Jak dostosować i zmienić widok programu Microsoft Outlook

Microsoft Outlook to nie tylko wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail — jest on naprawdę elastyczny, jeśli chodzi o sposób wyświetlania. Jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się otworzyć Outlooka i mieć wrażenie, że układ lub gęstość informacji po prostu Ci nie odpowiadają, dostosowanie widoku może naprawdę pomóc. Liczba dostępnych opcji może wydawać się nieco dziwna, ale gdy już się z tym oswoisz, możesz sprawić, że Outlook będzie wyświetlał tylko to, co Cię interesuje, w sposób, który ma sens dla Twojego przepływu pracy. Uwierz mi, majstrowanie przy widokach może początkowo wydawać się zniechęcające, ale w rzeczywistości znacznie usprawnia zarządzanie skrzynką odbiorczą lub kalendarzem. Możesz przełączyć się na układ, który wyróżnia ostatnie wiadomości e-mail, lepiej sortuje kontakty lub wyświetla kalendarz w sposób, który nie zmusza Cię do przewijania w nieskończoność. Cel końcowy? Mniej bałaganu, większa koncentracja, mniej bólu głowy.

Jak zmienić układ widoku programu Outlook

Korzystanie z wbudowanych widoków w celu dostosowania układu programu Outlook

To najszybszy i najłatwiejszy sposób. Outlook oferuje kilka gotowych widoków, między którymi można przełączać się za pomocą kilku kliknięć. Zasadniczo, jeśli skrzynka odbiorcza jest zagracona lub po kalendarzu trudno się poruszać, zmiana widoku może pomóc Ci bez problemu znaleźć to, co potrzebne. Widoki te są dostępne z karty Widok na wstążce – bez zbędnych technicznych szczegółów. Czasami, w niektórych konfiguracjach, przełączanie widoków może nie działać od razu – zwłaszcza po aktualizacjach lub ponownym uruchomieniu – ale zazwyczaj szybkie ponowne uruchomienie Outlooka lub komputera rozwiązuje problem. Nie oczekuj idealnego układu od razu; być może będziesz musiał wypróbować kilka, aby sprawdzić, który najlepiej się sprawdzi.

• Otwórz wybrany folder : np.Skrzynkę odbiorczą, Kalendarz lub Kontakty.
• Kliknij kartę Widok na wstążce u góry.
• Kliknij przycisk Zmień widok, który znajduje się w grupie Widok bieżący.
• Wybierz predefiniowany widok : pojawią się opcje takie jak Kompaktowy, Pojedynczy, Podgląd, Dzień/Tydzień/Miesiąc. Każdy układ ma określone przeznaczenie — na przykład Kompaktowy to klasyczna, uporządkowana lista, a Podgląd pokazuje więcej szczegółów wiadomości na pierwszy rzut oka.

Wybór odpowiedniego zależy od tego, co chcesz zobaczyć jako pierwsze — w jednej konfiguracji działa świetnie, w innej… niekoniecznie. Zmiana widoku jest natychmiastowa; po wybraniu Outlook wprowadza zmianę, więc nie wahaj się próbować, aż coś się uda.

Jak dostosować układ programu Outlook do własnych upodobań

Co jeśli predefiniowane widoki nadal nie spełniają oczekiwań? Bez obaw — możesz dostosować niemal wszystko. Tak, Outlook pozwala na precyzyjne dostrojenie kolumn, grupowania, sortowania, filtrowania, a nawet wyglądu poszczególnych elementów. To właśnie sprawia, że ​​wszystko jest bardziej wydajne — zamiast polować na jeden e-mail lub kontakt, możesz uporządkować widok tak, aby wyświetlał tylko to, co istotne. Dotyczy to również sytuacji, gdy układ wydaje się nieodpowiedni — na przykład zbyt wiele kolumn, niewłaściwa kolejność sortowania lub zbyt duży bałagan. Zazwyczaj okazuje się, że wystarczy pobawić się ustawieniami widoku na karcie Widok. Trochę nudno jest tu opisywać każdą opcję, ale wiele z tego, co można zmienić, jest dość oczywiste po otwarciu okna dialogowego Zaawansowane ustawienia widoku.

• Otwórz folder, który chcesz zmienić.
• Przejdź do karty Widok i kliknij Ustawienia widoku.
• Stąd możesz dostosować:
  • Kolumny : dodawaj lub usuwaj pola takie jak temat, nadawca, data lub rozmiar.
  • Grupuj według : grupuj wiadomości według nadawcy, daty lub kategorii.
  • Sortuj : zdecyduj, czy nowsze wiadomości e-mail mają być wyświetlane jako pierwsze czy jako ostatnie.
  • Filtruj : zawęża wyświetlane informacje na podstawie takich kryteriów, jak oflagowane, nieprzeczytane lub kategoria.
  • Formatowanie kolumn : zwężanie lub poszerzanie kolumn, wybór czcionek i wyrównania.
  • Formatowanie warunkowe : ustaw kolory lub czcionki na podstawie określonych reguł — przydatne, jeśli chcesz, aby pilne wiadomości e-mail się wyróżniały.
• Kliknij OK, aby zobaczyć zmiany.

Tworzenie zupełnie nowego widoku

Masz ochotę na przygodę? Możesz nawet stworzyć własny widok od podstaw, co jest świetne, jeśli chcesz mieć bardzo specyficzny sposób wyświetlania wiadomości e-mail lub kontaktów. To dwuetapowy proces: najpierw zbierz ustawienia, a następnie zapisz widok, aby móc z niego ponownie skorzystać w dowolnym momencie.

1. Otwórz folder, do którego chcesz zastosować swój widok niestandardowy.
2. Kliknij kartę Widok, a następnie Zmień widok > Zarządzaj widokami.
3. Kliknij przycisk Nowy w oknie dialogowym Zarządzaj wszystkimi widokami.
4. Nadaj widokowi nazwę, wybierz typ (np.tabela, karta, kalendarz) i w razie potrzeby przypisz go do konkretnych folderów.
5. Kliknij OK, aby przejść do ustawień widoku zaawansowanego.
6. Teraz dostosuj go tak jak poprzednio — dodaj kolumny, ustaw filtry, formatowanie itd. Eksperymentuj, aż uzyskasz pożądany efekt.
7. Po zakończeniu kliknij OK, a następnie zamknij okno zarządzania, klikając ponownie OK. Twój niestandardowy układ jest gotowy do użycia!

Zarządzanie innymi ustawieniami programu Outlook i ich dostosowywanie

Jeśli chcesz, aby Outlook idealnie pasował do Twojego stylu, możesz również zmienić czcionki, motywy, a nawet rozmiar tekstu. Potrzebujesz znaleźć e-maila wysłanego w zeszłym miesiącu? Możesz dostosować wyszukiwanie i widok, aby ułatwić sobie zadanie. Czasami drobne zmiany, takie jak zmiana rozmiaru czcionki, robią dużą różnicę, zwłaszcza jeśli domyślny rozmiar jest za mały lub za duży. A, i jeśli zdarzyło Ci się nacisnąć „Wyślij” za wcześnie, to tak — Outlook ma funkcję cofania wysłania na kilka sekund po naciśnięciu „Wyślij”, więc nie panikuj, jeśli musisz wycofać wiadomość.

---

---