Microsoft 365에서 공동 작업 그룹 일정을 만드는 방법

Office 365에서 그룹 캘린더를 관리하는 것은 때때로 다소 골치 아픈 일이 될 수 있습니다.팀 회의를 계획하든, 일정을 공유하든, 아니면 단순히 리소스 예약을 관리하든, 모두가 말 그대로 같은 생각을 하고 있을 때 매우 유용합니다.하지만 솔직히 말해서, 이러한 캘린더를 만들고, 공유하고, 관리하는 것이 항상 버튼 하나만 클릭하는 것처럼 간단하지는 않습니다.종종 이상한 권한 오류, 캘린더 그룹 설정에 대한 혼란, 또는 여러 앱과 기기에서 공유가 원활하게 작동하지 않는 문제를 겪습니다.

Outlook이나 Teams에서 실제로 작동하는 그룹 캘린더를 설정하는 데 어려움을 겪고 있다면, 실제 경험을 바탕으로 효과가 있었던 방법을 간략하게 소개합니다.항상 완벽한 것은 아니지만, 머리를 쥐어뜯거나 Microsoft에서 직접 해결해 줄 때까지 기다리는 것보다는 훨씬 낫습니다.이 방법의 목표는 모두가 보고 원할 경우 편집할 수 있는 공유 공간을 만들어 일정 계획이 덜 번거로워지도록 돕는 것입니다.

Office 365(Outlook 및 Teams)에서 그룹 일정을 공유하는 방법

처음부터 새 일정을 만들고 웹에서 Outlook을 통해 공유하기

이 방법은 모든 일정을 완벽하게 관리하고 싶거나 기본 일정과 별개의 새 일정을 설정해야 할 때 유용합니다.다소 이상하게 들릴 수 있지만, 웹용 Outlook의 기본 제공 옵션으로는 필요한 권한을 바로 부여할 수 없는 경우가 있습니다.따라서 팀과 공유하기 전에 더미 계정으로 간단히 테스트해 보는 것이 좋습니다.

• 웹 브라우저에서 Outlook 에 로그인 하고 일정 으로 이동합니다.웹용 Outlook을 통해 해당 페이지로 이동할 수 있습니다.
• 왼쪽 패널이나 상단의 ‘ 캘린더 추가’ 링크를 클릭하세요.이 링크는 ‘더보기’ 메뉴 아래에 숨겨져 있을 수 있습니다.때로는 더하기 아이콘(+)으로 표시될 수도 있습니다.
• ‘빈 캘린더 만들기’를 선택합니다.’팀 일정’이나 ‘프로젝트 XYZ 캘린더’처럼 알기 쉬운 이름을 지정하세요.
• 색상이나 장식을 좋아한다면 마음에 드는 색상을 선택하세요.캘린더를 한눈에 구분하는 데 도움이 됩니다.’ 추가’ 에서 적절한 캘린더 그룹(예: ‘ 내 캘린더’) 을 선택 하거나 새 사용자 지정 그룹을 만드세요.
• ‘저장’을 클릭하세요.이제 새 캘린더가 목록에 나타납니다.
• 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하거나 “더 보기” 아이콘을 클릭하고 ” 공유 및 사용 권한”을 선택하세요.여기서 마법 같은 일이 벌어지는데, 설정에 따라 효과가 없을 수도 있습니다.
• 캘린더를 공유할 모든 사람의 이메일 주소 또는 연락처 이름을 입력하세요.각 항목에 대해 권한 수준을 설정하세요.다른 사람이 일정을 추가하거나 삭제할 수 있도록 하려면 ‘ 편집 가능’을 선택하세요.그렇지 않으면 ‘ 읽기 전용’은 읽기 전용 모드에서만 작동합니다.
• ‘공유’를 클릭 하고 다른 사용자도 같은 과정을 반복합니다.외부 사용자(조직 외부 사용자)에게는 수락 링크가 포함된 이메일이 전송됩니다.외부 사용자는 모든 내용을 설정하지 않으면 일반적으로 편집할 수 없습니다.

캘린더를 공유하는 사람들에게 수락을 요청하는 이메일이 전송됩니다.바로 작동하지 않을 경우, 브라우저를 새로 고치거나 Outlook에 다시 로그인하면 도움이 될 수 있습니다.

Outlook 데스크톱에서 일정을 설정하고 공유하는 방법

이 기능은 조금 더 복잡하지만, 대부분의 사람들이 익숙한 방식입니다.과정은 비슷하지만, 일부 옵션은 숨기는 것이 더 좋습니다.핵심은 캘린더용 새 폴더를 만들고 공유하는 것입니다.웹 버전과 마찬가지로, 이제 Windows에 더 최적화되었습니다.

• Outlook을 열고 하단의 일정 아이콘을 클릭합니다.
• 홈 탭 에서 일정 관리 그룹을 찾아 일정 열기를 클릭합니다.
• 새 빈 달력 만들기를 선택합니다.
• 작은 팝업 창이 나타나 이름을 입력하라고 합니다.명확하고 관련성 있게 작성하세요.정확한 위치를 선택하세요.보통 기본 캘린더 폴더 아래가 좋습니다.
• 목록에서 새로 생성된 캘린더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 ‘공유’ → ‘캘린더 공유’를 선택하세요.창이 나타납니다.
• 이메일 주소나 연락처를 추가하고, 원하시면 메시지를 입력한 후 ‘ 보내기’ 를 누르세요.초대받은 사람이 초대를 받고, 수락하면 초대가 완료됩니다.

Outlook 데스크톱에서 공유가 처음부터 제대로 작동하지 않는 경우가 있다고 말하는 사람들이 있습니다.공유 권한이 이상하게 보이거나 제대로 적용되지 않는 경우, Outlook이나 PC를 다시 시작하면 도움이 될 수 있습니다.

Microsoft Teams에 공유 일정 추가

여기서 더욱 통합적인 부분이 있습니다.팀에서 Teams를 사용하는 경우, 복잡한 권한 설정 없이 공유 캘린더를 채널에 직접 추가할 수 있으며, 액세스 권한을 부여하면 모든 사람이 이벤트를 보고 추가할 수 있습니다.

1. Teams에서 채널을 선택한 다음, 상단의 + 탭 아이콘을 누릅니다.
2. 채널 캘린더를 검색 하고 ‘추가’를 클릭하세요.회의, 마감일 등을 위한 공유 공간입니다.

이를 통해 채널의 모든 사용자가 예정된 이벤트를 쉽게 확인하고 여러 앱을 오가며 일정을 예약할 수 있습니다.하지만 이 캘린더는 주로 회의 일정을 예약하는 용도로 사용되며, 제대로 구성하지 않으면 Outlook의 공유 캘린더와 원활하게 동기화되지 않을 수 있습니다.

더 나은 구성을 위한 캘린더 그룹 사용

Outlook에서 여러 캘린더를 관리하는 것은 어려울 수 있습니다.특히 서로 다른 프로젝트나 리소스에서 가져온 캘린더가 여러 개 있는 경우 더욱 그렇습니다.캘린더 그룹을 사용하면 여러 캘린더를 하나의 그룹으로 묶어서 볼 수 있어 편리합니다.

• 웹용 Outlook에서 내 캘린더 또는 다른 캘린더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 새 캘린더 그룹을 선택합니다.”마케팅” 또는 “2분기 계획”처럼 설명적인 이름을 지정합니다.
• 데스크톱 Outlook에서 일정 > 홈 > 일정 그룹 > 새 일정 그룹 만들기 로 이동합니다.연락처를 찾아보거나 주소록에서 구성원을 추가합니다.

수십 개의 캘린더를 개별적으로 전환하지 않고도 일정을 빠르게 비교하거나 중복되는 일정을 찾을 때 정말 유용합니다.단, 관리자의 설정에 따라 일부 옵션이 비활성화되거나 제한될 수 있다는 점을 기억하세요.

공유 캘린더를 만들고, 권한을 설정하고, 그룹을 관리하는 것이 항상 쉬운 일은 아닙니다.때로는 권한 수준을 바꿔 보거나, 초대장을 다시 보내거나, 앱을 재부팅해야 할 수도 있습니다.다행히도, 이 기능들이 제대로 작동하기 시작하면 팀 협업이 정말 간소화됩니다.이제 더 이상 “지금 시간 있으신가요?”라는 끝없는 이메일 주고받을 필요가 없습니다.

요약

• Outlook 웹과 데스크톱에서 새로운 일정을 만든 다음 팀원과 공유했습니다.
• 모든 사람이 이벤트를 추가하거나 볼 수 있도록 권한을 설정하세요.
• 모든 사람이 같은 내용을 알 수 있도록 Microsoft Teams 채널에 일정을 추가했습니다.
• 더 나은 개요를 위해 여러 개의 일정을 일정 그룹으로 구성했습니다.

마무리

솔직히, 그룹 캘린더 관리는 여전히 복잡할 수 있습니다.특히 Microsoft의 지속적인 변화 때문에 더욱 그렇습니다.하지만 여기 제시된 단계를 따르면 적어도 더 이상 맹목적으로 헤매지 않아도 됩니다.대부분의 경우 권한 설정, 몇 분 정도 기다리기, 또는 캐시 새로 고침 등의 간단한 절차로 충분합니다.더 철저하게 관리하려면 Office 365 관리 센터 에서 공유 설정을 다시 한번 확인하세요.백엔드의 권한을 조정해야 할 수도 있습니다.이 기능 덕분에 누군가의 골칫거리가 하나 줄어들기를 바랍니다.

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