Microsoft Outlook에서 폴더를 만들어 이메일을 구성하는 방법
Microsoft Outlook의 사용자 지정 폴더와 하위 폴더는 받은 편지함이 어수선해 보이지 않도록 하는 매우 편리한 방법입니다.이메일을 분류하고, 중요한 메시지의 우선순위를 정하고, 받은 편지함 관리에 대한 불안감을 어느 정도 해소할 수도 있습니다.하지만 솔직히 말해서, 폴더를 만들고 관리하는 것이 항상 간단한 것은 아닙니다.특히 데스크톱 앱과 웹 또는 모바일 버전을 오가는 경우에는 더욱 그렇습니다.때로는 폴더가 예상 위치에 나타나지 않거나 규칙이 계획대로 실행되지 않아 이 모든 작업을 할 가치가 있는지 의문이 들 수도 있습니다.하지만 몇 가지 요령만 익히면 대부분 관리할 수 있고, 머지않아 이메일이 훨씬 더 체계적으로 정리될 것입니다 (적어도 이론적으로는).
Windows, macOS 및 웹용 Outlook에서 폴더를 만들고 관리하는 방법
Windows 및 macOS용 Outlook에서 폴더 만들기
데스크톱 버전의 Outlook에서 새 폴더를 추가하는 것은 매우 간단하지만, 올바른 메뉴 경로를 알고 있다면 훨씬 더 원활하게 진행할 수 있습니다. Windows에서는 일반적으로 사이드바에서 이메일 계정이나 기존 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하면 됩니다. Mac에서도 마찬가지입니다.마우스 오른쪽 버튼을 클릭하거나 Mac에서는 Control 키를 누른 상태에서 클릭한 후 ‘ 새 폴더’ 옵션을 찾으세요.그런 다음 이름을 입력하세요.너무 복잡하게 입력하지 마세요.를 누르세요 Enter.충분히 쉽죠? 음, 대부분 그렇습니다.사이드바가 복잡하거나 느리게 실행되면 새 폴더가 즉시 나타나지 않을 수 있다는 점을 명심하세요.이는 다소 불편할 수 있습니다.
작은 팁을 알려드리겠습니다.마우스 오른쪽 버튼을 클릭했는데 바로 옵션이 보이지 않으면 폴더 목록을 확장하거나 Outlook을 다시 로드해 보세요.때로는 새로 고침 문제일 수도 있습니다.또한 Windows에서는 받은 편지함 이나 사용자 지정 폴더와 같은 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음 ‘새 폴더’를 선택하여 하위 폴더를 만들 수 있습니다.이렇게 하면 폴더를 서로 중첩할 수 있어, 제대로 사용하면 받은 편지함을 깔끔하게 유지하는 데 도움이 됩니다.
Outlook에서 하위 폴더 만들기
하위 폴더를 만드는 방법은 동일합니다.받은 편지함 이나 기존 사용자 지정 폴더와 같은 상위 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 새 폴더를 선택합니다.이름을 지정하고 를 누르면 Enter, 짜잔! 중첩된 하위 폴더가 생성됩니다.하지만 세부적으로 정리하고 싶다면 여러 단계까지 만들 수 있다는 점을 알아두세요.어떤 설정에서는 잘 작동했지만, 다른 설정에서는 그렇지 않았습니다. Outlook은 어떤 이유에서인지 매우 깊은 중첩을 지원하지 않을 수 있으므로, 가끔 발생하는 문제를 감수할 의향이 없다면 너무 많이 사용하지 않는 것이 좋습니다.프로젝트, 클라이언트 또는 자신에게 맞는 시스템별로 이메일을 구분하려는 경우 이 기능이 도움이 될 수 있습니다.
Outlook에서 이메일을 폴더로 이동
이메일을 폴더로 끌어다 놓는 건 자연스러운데, 가끔 바로 적용되지 않는 게 좀 이상하네요.메시지를 클릭하고 사이드바의 폴더로 끌어다 놓기만 하면 됩니다. Windows와 Mac 모두에서 작동합니다.일부 컴퓨터에서는 첫 번째 시도에서 실패할 수 있으니, 두 번 정도 시도해 보거나, 제대로 작동하지 않으면 다른 창에서 시도해 보세요.여러 개의 이메일을 이동하려면 Ctrl 또는 Cmd 키를 누른 상태에서 일괄 이동을 할 수 있습니다.또는 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 ‘ 이동’을 선택한 다음 대상 폴더를 선택하세요.폴더가 목록에 없으면 ‘폴더 선택’ 이나 비슷한 옵션을 선택하여 폴더를 찾아보세요.
또 다른 방법은 리본 메뉴를 사용하는 것입니다.최근 도구 모음에 ‘폴더로 이동’ 버튼이 추가되었는데, 이 기능을 자주 사용할 때 더 빠르게 사용할 수 있습니다.정리할 이메일이 많다면 규칙을 설정하여 이 과정을 자동화할 수 있습니다.이제 다음 단계로 넘어가 보겠습니다.
이메일 자동 구성 규칙 만들기
여기서 진짜 마법이 일어나거나, 적어도 지속적인 수동 작업 없이 사서함을 깔끔하게 유지하는 데 도움이 됩니다.상사가 보낸 모든 이메일이 특정 폴더로 바로 이동한다고 가정해 보겠습니다.네, 가능합니다. Windows용 Outlook에서 해당 발신자의 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음 규칙 > 규칙 만들기를 선택합니다.보낸 사람 또는 받는 사람 등 의 조건을 지정할 수 있는 대화 상자가 나타나고, 그런 다음 항목을 폴더로 이동을 선택합니다.목록에서 원하는 폴더를 선택합니다.
Mac용 Outlook에서는 도구 > 규칙 으로 이동하면 됩니다.여기에서 더 복잡한 규칙을 만들 수 있지만, 솔직히 데스크톱 앱에서는 다소 불편하게 느껴질 수 있습니다.따라서 제대로 작동하지 않으면 규칙이 활성화되어 있고 조건이 올바른지 다시 한번 확인하세요.설정 후에는 지정된 주소에서 테스트 이메일을 보내 올바른 폴더로 압축되는지 테스트해 보세요. Outlook에서 동기화 시 규칙 상태가 업데이트되기 때문에 규칙이 즉시 적용되지 않는 경우가 있으므로, 인내심이 필요할 수 있습니다.
폴더 관리 및 사용자 지정
폴더 목록이 복잡해지면 폴더를 쉽게 재정렬, 이름 변경 또는 삭제할 수 있습니다. Windows 또는 Mac에서 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 관련 옵션을 선택하세요.폴더를 시각적으로 이동하는 것은 목록에서 위아래로 드래그하는 것처럼 간단합니다.다른 폴더에 끌어다 놓는 방식으로 중첩할 수도 있습니다.이름을 바꾸려면 마우스 오른쪽 버튼 > 이름 바꾸기를 클릭하세요.삭제하면 폴더 안의 메시지가 기본 위치로 돌아가므로 더 이상 폴더를 원하지 않을 때 유용합니다.특정 폴더에 빠르게 접근하려면 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 즐겨찾기에 추가를 선택하세요.그러면 나중에 쉽게 클릭할 수 있도록 사이드바에 고정됩니다.자주 사용하는 폴더를 앞쪽 중앙에 두는 좋은 방법입니다.
Outlook Web App(Outlook.com)에서 폴더 만들기
같은 아이디어지만, 당연히 여기서는 마우스 오른쪽 버튼을 클릭할 수 없습니다.새 폴더를 추가하려면 브라우저에서 Outlook.com을 열고 사이드바를 아래로 스크롤하여 ‘ 새 폴더 만들기’를 찾으세요.클릭하고 이름을 입력한 후 ‘ 저장’ 을 누르세요.간단합니다.하위 폴더를 만들고 싶으신가요? 기존 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 ‘새 하위 폴더 만들기’를 선택하세요.인터페이스가 아주 깔끔하지는 않지만, 필요한 기능은 모두 갖추고 있습니다.
이메일 이동도 동일하게 작동합니다.드래그 앤 드롭 또는 마우스 오른쪽 버튼 클릭 > 이동을 선택합니다.Ctrl 또는 Cmd 키를 누른 상태에서 여러 메시지를 선택한 다음, 메뉴에서 폴더를 드래그하거나 선택합니다.규칙을 설정하려면 톱니바퀴 아이콘에서 모든 Outlook 설정 보기를 선택한 다음 메일 > 규칙 으로 이동합니다.여기에서 “X에서 Y 폴더로 모든 이메일 이동”과 같은 자동화를 설정하면 번거로움을 크게 줄일 수 있습니다.
Outlook.com에서 폴더 및 즐겨찾기 관리
사이드바에서 폴더 순서를 변경할 수는 없지만(Outlook 데스크톱 도메인일 뿐입니다), 폴더를 쉽게 중첩하고 이름을 바꿀 수 있습니다.폴더를 삭제하려면 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 ‘ 폴더 삭제’를 선택하세요.폴더에 빠르게 접근하고 싶으세요? 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 다음 ‘즐겨찾기에 추가’를 선택하세요.이렇게 하면 관심 있는 여러 폴더를 상단에 고정하여 더 빠르게 검색할 수 있습니다.다소 제한적인 느낌이 들지만, 대체로 깔끔한 레이아웃을 유지하기에는 충분합니다.
모바일 기기에서 Outlook에서 폴더 만들기
여기서 이상한 점이 있습니다. Android 및 iOS용 Outlook에서는 폴더를 쉽게 만들 수 없습니다.대신 웹이나 데스크톱을 통해 만들어야 합니다.휴대폰에서 새 폴더를 만들려면 먼저 메시지를 선택한 다음 이동을 탭해야 합니다.오른쪽 상단의 새 폴더 아이콘을 탭하고 이름을 지정한 다음 만들기를 탭합니다.그런 다음 이메일을 길게 누르고 여러 항목을 선택한 다음 이동을 다시 탭하여 메시지를 해당 폴더로 이동할 수 있습니다.특히 모바일 앱에서는 하위 폴더를 지원하지 않기 때문에 이 기능이 다소 불편합니다.따라서 해당 기능이 필요하다면 지금은 웹 인터페이스를 사용하세요.
모바일에서 규칙을 자동화하는 건요? 아니요.웹 인터페이스에서 만들어야 합니다.모바일 앱은 주로 빠른 확인용이지, 복잡한 내용을 정리하는 용도는 아닙니다.하지만 적어도 폴더 별표 표시( 편집 메뉴에서)를 통해 즐겨찾는 장소를 탭 한 번으로 쉽게 찾을 수 있도록 할 수는 있습니다.
Outlook을 정리하는 간단한 팁
- 규칙을 사용하면 반복적인 정렬 작업을 처리할 수 있어 수동 작업이 줄어듭니다.
- 주요 받은 편지함을 비워두려면 이메일을 폴더로 끌어다 놓으세요.
- 폴더가 지저분해지면 언제든지 폴더의 이름을 바꾸거나 삭제하거나 재정리하세요.
- 웹과 모바일에서 즐겨찾기 기능을 활용하면 중요한 폴더에 빠르게 접근할 수 있습니다.
요약
- 데스크톱 Outlook에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하거나 Outlook.com에서 새 폴더 만들기 버튼을 사용하여 폴더를 만듭니다.
- 기존 폴더 내에 하위 폴더를 만들어 중첩된 구성을 만듭니다.
- 드래그 앤 드롭이나 마우스 오른쪽 버튼 클릭 메뉴를 통해 이메일을 이동하고, 자동 정렬 규칙을 설정합니다.
- 즐겨찾기의 이름을 바꾸거나, 삭제하거나, 고정하여 폴더 목록을 관리하세요.
- 모바일에서는 이동 메뉴를 통해 폴더를 만들 수 있습니다.하위 폴더는 아직 지원되지 않습니다.
마무리
전반적으로 Outlook에서 폴더를 만들고 관리하는 것은, 특히 여러 버전을 오가며 사용할 때, 가장 직관적인 경험은 아닙니다.하지만 제대로 설정하는 데 시간을 투자하는 것은 가치가 있습니다.규칙만 잘 지켜도 정렬하는 데 드는 시간을 절약할 수 있습니다.처음에 조금 불편하게 느껴지더라도 낙담하지 마세요.때로는 Outlook을 다시 시작하거나 간단히 새로 고침하는 것만으로도 문제를 해결하는 데 도움이 될 수 있습니다.효율성을 높이는 설정과 몇 가지 사소한 문제를 해결하는 것 사이에서 균형을 맞춰야 하지만, 익숙해지면 받은 편지함이 고마워할 것입니다.
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