Microsoft Wordで効果的に文書に赤線を引く方法

文書にレッドラインを引くとは、基本的にファイルに印を付けることで、他の人が変更内容を正確に把握できるようにすることです。複数の人が同じ文書を編集している場合、これは非常に重要です。そうしないと、誰もが変更内容を推測するしかなくなってしまいます。プロジェクトの最後に、誰かが気づかずに段落を間違えていたことに気づくのは誰も望んでいません。そこでMicrosoft Wordの「変更履歴の記録」が役立ちます。これは、全員が同じ認識を共有するための、いわば救世主のような存在です。

最も人気のあるアプリの一つであるWordには、便利な機能があります。「変更履歴の記録」を有効にすると、挿入、削除、移動がすべて記録されます。新しい項目には赤い下線、削除された項目には取り消し線が引かれ、すべての変更箇所が赤色に変わるので、どこが変更されたかが一目瞭然です。プロジェクトで誰かと共同作業している場合は、この機能をオンにして送信するだけで、相手は変更内容を確認でき、あなたも相手の変更内容を確認できます。簡単ですよね？

Microsoft Wordで赤線を引く方法

すべては「変更履歴の記録」機能から始まります。リボンの中に隠れているので、どこを探せばいいのかわからないかもしれませんが、試してみる価値はあります。簡単に説明します。

変更の追跡を有効にする

• Word文書を開いて、すぐに「校閲」タブに移動してください。もちろん、そこに隠れているはずです。
• 「変更履歴の追跡」グループにある「変更履歴の追跡」ボタンの横にある小さな矢印/チェックボックスをクリックします。ドロップダウンメニューが開きます。
• プロンプトが表示されたら「全員」を選択してください。Word は共同作業で誰が変更を加えているかを尋ねることがあります。また、キーボードショートカットをご希望の場合は、Ctrl + Shift + EWindows またはCommand + Shift + EMac をお試しください。なぜうまく機能するかは不明ですが、設定によっては動作が不安定で、すぐに切り替えたり再起動したりする必要があります。

有効にすると、変更内容がすべて記録されます。テキストの挿入？下線と赤色で表示されます。削除？取り消し線と赤色で表示されます。非常に目立ちます。ファイルを他の人に送信すると、これらのマークがはっきりと見えます。

追加のヒントとコツ

• 個々の変更を承認または拒否したい場合は、「レビュー」タブに戻り、「承認」 / 「拒否」ボタンを使用してください。これにより、履歴を失うことなく編集内容を微調整できます。
• 後でマークアップを非表示にするには、 「レビュー用に表示」ドロップダウンを切り替えます。「シンプルなマークアップ」、「すべてのマークアップ」、「マークアップなし」の中から、ワークフローに合ったものを選択してください。
• 変更内容が表示されなかったり消えたりする場合は、表示設定またはドキュメントのマークアップ表示を確認してください。編集中に「変更履歴の記録」をオフにすると便利な場合もありますが、必ずオンに戻すことを忘れないでください。

編集履歴について全員が同じ認識を持つようにすることは、特に頻繁にやり取りをする場合は非常に重要です。また、一部のコンピューターでは、この機能を有効にするだけではすぐには完了しない場合があります。Word を再起動したり、もっと勇気があれば PC を再起動したりする必要があるかもしれません。また、プラットフォームやバージョンが異なるファイルを共有する場合は、互換性の問題が発生する場合があることを覚えておいてください。

変更内容にコメントを追加しますか？テキストをハイライトして「新しいコメント」をクリックするだけです。これは、変更理由を説明するのに非常に役立ちます。正直なところ、パッと見ただけでは、タイプミスなのか実際の編集なのかを見分けるのが難しい場合があるからです。

結局のところ、Wordの「変更履歴」機能を使いこなすのはそれほど難しいことではありませんが、必要に応じてオンとオフを切り替えるのに慣れるには少し練習が必要です。そうすれば、混乱や編集漏れなく、共同作業のセッションを整理された状態に保つことができます。

まとめ

• [校閲]タブで[変更履歴の記録]をオンにします。
• すばやく切り替えるには、ショートカットCtrl + Shift + E(Windows) または(Mac) を使用します。Command + Shift + E
• 必要に応じて変更を確認し、承認または拒否します。
• コメントを使用して、特定の編集が行われた理由を明確にします。

まとめ

ほぼこれだけです。「変更履歴の記録」をオンにすると、編集内容の詳細なログが保存されます。これは、複数の人が同じ文書を編集しているときに非常に役立ちます。表示オプションには特に注意してください。特に、変更内容が表示されなかったり、マークアップが隠れていたりする場合は注意が必要です。これで、誰かのやり取りが数時間短縮されることを願っています。

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