Jak bezproblemowo pobierać wszystkie załączniki z wiadomości e-mail programu Outlook

Jeśli utkniesz z mnóstwem e-maili pełnych załączników i próbujesz je wszystkie zapisać, może to być uciążliwe. Ręczne pobieranie każdego z nich? Tak, nikt nie ma na to czasu. Na szczęście istnieje kilka sposobów na jednoczesne pobranie wszystkich plików w Outlooku, w zależności od tego, czy korzystasz z systemu Windows, czy Mac, a nawet w przypadku wielu e-maili. Czasami wbudowane opcje działają bez zarzutu, ale jeśli nie, może być potrzebny mały skrypt lub narzędzie innej firmy. Celem jest oszczędność czasu i uniknięcie frustracji związanej z ciągłym klikaniem „Zapisz”.

Jak pobrać wszystkie załączniki wiadomości e-mail programu Outlook na raz w systemie Windows

Wbudowane menu w Outlooku sprawia, że ​​pobieranie wszystkich załączników wydaje się proste. W rzeczywistości jednak czasami jest to nieco kłopotliwe – zwłaszcza w przypadku dużej liczby wiadomości e-mail. Jeśli chcesz zautomatyzować pobieranie lub pobierać je zbiorczo, skorzystaj z funkcji „Zapisz wszystkie załączniki”, ale musisz ją znaleźć, kliknąć prawym przyciskiem myszy załącznik w każdej wiadomości e-mail i wybrać odpowiednią opcję. Oto podstawowy sposób:

Korzystanie z funkcji zapisywania wszystkich załączników w programie Outlook

• Otwórz program Outlook i zaloguj się na swoje konto.
• Wybierz wiadomość e-mail zawierającą załączniki. Jeśli chcesz dodać wiele załączników do wiadomości e-mail, musisz to zrobić dla każdej wiadomości lub użyć skryptu.(Więcej na ten temat poniżej).
• Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny plik załącznika w wiadomości e-mail. Czasami w menu kontekstowym znajduje się opcja „Zapisz wszystkie załączniki” – w niektórych konfiguracjach jest ona nieco ukryta lub jej brakuje.
• Jeśli widzisz „Zapisz wszystkie załączniki”, kliknij ją. Jeśli nie, może być konieczne użycie kreatywności. W przeciwnym razie po prostu zapisz każdy załącznik osobno, wybierając opcję „ Zapisz jako ”.

Jeśli chcesz wykonać tę czynność dla wielu wiadomości e-mail lub zautomatyzować ten proces, prawdopodobnie będziesz potrzebować skryptu VBA lub zewnętrznego narzędzia, ponieważ program Outlook nie obsługuje domyślnie funkcji zbiorczego zapisywania wielu wiadomości — jest to trochę irytujące, ale takie jest życie.

Jak pobrać wszystkie załączniki w programie Outlook dla komputerów Mac

Na komputerach Mac sytuacja wygląda nieco inaczej. Outlook dla komputerów Mac nie oferuje wygodnej opcji „Zapisz wszystkie załączniki” dostępnej po kliknięciu prawym przyciskiem myszy. Zamiast tego możesz:

Korzystanie z przycisku Pobierz wszystkie załączniki w programie Outlook dla komputerów Mac

• Otwórz program Outlook dla komputerów Mac i wybierz wiadomość e-mail z załącznikami.
• Kliknij nagłówek lub ikonę „Załączniki”. Czasami zobaczysz mały przycisk „Pobierz wszystko” tuż przy załącznikach lub obok nich.
• Wybierz lokalizację pobierania i kliknij Wybierz.

Szczerze mówiąc, ten proces jest bardziej manualny i jeśli robisz to dla dużej liczby e-maili, jest to uciążliwe. W przypadku dużej ilości wiadomości, skrypt lub aplikacja innej firmy mogą być jedynym rozwiązaniem.

Otrzymywanie wielu załączników z wielu wiadomości e-mail — trasa skryptowa

I tu zaczyna się zabawa. Jeśli masz do czynienia z wieloma wiadomościami e-mail i chcesz bardziej zautomatyzować proces, skrypty VBA są najpopularniejszą metodą. Konfiguracja jest dość uciążliwa, ale kiedy już działa, oszczędza mnóstwo czasu. Oczywiście, czasami ustawienia zabezpieczeń VBA w Outlooku blokują skrypty, więc trzeba by włączyć makra, co nie jest idealnym rozwiązaniem dla każdego.

Zasadniczo skonfigurujesz makro, które przejdzie przez wybrane wiadomości e-mail, pobierze wszystkie załączniki i zapisze je w folderze. Musisz utworzyć folder o nazwie „Załączniki” na komputerze i wkleić kod z zasobu takiego jak ExtendOffice. Przygotuj się na metodę prób i błędów i uważaj na ostrzeżenia dotyczące bezpieczeństwa. Na niektórych komputerach te skrypty mogą nie uruchomić się od razu lub wymagać dodatkowych uprawnień – może się okazać, że będziesz musiał je trochę zmodyfikować.

Korzystanie z narzędzi innych firm

Jeśli skryptowanie wydaje się uciążliwe lub po prostu nie działa, istnieją aplikacje takie jak Outlook Attachment Extractor. Potrafią one wyodrębniać załączniki z plików PST, OST, a nawet MSG, a także filtrować je według rozmiaru, daty lub nadawcy. Są dość proste w obsłudze, a czasem, jeśli płacisz za wygodę, otrzymujesz to, za co płacisz. Pamiętaj jednak o ewentualnych konsekwencjach dla prywatności, jeśli przetwarzasz poufne dane.

Naprawianie załączników, gdy pliki są uszkodzone

Czy zdarzyło Ci się kiedyś, że załącznik się nie otwierał lub Outlook po prostu odmawiał zapisu? Tak, to może oznaczać, że Twój plik PST jest uszkodzony. Możesz spróbować naprawić to za pomocą SCANPST.exe. To wbudowane narzędzie firmy Microsoft. Oto gdzie je znaleźć:

• Perspektywy 2019/2016:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16
• Outlook 2013:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office15
• Outlook 2010:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14
• Outlook 2007:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office12

Kliknij dwukrotnie SCANPST. EXE, a następnie przejdź do pliku PST — zazwyczaj znajdującego się w Dokumentach\Pliki programu Outlook — i rozpocznij skanowanie. Jeśli zostaną znalezione błędy, kliknij Napraw. Czasami warto uruchomić skanowanie ponownie, na wszelki wypadek, ponieważ Outlook bywa dość uparty w próbach samonaprawy.

Streszczenie

• Jeśli to możliwe, korzystaj z wbudowanej w program Outlook opcji „Zapisz wszystkie załączniki”, zwłaszcza w przypadku pojedynczych wiadomości e-mail.
• Na komputerach Mac możesz pobrać wszystkie załączniki bezpośrednio, jeśli taka opcja się pojawi, ale jest to dość ręczne.
• Jeśli chcesz wysyłać wiele wiadomości e-mail, najlepszym rozwiązaniem będą skrypty VBA lub narzędzia innych firm — o ile nie przeszkadza Ci taka konfiguracja.
• Napraw uszkodzone pliki PST za pomocą SCANPST.exe, zanim spróbujesz odzyskać załączniki z uszkodzonych plików.
• Czasami wystarczy prosty restart lub zmiana ustawień. W przeciwnym razie narzędzia takie jak Outlook Attachment Extractor mogą wykonać za Ciebie większość pracy.

Podsumowanie

Naprawdę, pobieranie wielu załączników może być uciążliwe, zwłaszcza jeśli opcje Outlooka nie do końca się sprawdzają. W niektórych przypadkach skrypty lub aplikacje to jedyne rozwiązanie. Pamiętaj jednak, że jeśli próbujesz tego w środowisku pracy, zachowaj ostrożność z makrami i narzędziami innych firm – mogą one naruszyć Twoje zasady bezpieczeństwa. W przeciwnym razie, po odrobinie eksperymentów, zazwyczaj udaje się zautomatyzować proces i zaoszczędzić mnóstwo czasu. Oby to pomogło komuś zaoszczędzić kilka godzin na obowiązkach związanych z pocztą e-mail.

---

---