Outlookでメールグループを作成する方法

毎回同じ長いメールリストを入力するのにうんざりしているときには、Microsoft Outlook でメール グループまたは連絡先グループを作成すると本当に助かります。Outlook を Web 版、デスクトップ版、またはモバイル版のいずれで使用していても、設定方法を知っていれば、面倒なことが減り、実際に何をするにも多くの時間を費やすことができます。プロジェクト、イベントへの招待を管理している場合や、頻繁に連絡を取る連絡先のサークルがある場合に特に便利です。基本的に、設定が完了したら、グループ名にのみメールを送信すると、全員がメッセージを受信できます。毎回コピー アンド ペーストしたり、手動で全員を追加したりする手間はもう必要ありません。これは少し面倒です。そこで、このガイドでは、さまざまなプラットフォームでグループを作成、編集、および削除する方法を学習します。もちろん、それぞれに癖があり、Outlook がうまく動作しないこともあります。

Outlookでメールグループを作成および管理する方法

方法 1: Web 上の Outlook で連絡先グループを作成する

PCやMacのブラウザでOutlookを使っているなら、これが最適な方法です。使い方は簡単ですが、メニューに隠れてしまっているので、ここでは手順を順に説明します。メリット：複数の連絡先の管理が簡単になり、メールの送信も速くなります。特に同じ相手に頻繁にメールを送信する場合に便利です。正しく設定すれば、数回クリックするだけですぐにメールを送信できる連絡先リストが作成されます。設定が完了すると、新しいグループが「People」に表示されます。後からいつでも戻って調整できます。

1. ブラウザを開いてOutlook.comにアクセスします。まだサインインしていない場合はサインインしてください。
2. 左側のサイドバーの [People] をクリックします (Outlook のメイン インターフェイスを使用している場合は、アプリ ランチャー グリッドの下にあることもあります)。
3. 「新しい連絡先」の横にある下矢印を押します（または「新しい連絡先リスト」を探します）。見つからない場合は、まず「新規」をクリックしてから、リストオプションを探してください。
4. 新しいウィンドウで、「連絡先リスト名」欄にグループの名前を入力します。「Team Lunch」や「Project X」など、分かりやすい名前を入力してください。
5. メールアドレスを追加 をクリックし、連絡先のメールアドレスを入力します。各メールアドレスの後にEnterキーを押すか、カンマで区切ってください。ヒント：別のリストからコピー＆ペーストすると、時間を節約できます。
6. 必要に応じて、[説明] フィールドに「毎週の会議の招待」や「大学時代の友人」などの簡単な説明を追加します。
7. 最後に、[作成] または [保存] をクリックします。これでグループの準備が整いました。

方法2: Outlookデスクトップアプリで連絡先グループを作成する

これは、WindowsでOutlookを愛用している皆さんのための機能です。レイアウトに慣れれば少し使いやすくなり、Outlookの連絡先やアドレス帳から直接連絡先を追加できます。少し奇妙ですが、ちゃんと動作します。運が悪ければクラッシュすることもあります。でも、通常は安定しています。[連絡先] ビューに新しいグループが表示され、右クリックで編集または削除できます。

1. PC または Mac で Outlook を開きます。(Mac ではメニューが少し異なる場合がありますが、People または Contacts を探してください。)
2. 通常は左下隅にあるアイコンまたはメニュー バーから People に移動します。
3. ウィンドウ上部の「新しい連絡先グループ」をクリックします。グレー表示になっている場合は、正しいビューが選択されているか、アプリにバグが発生していないかを確認してください。
4. 名前 フィールドに、後でわかるようなわかりやすい名前を付けます。
5. メンバーを追加をクリックすると、Outlook の連絡先、アドレス帳、または新しいメール連絡先から追加するオプションが表示されます。必要に応じて適切なオプションを選択してください。ヒント: 連絡先が既に Outlook に保存されている場合は、Outlook の連絡先からを選択してください。
6. 追加する連絡先を選択（ボックスにチェックを入れる）し、[OK] または [追加] をクリックします。
7. 完了したら、「保存して閉じる」をクリックします。新しい連絡先グループが連絡先に保存されます。

方法3: グループの削除または編集

グループが手狭になったり、プロジェクトからメンバーが抜けたり…何でも構いません。グループの編集や削除は非常に簡単ですが、プラットフォームによって異なります。Web の場合は、[People] でグループを見つけて右クリックし、[編集] または [削除] を選択します。デスクトップ アプリの場合は、連絡先リストでグループを見つけて右クリックし、該当するオプションを選択します。ちなみに、Outlook はすぐに同期されない場合があります。変更がすぐに反映されない場合は、しばらく待つか、アプリを再起動してください。

モバイルでもこれができますか?

まあ、まあ、そうですね。iPhoneやAndroidのOutlookアプリでは、新しい連絡先グループを直接作成できません。変ですよね？オンラインやデスクトップで既に作成済みのグループを確認することはできますが、新しいグループを作成するには、通常、Webやデスクトップに戻る必要があります。回避策としては、デバイスの連絡先アプリでグループを作成することがありますが、これもまた面倒です。ですから、今のところは、コンピューターでグループを作成し、メッセージの送信や確認はモバイルアプリを使うのが最善でしょう。

グループにメールを送信する

グループを設定したら、メッセージを送信するのは簡単です。メールの作成を開始し、通常のメールと同じように宛先欄にグループ名を入力するだけです。Outlookは入力中にグループ候補を表示することがよくあります。候補を選択すると、リスト内の全員にメールが送信されます。複数の人との調整や最新情報の共有に非常に便利です。この機能はすべてのプラットフォームで機能するので、プロジェクトの途中でデバイスを変更しても問題ありません。

まとめ

Outlookで連絡先グループを作成するのは、あまり知られていない機能の一つですが、実は時間を大幅に節約できるんです。確かにプラットフォームごとに癖はありますが、一度使いこなせば、今までどうやって使っていたのか不思議に思うでしょう。同期が遅かったり、すぐに反映されなかったりと完璧ではありませんが、毎週20通ものメールを入力するよりはましです。これでグループ分けがうまくいき、メールがスムーズに処理できるようになることを願っています。

まとめ

• グループを作成するには、Outlook の Web アプリまたはデスクトップ アプリを使用します。
• 連絡先リストから、または手動で連絡先を追加します。
• 必要に応じてグループを編集または削除します。
• モバイルではまだグループを作成することはできないため、それに応じて計画を立ててください。
• メールを送信するときにグループ名を入力すれば設定完了です。

まとめ

全体として、連絡先グループの設定には数分かかるものの、大量のメールを送信する際には大きなメリットがあります。Outlookがモバイル版でなぜこれほど複雑なままになっているのかは分かりませんが、デスクトップ版やウェブ版ではかなり扱いやすいです。もし操作に迷ったら、グループが保存され、連絡先に表示されていることをもう一度確認してください。これで、誰かのメールの混乱が少しでも軽減されることを願っています。

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