Microsoft Word で編集を管理する方法: 変更の表示、承認、非表示

Wordの変更履歴を管理するには、ボタンを切り替える以上の操作が必要です

Word文書で他の人と共同作業したことがあるなら、編集内容、コメント、マークアップが入り乱れて混乱する場面に遭遇したことがあるでしょう。一部の編集内容はそのまま残し、他の部分は拒否したい、あるいは最終版をすっきりと見たい、といった状況も考えられます。変更履歴の記録機能はまさにその手助けとなるはずですが、最初は少々戸惑うかもしれません。このガイドでは、変更履歴の記録を有効にするだけでなく、実用的な手順で実際に編集内容を管理する方法を説明します。ちなみに、オプションの使い方に慣れてしまえば、見た目よりも簡単です。編集内容を分かりやすく表示する方法、承認または拒否する方法、そして必要に応じて不要な部分を非表示にする方法を学びます。こうすることで、文書の管理が容易になり、全員が同じ認識を持つことができます。文字通り、全員が同じ認識を持つことができるのです。

Wordで編集内容を表示、承認、拒否、非表示にする方法

変更履歴を失わないように「変更履歴の記録」をオンにします

なぜわざわざこれをやる必要があるのでしょうか？ なぜなら、これをオンにしないと、編集内容やコメントがすべて散在してしまい、誰が何を変更したかを把握するのが非常に面倒になるからです。いつ使うべきでしょうか？ 複数の人が同じ文書を編集しているとき、またはレビューのために変更内容を確認したいときなどです。追加、削除、書式設定の調整が明確に表示されるはずです。そうそう、WordのUIは時々わかりにくいことがあります。ボタンが小さかったり、メニューの下にあるため、確認する気にもなれないかもしれません。それでは、これをオンにする方法を説明します。

• Word ドキュメントを開き、リボンの[校閲]タブに移動します。
• 「変更履歴の追跡」ボタン（「追跡」セクション内）をクリックします。設定によっては、アクティブになるとハイライト表示されます。
• その横にあるドロップダウンを選択して、誰が何を追跡するかを選択します (「全員」 (共同作業している場合) または「自分だけ」 )。

プロのヒント：トラッキングをロックして、誰にも無効化されないようにすることができます。同じメニューの「トラッキングをロック」をクリックし、画面の指示に従ってください。なぜ時々失敗するのか分からない場合は、一部のマシンではこの手順を実行するためにWordを再起動するか、保存して再度開く必要があります。

編集内容を確認し、どの程度詳細を表示するかを選択する方法

編集内容をレビューする際には、適切なビューを選択することが重要です。デフォルトはおそらく「すべての変更履歴/コメント」で、挿入、削除、吹き出し、さらには書式変更も表示されます。あるいは、よりすっきりとした表示にしたい場合は、「シンプルな変更履歴/コメント」を選択してください。これは「校閲」タブの「変更履歴」グループから選択できます。

• 上部のドロップダウンをクリックし、「すべてのマークアップ」または「シンプルなマークアップ」のいずれかを選択します。
• 次に、「マークアップを表示」をクリックします。ここで、表示される内容を切り替えることができます。
• 挿入と削除: 追加/削除を保持するか非表示にします。
• 書式設定: 書式の変更を表示または非表示にします。
• バルーン: コメントまたは変更を横またはインラインのバルーンで表示します (Word ではこれが煩わしいため)。
• 特定のレビュー担当者: 全員または自分の編集のみを表示できます。

ヒント：文書がごちゃごちゃしてしまって困ったら、「変更履歴」パネルが役立ちます。同じメニューからアクセスし、縦表示と横表示を選択できます。まるで変更履歴がすべてわかる大きなカンニングペーパーのようで、文書をスクロールするよりも便利な場合もあります。

編集を承認するか拒否するかの違いとそれが重要な理由

さて、いよいよ肝心な部分です。変更を実際に承認するか、破棄するかです。特に編集内容が山積みになっている場合は、ここが少し面倒になることがあります。そこで、個々の変更を承認する方法をご紹介します。

• 保存したい変更をクリックします。
• [レビュー]タブで、[承認]ドロップダウン矢印をクリックします。
• 一つずつ確認したい場合は「承認して次へ」を選択し、承認して中止したい場合は「この変更を承認」を選択してください。設定によっては、変更を右クリックして「承認」を選択する方がうまくいく場合があります。

すべての変更を素早く承認するには、「承認」ドロップダウンを開き、「すべての変更を承認」を選択します。簡単ですよね？ ドキュメントの準備ができたら、または最終版を共有する直前にこれを行うとよいでしょう。

不要な編集を簡単に拒否

これは承認と全く同じですが、逆の操作です。不要な変更を選択し、リボンの「拒否」ドロップダウンをクリックします。一度に1つずつ拒否することも、一括変更全体が不要な場合は「すべての変更を拒否」を選択することもできます。編集を拒否すると履歴も削除されるので、履歴が失われても問題ないことを確認してください。

編集内容を非表示にして、混乱を避け、コンテンツに集中しましょう

時には、マークアップの線を消した、すっきりとした最終版を見たいだけということもあるでしょう。トラッキングをオフにする必要はありません。代わりに、ビューを変更します。

• [レビュー]タブに移動し、[追跡]グループのドロップダウンを探します。
• すべてのマークアップを非表示にしてテキストに焦点を当てるには、「マークアップなし」または「オリジナル」を選択します。

変更履歴ウィンドウを使用している場合は、 Xをクリックするか、メニューで選択を解除して閉じてください。また、 「すべての変更履歴/コメント」またはお好みのビューに切り替えるのも、クリックするだけです。

追加のヒント：Officeエコシステム全体で共同作業している場合、Excelでのコメントの追加と変更履歴の追跡はほぼ同じです。コメント間を頻繁に移動するチームには、コメントの追加/削除に関するこちらのガイドが役立つかもしれません。

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