Outlookメールからすべての添付ファイルを簡単にダウンロードする方法

大量の添付ファイル付きメールに困ってしまい、全てを保存しようとすると、本当に大変です。一つ一つ手動でダウンロードする？そんな時間はありませんよね。幸いなことに、OutlookにはWindowsかMacか、あるいは複数のメールであっても、一度に全てのファイルを取得する方法がいくつかあります。標準のオプションで問題なく動作する場合もありますが、そうでない場合は、ちょっとしたスクリプトやサードパーティ製のツールが必要になるかもしれません。目的は、時間を節約し、「保存」を何度もクリックする手間を省くことです。

WindowsでOutlookメールの添付ファイルを一括ダウンロードする方法

Outlookの組み込みメニューを使えば、すべての添付ファイルを簡単に取得できるように見えます。しかし実際には、特に大量のメールを扱っている場合は、少し扱いに​​くいことがあります。自動ダウンロードや一括ダウンロードしたい場合は、「すべての添付ファイルを保存」機能を使うのが最善ですが、この機能を見つけて、各メールの添付ファイルを右クリックし、オプションを選択する必要があります。基本的な方法は次のとおりです。

Outlookの「すべての添付ファイルを保存」機能を使用する

• Outlook を開いてアカウントにサインインします。
• 添付ファイルを含むメールを選択します。複数のメールに添付ファイルを添付したい場合は、メッセージごとにこの操作を行うか、スクリプトを使用する必要があります。（詳細は後述します。）
• メール内の添付ファイルを右クリックすると、コンテキストメニューに「すべての添付ファイルを保存」オプションが表示される場合がありますが、設定によっては隠れていたり、表示されない場合があります。
• 「すべての添付ファイルを保存」が表示されている場合はクリックしてください。表示されない場合は、工夫が必要です。そうでない場合は、「名前を付けて保存」を選択して、添付ファイルを個別に保存してください。

これを複数の電子メールに対して実行したり自動化したりする場合は、おそらく VBA スクリプトまたは外部ツールが必要になります。これは、Outlook が複数のメッセージにわたる一括保存をネイティブにサポートしていないためです。少し面倒ですが、仕方がありません。

Mac版Outlookですべての添付ファイルをダウンロードする方法

Macでは状況が少し異なります。Outlook for Macには、右クリックで表示される便利な「すべての添付ファイルを保存」オプションがありません。代わりに、以下の操作が可能です。

Outlook for Mac で「すべての添付ファイルをダウンロード」ボタンを使用する

• Outlook for Mac を開き、添付ファイルのあるメールを選択します。
• 添付ファイルのヘッダーまたはアイコンをクリックします。添付ファイルの上または近くに、小さな「すべてダウンロード」ボタンが表示される場合があります。
• ダウンロード場所を選択し、「選択」をクリックします。

正直に言うと、このプロセスはより手作業が多く、大量のメールを処理する場合は面倒です。大量のメールを処理する場合は、やはりスクリプトかサードパーティ製のアプリを使うしか方法がないかもしれません。

複数のメールから複数の添付ファイルを取得する – スクリプトルート

ここからが楽しいところです。大量のメールを処理していて、より自動化したい場合、VBAスクリプトが最も一般的な方法です。設定は少し面倒ですが、一度使い始めれば、かなりの時間を節約できます。もちろん、OutlookのVBAセキュリティ設定でスクリプトがブロックされる場合があり、その場合はマクロを有効にする必要がありますが、これはすべての人に適しているわけではありません。

基本的には、選択したメールをループ処理し、すべての添付ファイルを取得してフォルダに保存するマクロを設定します。PCのどこかに「Attachments」というフォルダを作成し、ExtendOfficeなどのリソースからコードを貼り付けてください。コードについては試行錯誤が必要で、セキュリティ警告にも注意してください。一部のマシンでは、これらのスクリプトがすぐに実行されなかったり、追加の権限が必要になったりする可能性があるため、多少の調整が必要になるかもしれません。

サードパーティツールの活用

スクリプト作成が面倒だったり、うまく機能しなかったりする場合は、Outlook Attachment Extractor のようなアプリがあります。PST、OST、さらにはMSGファイルから添付ファイルを抽出し、サイズ、日付、送信者でフィルタリングできます。操作は非常に簡単で、利便性という点では価格に見合った価値がある場合もあります。ただし、機密データを扱う場合は、プライバシーへの影響に注意してください。

ファイルが破損している場合の添付ファイルの修復

添付ファイルが開かなかったり、Outlookで保存できなかったりしたことはありませんか？PSTファイルが破損している可能性があります。SCANPST.exeを使って修復してみてください。これはMicrosoftの組み込みツールです。以下の場所で見つけることができます。

• 2019年/2016年の見通し:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16
• アウトルック2013:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office15
• Outlook 2010:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14
• Outlook 2007:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office12

をダブルクリックしSCANPST. EXE、PSTファイル（通常はDocuments\Outlook Filesにあります）を指定してスキャンを開始します。エラーが見つかった場合は、「修復」をクリックします。Outlookはなかなか修復してくれないことがあるので、念のためもう一度実行してみるのも良いでしょう。

まとめ

• 特に 1 つの電子メールの場合、Outlook のネイティブの「すべての添付ファイルを保存」オプションが使用可能な場合は、このオプションを使用します。
• Mac では、オプションが表示されたらすべての添付ファイルを直接ダウンロードしますが、かなり手動です。
• 複数の電子メールの場合、そのような設定に慣れている場合は、VBA スクリプトまたはサードパーティのツールが役立ちます。
• 破損したファイルから添付ファイルを復元する前に、SCANPST.exe を使用して破損した PST ファイルを修正します。
• 場合によっては、再起動や設定の切り替えだけで問題が解決することもあります。そうでない場合は、Outlook Attachment Extractorなどのツールが大きな力を発揮します。

まとめ

複数の添付ファイルを取得するのは、特にOutlookのオプションがうまく機能しない場合は、本当に面倒です。場合によっては、スクリプトやアプリケーションを使うしか方法がありません。ただし、職場でこの方法を試す場合は、マクロやサードパーティ製ツールの使用には注意が必要です。セキュリティポリシーに違反する可能性があります。そうでなければ、少し調整するだけで、プロセスを自動化し、大幅に時間を節約できる場合が多いです。この方法が、誰かのメール処理にかかる時間を数時間短縮するのに役立つことを願っています。

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