Jak drukować na kopertach za pomocą programu Microsoft Excel
W pakiecie Microsoft Office drukowanie kopert do użytku firmowego lub osobistego wydaje się proste, ale proces ten nie zawsze jest tak prosty, jak się wydaje. Czasami adresy nie są wyśrodkowane, czcionki wyglądają dziwnie, a koperta po prostu nie podaje się prawidłowo. Jeśli kiedykolwiek próbowałeś wydrukować wiele kopert i frustrowało Cię, ponieważ adresy były źle wyrównane lub drukarka odmawiała współpracy, wiedz, że nie jesteś sam. Sztuką jest znalezienie odpowiednich ustawień w programach Word i Excel oraz upewnienie się, że drukarka rozumie, jak obsługiwać te koperty. To wszystko jest całkiem przydatnym sposobem na personalizację wysyłek masowych, dodawanie brandingu lub niestandardowych elementów bez konieczności ręcznego wykonywania wszystkich czynności za każdym razem.
To trochę zabawne, że do tego potrzeba zarówno Excela, jak i Worda. Jeden zarządza listą adresów, drugi zajmuje się drukowaniem i układem. Celem końcowym jest stworzenie szablonu dopasowanego do rozmiaru koperty, dopasowanego do listy mailingowej, a następnie wydrukowanie wszystkiego ładnie i schludnie na kopertach, bez zacięć i problemów z wyrównaniem. Oto przewodnik, który obejmuje kluczowe kroki, z kilkoma wskazówkami zaczerpniętymi z rzeczywistych doświadczeń – bo oczywiście Windows i Office są stworzone po to, by zawieść Cię w najgorszych momentach.
Jak rozwiązać problemy z drukowaniem kopert w pakiecie Microsoft Office
Tworzenie listy mailingowej w programie Excel
Ten krok jest kluczowy, jeśli wysyłasz wiele kopert. Twoje dane adresowe znajdują się tutaj i to one zapewniają prawidłowe działanie całej korespondencji seryjnej. Czasami adresy nie układają się prawidłowo, jeśli lista ma problemy z formatowaniem, więc sprawdź dokładnie kolumny – imię, nazwisko, adres itd. Plik powinien być zapisany w łatwo dostępnym miejscu, na przykład na pulpicie lub w folderze dokumentów. W niektórych konfiguracjach importowanie kontaktów z Outlooka również działa, ale może być nieco trudniejsze, jeśli formatowanie jest nieprawidłowe.
Projektowanie koperty w programie Word
To jest etap, w którym konfigurujesz szablon koperty. Otwórz Worda, przejdź do karty Korespondencja, a następnie kliknij Koperty. Wybierz Opcje kopert i wybierz rozmiar z menu rozwijanego. Jeśli Twojej koperty nie ma na liście, wystarczy kliknąć „Rozmiar niestandardowy” i ręcznie wpisać szerokość i wysokość – pamiętaj tylko, aby najpierw ją zmierzyć. Wybierając czcionkę adresową, trzymaj się prostej czcionki, takiej jak Arial lub Times New Roman, aby uniknąć problemów z czcionkami podczas drukowania. Nie zapomnij też o dodaniu brandingu, logo lub grafiki, jeśli to konieczne – Word poradzi sobie z tym bez problemu.
Prawidłowa konfiguracja podajnika drukarki
Ten krok sprawia wiele problemów. System Windows i drukarka mają własne podejście do podawania kopert, a jeśli ustawisz to nieprawidłowo, adresy mogą być drukowane do góry nogami lub niecentralnie. Przejdź do Plik > Drukuj, a następnie wyszukaj Właściwości drukarki. Znajdź metodę podawania : wybierz opcję „Drukiem do góry” lub „Drukiem do dołu ”, w zależności od modelu drukarki. Zazwyczaj, jeśli drukarka pobiera od góry, opcja „Drukiem do góry” jest prawidłowa; jeśli pobiera od dołu, opcja „Drukiem do dołu” może być lepsza. Dostosuj również podajnik, z którego pobiera koperty, jeśli drukarka ma wiele podajników. Bonus: Sprawdź podgląd wydruku, aby upewnić się, że wszystko wygląda dobrze przed drukowaniem.
Łączenie listy mailingowej za pomocą funkcji korespondencji seryjnej
Tutaj dzieje się magia – scalanie adresów z pliku Excela z układem kopert. Nadal w programie Word, rozpocznij proces korespondencji seryjnej : Korespondencja > Rozpocznij korespondencję seryjną > Koperty. Następnie kliknij Użyj istniejącej listy, aby wybrać arkusz Excela. Jeśli dane nie są idealnie sformatowane, użyj opcji Edytuj listę adresatów, aby uporządkować dane. Przypisz poprawną etykietę do bloku adresu i sprawdź dokładnie, jak adres wyświetla się w podglądzie. W jednej konfiguracji będzie wyglądać świetnie, w innej może być dziwnie, jeśli kolumny będą niedopasowane lub czcionki będą nieprawidłowe.
Drukowanie kopert: ostatni krok
Gdy wszystko wygląda dobrze na podglądzie, czas na drukowanie. Kliknij Zakończ i scal > Drukuj dokumenty. Upewnij się, że ustawienia drukarki odpowiadają rozmiarowi papieru i orientacji koperty. Wykonanie wydruku próbnego na zwykłym papierze pomoże uniknąć marnowania kopert. Gdy test wypadnie poprawnie i będziesz zadowolony z wyrównania, ostrożnie włóż koperty do drukarki – sprawdzając dwukrotnie kierunek podawania – a następnie rozerwij je. Program Word umożliwia nawet zbiorcze drukowanie wszystkich adresów na raz, co jest niezwykle pomocne przy wysyłaniu setek przesyłek.
Aha, i nie zapomnij: chociaż ten proces nie drukuje znaczków, musisz to zrobić osobno – ręcznie lub za pomocą specjalnej drukarki do znaczków. Chodzi o to, aby poprawnie umieścić adres, a następnie nakleić znaczek. Połączenie Excela i Worda znacznie ułatwia sprawę, gdy wszystko jest poprawnie skonfigurowane – choć oczywiście Windows lubi to komplikować.
Powiązane artykuły
Czy ten artykuł był pomocny?