Microsoft Outlook을 사용하여 회의를 준비하는 방법
Outlook에서 회의 일정을 예약하는 것은 단계만 익히면 그리 복잡하지 않습니다.하지만 솔직히 말해서, 받은 편지함이나 일정 보기처럼 다른 곳에서 빠르게 예약하려고 하면 까다로울 수 있습니다.버전이나 업데이트에 따라 레이아웃이 약간 변경되는 경우도 있어 약간의 혼란이 발생할 수 있습니다.하지만 회의를 설정하고, 사람들을 초대하고, 나중에 모든 것을 마음 편히 조정할 수 있는 방법을 알려드리겠습니다.
Outlook에서 회의 일정을 잡는 방법
Outlook 받은 편지함에서
받은 편지함에서 회의에 바로 참여하는 것이 자연스럽습니다.그러려면 홈 탭으로 이동하여 새 항목 드롭다운 메뉴를 열고 회의를 선택하세요.또는 바로가기를 선호한다면 Ctrl + Shift + Q보통은 바로 사용할 수 있습니다.일부 설정에서는 처음에는 잠시 멈췄다가 Outlook을 빠르게 다시 시작하면 작동할 수도 있습니다.당연히 그럴 리가 없겠죠?
특정 이메일을 기반으로 회의를 만들고 싶으신가요? 메시지를 클릭하고 ‘ 기타 작업’ 버튼(세 개의 점)을 클릭한 후 ‘회의’를 선택하세요.또는 이메일을 선택한 후 리본 메뉴에서 ‘회의에 회신’을Ctrl + Alt + R 클릭하거나 아이콘을 클릭하세요.
Outlook 일정에서
이미 캘린더를 살펴보고 있다면 홈 탭을 클릭하고 새 회의를 선택하세요.아니면 Ctrl + Shift + Q다시 누르세요.특정 날짜를 선택하시나요? 원하는 시간대를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음 새 회의 요청 또는 새 되풀이 회의를 선택하세요.참고로, 시간대를 두 번 클릭하면 기본적으로 약속이 생성되는데, 이는 약속과 다릅니다.따라서 참석자와의 정식 회의를 계획하는 경우 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하는 것이 더 안전합니다.
회의 세부 정보 입력
새 창이 나타나면 자유롭게 입력할 수 있습니다.필요한 내용을 순서대로 입력하세요.일반적으로 제목을 추가하고 시작 및 종료 시간을 선택합니다(특정 시간대를 설정하거나 종일 행사로 표시하는 옵션도 있음).장소가 필요하신가요? 직접 입력하거나, 온라인인 경우 Zoom, Teams 등 사용 중인 다른 프로그램에 링크를 추가하세요. Outlook에 저장된 장소나 회의실에서 장소나 회의실을 가져온 경우, 위치 또는 회의실 찾기를 클릭하세요.
이 기능을 반복하려면 ‘반복 설정 ‘을 클릭하세요.정기적인 체크인이나 팀 스탠드업 회의가 있는 경우 매우 유용합니다.회의 반복 빈도와 종료일을 선택하세요.모든 설정이 완료되면 ‘확인’을 클릭하여 확인합니다.이제 회의 창에 반복 패턴이 표시됩니다.
필요한 경우 리본 탭 옵션에서 바로 파일이나 사진을 추가하거나 통화 일정을 예약할 수 있습니다.화상 통화의 경우, Teams 회의 링크를 삽입하는 버튼이 있어 매우 편리합니다.
참석자 추가 방법
사람들을 초대하는 것은 매우 간단합니다.회의를 생성할 때 바로 할 수도 있고, 나중에 수정할 수도 있습니다.회의 요청 상단의 ‘필수’ 또는 ‘선택’ 옆에 이메일 주소나 이름을 입력하기만 하면 됩니다.일부 설정에서는 주소록을 열고 연락처를 더 쉽게 선택하기 위해 ‘ 필수’ 또는 ‘선택’ 버튼을 클릭해야 할 수도 있습니다.간단한 팁: 일정 도우미를 사용하는 경우 모든 사람의 참석 가능 시간을 시각화하는 데 도움이 되며, 서로 다른 시간대나 바쁜 일정에 맞춰 일정을 예약할 때도 유용합니다.
스케줄링 도우미 사용
팀 단위로 일정을 조율할 때 이 기능은 정말 유용합니다.일정 도우미 탭으로 이동하여 이메일 주소나 이름을 입력하세요.한가함/바쁨 정보가 표시되어 모두가 참여할 수 있는 시간을 더 쉽게 선택할 수 있습니다.더 많은 사람을 추가해야 하나요? 리본 메뉴에서 ‘참석자 추가’를 클릭하세요.완료되면 ‘회의 ‘ 탭 으로 돌아가 필요한 경우 편집을 계속하세요.
추적 응답
사람들이 실제로 참석하는지 아닌지 궁금했던 적이 있나요? 캘린더에서 회의를 열고 두 번 클릭한 후 ‘ 추적’ 탭을 확인해 보세요.누가 수락했는지, 거절했는지, 아니면 아직 응답하지 않았는지 확인할 수 있습니다.때로는 늦은 답변이나 기술적인 문제로 인해 혼란이 발생할 수 있으므로, 행사 당일 전에 미리 확인하는 것이 좋습니다.
일정 변경 또는 변경
충돌을 발견했거나 세부 정보를 업데이트해야 하나요? 캘린더에서 회의를 두 번 클릭하고 참석자, 시간, 위치 또는 파일 등 변경해야 할 항목을 변경하세요.변경이 완료되면 업데이트 보내기를 클릭하세요.모든 사람에게 알릴지, 아니면 일부에게만 알릴지, 특히 변경 사항이 사소한 경우 반드시 확인하세요.주최자가 아니지만 전달하거나 업데이트해야 하는 경우, 주최자가 전달 기능을 해제했는지 여부에 따라 옵션이 제한될 수 있습니다.즉, 주최자가 전달 기능을 해제했다면, 전체 초대장을 전달하지 않고는 다른 사람을 추가할 수 없습니다.
시간에 맞춰 회의를 조금 더 덜 무자비하게 만드세요
이 기능은 좀 특수한 기능이지만, “제 시간에 맞춰 일찍 끝내세요”라는 흔한 핑계를 피하고 싶을 때 유용합니다.파일 → 옵션 > 캘린더 로 이동하세요.약속 및 회의 단축 확인란을 선택하세요.회의 시작 시간을 늦출지 일찍 끝낼지 선택하고, 회의 시간을 지정할 수 있습니다.예를 들어, 1시간 미만 또는 그 이상의 모든 회의에는 5분 정도의 여유 시간을 두는 것이 좋습니다.새 회의를 만들면 시작 시간과 종료 시간이 자동으로 조정됩니다.좀 이상할 수도 있지만, 바쁜 일정 속에서 잠시 숨 돌릴 시간이 필요할 때 유용합니다.
만남을 준비하고 더 많은 것을 얻으세요
이 모든 단계를 거치더라도 회의 일정을 잡는 것이 뇌수술처럼 복잡하게 느껴져서는 안 됩니다.참석자를 추가하고, 시간을 조정하고, 파일을 첨부하면 됩니다.아, 그리고 원활한 온라인 통화를 원하신다면 Microsoft Outlook에 Zoom을 추가하는 방법을 확인해 보세요.
요약
- 받은 편지함이나 일정에서 시작할지 선택하세요
- 회의 세부 정보를 작성하고 필요한 경우 반복을 설정하세요.
- 참석자를 직접 추가하거나 일정 관리자를 통해 추가하세요.
- 누가 오는지 확인하려면 응답을 추적하세요.
- 필요에 따라 편집하고 업데이트하세요.업데이트를 보내는 것을 잊지 마세요.
- 더 짧은 회의의 경우 일정 옵션을 사용하여 타이밍을 조정하세요.
마무리
전반적으로 Outlook에서 회의 일정을 잡는 것은 모든 것이 어디에 있는지 익숙해지면 꽤 쉽습니다.업데이트로 인해 UI가 약간 바뀌는 경우가 있는데, 잠시 혼란스러울 수 있지만, 대개는 이것저것 만져보면 됩니다.바로 작동하지 않으면 Outlook을 다시 시작하거나 해당 옵션을 확인하면 됩니다.이 기능이 누군가에게는 몇 분의 시간을 절약해 주거나, 어쩌면 회의를 혼란에서 구해 줄 수도 있기를 바랍니다.
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