Smartsheet を使いこなす方法: 初心者向けガイド

Smartsheet を使い始めて、いろいろと触り始めた方は、他のプロジェクトツールほど分かりやすくないことに気付くかもしれません。既存のデータのインポート方法や、実際に使えるワークフローの設定方法など、まだよくわかっていないかもしれません。特に初心者の場合、これらのプロセスは少し分かりにくかったり、直感的に分かりにくかったりするかもしれません。でもご安心ください。基本的な操作方法や機能に慣れておくことは、非常に役立ちます。少しの学習で習得する価値は十分にあります。このガイドでは、設定、インポート、基本ツールの使い方を分かりやすく解説しているので、イライラして画面を叩くことなく、すぐに使い始めることができます。

Smartsheet を効果的に使う方法 – 簡単な手順

メインメニューと開始点の発見

• Smartsheet に初めてログインしたら、左側のナビゲーションをご覧ください。シートの作成、テンプレートの閲覧、ダッシュボードへのアクセスなど、ほとんどの操作はここで行います。ホーム、通知、最近は、最近の作業や更新情報へのクイックリンクです。
• ソリューションセンターアイコン（通常はプラス記号）を使って、新しいプロジェクトを開始したり、データをインポートしたり、テンプレートを参照したりできます。確かに、隠れていることもありますが、魔法のほとんどはここから始まるのです。
• 既存のファイルをインポートする場合は、ソリューションセンターの左上にある「インポート」をクリックしてください。そこから、Microsoft Excel、Google Sheets、Microsoft Project、Trelloボードなどのオプションを選択できます。指示に従って既存の情報をSmartsheetにインポートしてください。多少の書式設定の変更はありますが、通常はスムーズに行えます。

プロジェクトをバックアップするシートの作成またはインポート

• ソリューションセンターに入ったら、「作成」を選択して、空白のシート、テンプレート、またはプロジェクトを作成できます。スプレッドシートの場合は「グリッド」、ガントチャートの場合は「プロジェクト」、カンバンスタイルの場合は「カード」を選択してください。選択後、名前を付けます。ある設定では完璧に動作しましたが、別の設定では…うまく動作しませんでした。作成後に少し調整が必要になる場合もあります。
• インポートする場合は、 Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートなどのファイル形式を選択し、指示に従って列をマッピングしてください。多少の不一致や余分なクリーンアップが発生する場合がありますが、これは正常な動作です。
• テンプレートから始めたい場合は、「すべてのソリューションを参照」をクリックし、業種やプロジェクトの種類で絞り込むか、必要なものを検索してください。テンプレートを選択し、「使用」をクリックすると、ワークスペースにコピーが作成されます。非常に簡単ですが、プレビュー情報だけでは不十分な場合もあるので、確定する前にいろいろとクリックしてみてください。

プロジェクトアシスタントを使用して新しいプロジェクトを開始する

• 作業が手に負えなくなってしまったら、プロジェクトアシスタントが便利です。ソリューションセンターにアクセスし、プロジェクトアシスタントを選択してください。プロジェクトに名前を付けたり、タスクやサブタスクをいくつか追加したりする手順をガイドしてくれます。特別な操作は一切なく、ガイドに従って進めていくだけです。初期タスクがグリッドビューに表示されるので、そこからカスタマイズを始めることができます。
• レイアウトを作成するには、少なくとも2つのタスクを入力し、必要に応じてサブタスクを入力する必要があります。すべてを正確に入力しないと、プロジェクトの設定が少し不自然になる場合がありますが、問題なく機能するだけの柔軟性があります。

プロジェクトの機能とビューをいじる

• Smartsheet がプロジェクトのタイムライン管理に真価を発揮するのは、ガントチャートビューです。左側には、タスク名、期間、開始日/終了日、依存関係、担当者、完了率の列が表示されます。右側にはガントチャート自体が表示されます。ベースラインを追加したり、「クリティカルパス」を切り替えたりすることで、スケジュールに影響を与える要素を確認できます。
• プロジェクトメニュー内の歯車アイコンをクリックして設定を調整します。ここでは、依存関係のオプション、タイムラインルール、リソースの割り当てなどを微調整できます。私の環境では、ランダムにクリックするとビューがリセットされたり、すぐに保存されなかったりすることがありますが、それも仕方ないのかもしれません。

タスクリスト内のタスクとチェックリストの管理

• シンプルなタスクリストは、ToDo管理に最適です。タスク名と期限を入力し、担当者を割り当て、ステータスを更新します。「完了」列でタスクを完了としてマークし、「コメント」に簡単なメモや説明を記入できます。
• 物事が複雑になるのは、通常、依存関係の設定ミスやワークフローのステップの省略が原因です。始めたばかりの場合は、シンプルさを心がけましょう。複雑な自動化を多用すると、混乱を招く可能性があります。

カード付きカンバンレイアウト

• カンバン方式がお好みなら、カードレイアウトで「バックログ」や「進行中」など、段階ごとにレーンを設定できます。プラス記号をクリックすることで、レーンのラベルを変更したり、新しいレーンを追加したりできます。各カードに直接ファイルを添付したり、チェックリストやコメントを追加したりできるので、チームでの共同作業に非常に便利です。
• カード上の編集アイコン（鉛筆）を使うと、カード内のサブタスクをカスタマイズできるのでとても便利です。ただし、モバイル端末でビューの切り替えや編集を行うと、遅延が発生したり、操作が分かりにくくなる場合があることにご注意ください。

レポート、ダッシュボード、自動化に関するヘルプ

• レポート作成は簡単です。新しいレポートを作成し、元のシートを選択して列を選択するだけです。必要に応じてフィルター、並べ替え、グループ化が可能です。特にフィルターやグループ化の設定には、多少の試行錯誤が必要になることをご承知おきください。
• ダッシュボードはウィジェットを使って視覚的なスナップショットを作成します。表示したいもの（チャート、指標、リストなど）を選択し、各ウィジェットのサイズとデータソースをカスタマイズします。画面によっては、ウィジェットを多すぎると動作が遅くなったり管理が難しくなったりするので、やり過ぎには注意が必要です。
• 自動化ルールは少し複雑で、「行が変更されたとき」などのトリガーと、「通知を送信する」や「行をロックする」などのアクションを設定します。これは時間を節約するのには良い方法ですが、自動化がすぐに実行されなかったり、条件を少し調整したりする必要がある場合があります。通常は、ドキュメントが十分に整備されているので、問題なく実行できます。

最後のヒント: いろいろ調べてみよう

正直なところ、Smartsheet は機能が多すぎるため、最初は少し圧倒されるかもしれません。まずは小さなことから始めるのがコツです。プロジェクトを作成し、タスクをインポートし、ビューをいろいろと試してみてください。メニューが正しく読み込まれなかったり、設定がすぐに保存されなかったりするなど、多少の不具合は覚悟しておきましょう。しかし、これは慣れるまでのプロセスの一部であり、一度レイアウトに慣れてしまえば、スムーズに操作できるようになります。ただし、最初からすべてが直感的に操作できるとは思わないでください。特定の機能に関するクイックガイドについては、ヘルプセンターを確認すると役立つ場合があります。

まとめ

• 新しいシートを開始したり、データをインポートしたりするには、左側のメニューを操作します。
• ソリューション センターを使用してテンプレートを作成したり、ファイルをインポートしたりします
• プロジェクトアシスタントを使用して、または最初からプロジェクトを開始します
• ガントチャート、タスクリスト、カンバンなどのビューや機能を自分のスタイルに合わせて設定します
• レポート、ダッシュボード、自動化を試して作業を効率化します

まとめ

Smartsheet に慣れるには少し時間がかかります。特に機能が豊富なので。コツは、いろいろと触ってみて、様々なビューやインポートオプションを試してみることです。最初の試みでは完璧に機能しないこともありますが、それは仕方のないことです。しかし、一度使いこなせれば、あらゆる種類のプロジェクト管理に非常に役立ちます。このツールが、誰かの頭痛の種、あるいは少なくとも数時間の試行錯誤を省いてくれることを願っています。

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