Microsoft Word を使って封筒に印刷する方法
高価な印刷サービスを利用せずに、郵便物を少しだけ個性的に仕上げたいなら、Wordで封筒をデザインするのは意外と簡単です。でも正直に言うと、思ったほど簡単ではないこともあります。宛名がきちんと揃わなかったり、プリンターのサイズが合わなかったりすることもあります。ちょっと変な感じですが、意外とよくあることです。さらに、設定によっては、用紙送りやフォントがおかしくなることもあります。特に、特殊なサイズの封筒や異なるプリンターを使用している場合はなおさらです。それでも、少し調整するだけでプロ並みの仕上がりになりますし、もちろん、すべて手書きするよりはずっと良いでしょう。
Wordでカスタム封筒を作成する方法
住所の追加 – 最初のステップ
宛名印刷で悩むときは、いつもここから始めます。Wordは一般的な封筒のサイズをほぼ網羅していますが、まずは正しい宛名を打ち込む必要があります。つまり、リボンの「差し込み文書」＞「封筒」を開くということです。宛先の住所を直接入力するか、Outlookの連絡先からインポートします（既に連絡先リストをお持ちの場合は、かなり便利です）。差出人住所も同様です。自動的に読み込まれない場合は、コピー＆ペーストすることもあります。差出人住所を省略するかどうかも考えてみてください。そのためのチェックボックスもあります。ちょっとしたヒントですが、たくさんの封筒を印刷する場合は、後で差し込み印刷も試してみるといいかもしれません。その辺りはまた後ほど。
適切な封筒のサイズとフォントを選ぶ
この部分は少し難しいかもしれません。Windows / Word はサイズを自動検出しようとしますが、封筒に合ったサイズを手動で選択するのが最善です。プレビューアイコンをクリックして「封筒オプション」に移動し、ドロップダウンからサイズを選択するか、封筒が特殊な場合はカスタムサイズを設定します。特に封筒が標準サイズでない場合は、推測に時間を費やす時間はありません。また、ここでフォントを設定すると便利です。フォントが一致しないと、何らかの理由で住所が不格好になったり、極端に小さくなったりする可能性があるためです。ある設定では、Arial や Times New Roman などのより標準的なフォントに切り替える必要がありましたが、これでほとんどの場合は解決します。
プリンターの給紙設定 – インクと紙は扱いが難しい
ここがイライラするところですが、重要です。プリンターには用紙を送る方法が何百万通りもあるため、封筒をプリンターに正確にどのようにセットするかを Word に伝える必要があります。[給紙オプション]の下に[オプション]があり、[印刷オプション]タブに移動します。ここで、プリンターの用紙送り方法に応じて[表を上向き]または[表を下向き]を選択します(よくわからない場合は両方試してください)。また、封筒を回転 (時計回りまたは反時計回り) すると、宛名のゆがみを防ぐことができます。プリンター トレイに複数の給紙口がある場合は、封筒が詰まったり間違った面に印刷されたりしないように、正しい給紙口を選択します。正直なところ、何度か再試行したり手動で調整したりしないと正常に動作しないプリンターもありました。そんなプリンターにようこそ。
デザイン要素を追加して目立たせる
ロゴやファンキーなボーダー、ブランドロゴなどを追加したいなら、このステップが画期的な変化をもたらします。「ドキュメントに追加」をクリックすると、封筒が編集可能なWord文書に変換されます。その後は、要素を移動したり、画像を挿入したり、レイアウトを自由に変更したりできます。ただし、封筒のサイズが特殊な場合は、すべてを完璧に揃えるのに数回印刷する必要があることに注意してください。また、プリンターの余白制限設定も確認することをお勧めします。いくら微調整しても、デザインが印刷領域からはみ出てしまうと、切り取られたり、位置がずれたりしてしまいます。
印刷の準備はできましたか？さあ、印刷しましょう
すべて設定が完了したら、封筒をプリンターにセットし、印刷の向きを再確認して、Wordの「封筒」アプリに戻ります。 「印刷」をクリックして、うまくいくことを祈ります。ここでプロのヒントを一つ。複数の封筒を使う予定なら、まず1枚でテスト印刷してみることをお勧めします。簡単な作業ですが、何か問題があって大量の封筒を無駄にしてしまうのを防ぐことができます。また、電子切手機能を追加したい場合は、サードパーティ製のプラグインで対応しているものもあります。「電子切手機能を追加」のチェックボックスをオンにするだけです。
一括メール送信？差し込み印刷をお試しください
正直言って、すべての住所を手動で入力するのはすぐに面倒になります。幸いなことに、Wordには差し込み印刷機能が組み込まれており、スプレッドシートやOutlookの連絡先から自動的に封筒に住所を印刷できます。小規模オフィスにふさわしい、自動化の世界が広がります。「差し込み印刷」>「差し込み印刷の開始」>「封筒」と進み、サイズとフォントを設定し、ExcelシートやOutlookの連絡先リストなどのデータソースをリンクするだけです。「印刷」をクリックすると、リストがあっという間に処理され、時間を大幅に節約できます。隠れた機能なので少し奇妙ですが、一度設定してしまえば、大量の郵送作業の救世主になります。
最後の言葉
Wordを使って自分だけのオリジナル封筒を簡単に作れるのは、設定に慣れてしまえば驚くほどパワフルです。確かに、特に送りや位置合わせなど、少し面倒な作業はありますが、根気強く作業すれば、個人や小規模ビジネスのプロジェクトで使える、プロ並みの仕上がりになります。ただし、特に標準サイズ以外のサイズや特殊なプリンターの場合は、多少の試行錯誤が必要になることを覚悟してください。最終的には、その努力に見合うだけの価値があります。費用を節約でき、見栄えも良く、そして目を引く封筒になります。
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