの保持を完全に停止することを真剣に考えている場合は有効です。

チャット履歴の再有効化またはポリシーのリセット

ゼロ保持ポリシーを作成したが、チャット履歴を再びオンにしたい場合は、コンプライアンスセンターからポリシーを削除できます。「ポリシー」>「保持」に移動し、該当するポリシーを見つけて「削除」をクリックしてください。デフォルトの保持期間（通常は7年）に戻ります。日常的な使用では、より管理しやすい期間です。

または、PowerShell を使って、 を設定することでポリシーを変更し、保存期間を無期限にすることもできます-RetentionDuration Unlimited。これにより、チャット履歴は手動で削除しない限り永久に保存されるようになります。

Teams Personalでチャット履歴をオフにできない理由

ええ、ちょっと変ですね。Microsoftは個人版でチャット履歴を無効にする簡単な方法を提供していません。コンプライアンスセンターも、切り替えボタンも、何もないんです。Microsoftから明確な説明はありませんが、チャットを「記録」として扱い、後で検索・取得できるようにするためなのかもしれません。プライバシーを重視するなら、Teams個人版は最適な選択肢ではないかもしれません。SignalやTelegramなどのアプリの方が、メッセージの保存場所を細かく制御できます。

Teamsでチャット履歴を削除する方法

チャットを削除すると全員の情報が削除されると思っている人が多いですが、そうではありません。自分の側でチャットを削除しても、削除されるのは自分だけです。他のユーザーは引き続き会話を閲覧でき、リンクや共有されているファイルには引き続きアクセスできます。チャットを完全に削除するには、以下の方法が有効です。

  • チャットメッセージを個別に削除します。Microsoft はすべてのユーザーに対してメッセージは消えると言っていますが、実際には消えないこともあります。少し一貫性がありません。
  • デスクトップ アプリまたはモバイル アプリでチャット全体を削除するには、チャットの横にある3 つのドット メニュー ( … ) を選択し、 [チャットの削除]を選択します。
  • 特定のメッセージを削除するには、そのメッセージにマウスオーバーするか長押しして、「削除」を選択します。ただし、相手側の画面から削除されることは保証されません。

モバイルでは、メッセージまたはチャットを長押しして削除を選択してください。ただし、プライバシーは完全には保証されませんのでご注意ください。共有したファイルやリンクはOneDriveまたはSharePointに別途保存されるため、そのまま残ります。必要に応じて、手動でこれらの場所にアクセスし、権限を変更したり、ファイルを削除したりできます。

この混乱は、少々イライラさせられます。Microsoftのアプローチは、プライバシー管理よりも記録保存に重点を置いているからです。残念ながら、Teams Personalには「チャット履歴をオフにする」ボタンが一つもなく、メッセージを削除しても他の人の閲覧から完全に消える保証はありません。

コンテンツ検索ですべてのチャットメッセージを検索して削除する方法

すべての会話履歴を一括で消去する必要がある場合、適切な権限を持っている場合は、コンテンツ検索が最適な手段となる可能性があります。Microsoft 365 セキュリティ＆コンプライアンスにアクセスする必要があります。

  1. 「Teams チャットの削除」のような名前の新しいコンテンツ検索を作成します。
  2. 場所をExchange メールボックスに設定します。
  3. メッセージ タイプの条件を追加します。インスタント メッセージを選択します。
  4. 検索を実行し、PowerShell を使用してコマンドレットで結果を消去します。 
    New-ComplianceSearchAction -SearchName "Delete Teams Chats" -Purge -PurgeType HardDelete

これは上級ユーザー向けの機能です。データの永久削除は元に戻せないため、ご注意ください。また、処理に時間がかかる場合があります。

チャット履歴を管理する

正直なところ、Teamsを個人で利用している場合、チャット履歴を完全に無効にする完璧な方法はありません。企業向けであればポリシーで履歴の保持を管理できますが、日常的なユーザーにとっては、手動で削除するか、限定的なカスタマイズを行うのが最善策です。Microsoftはプライバシーをもっとコントロールできるようにすべきです。十分な数のユーザーが要望すれば、いつかもっと簡単にできるようになるかもしれません。

その間、いくつかのオプションを希望する場合は、Teams のヘルプ>機能の提案またはフィードバックの送信にアクセスして、Microsoft にお知らせください。

まとめ

  • Teams のチャット履歴を自動的に削除するための保持ポリシーを作成できますが、これは主に管理者の作業です。
  • PowerShell はより詳細な制御を提供しますが、通常は大規模な組織や上級ユーザー向けです。
  • 個人用 Teams では、チャット履歴をオフにすることはできず、メッセージの削除も制限されています。
  • メッセージを削除しても、すべての場所から削除されるわけではなく、場合によっては自分の側からのみ削除されます。
  • 完全なクリーンアップを行うには、コンテンツの検索と手動によるファイル権限の調整が必要ですが、これは複雑で完璧ではありません。

まとめ

正直なところ、Teamsのデータ管理、特に個人版では、かなり機能が限られています。あちこちを非表示にしたり削除したりすることはできますが、完全な切り替え機能はありません。チャットを非公開にしたり、削除されないようにしたりすることが重要な場合は、プライバシーを重視した他のメッセージングアプリを検討してください。Microsoftがいつかもっと良いオプションを提供してくれることを期待しています。それまでは、この辺りは少し面倒ですが、少なくともこれらの方法である程度の制御は可能です。

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