Jak drukować na kopertach za pomocą programu Microsoft Word

Jeśli więc chcesz nadać swojej korespondencji nieco bardziej niestandardowy wygląd bez korzystania z usług drukarskich, zaprojektowanie własnych kopert w Wordzie jest zaskakująco wykonalne. Ale bądźmy szczerzy – czasami nie jest to takie proste, jak się wydaje. Może adresy nie pasują do siebie, albo drukarka źle dobiera rozmiar – to trochę dziwne, ale zdarza się częściej, niż mogłoby się wydawać. Dodatkowo, w niektórych konfiguracjach podajnik papieru lub czcionki szwankują, zwłaszcza jeśli używasz nietypowego rozmiaru koperty lub innej drukarki. Mimo to, z kilkoma poprawkami, możesz uzyskać rezultaty zbliżone do profesjonalnych, i tak, to lepsze niż pisanie wszystkiego ręcznie.

Jak tworzyć niestandardowe koperty w programie Word

Dodawanie adresów – pierwszy krok

Zawsze, gdy próbuję drukować adresy, zaczynam od tego. Oczywiście Word zachowuje większość popularnych rozmiarów kopert, ale najpierw trzeba wpisać odpowiednie adresy. I tak, oznacza to przejście do sekcji Korespondencja > Koperty pod wstążką. Wpisujesz adres odbiorcy bezpośrednio lub importujesz go z kontaktów Outlooka (co jest całkiem sprytne, jeśli masz już listę kontaktów).To samo dotyczy adresu zwrotnego — czasami po prostu kopiuję i wklejam, jeśli nie ładuje się automatycznie. Zastanów się, czy chcesz pominąć adres zwrotny; jest na to pole wyboru. Szybka wskazówka — jeśli robisz dużo, możesz później sprawdzić funkcję korespondencji seryjnej, ale do tego dojdziemy.

Wybór odpowiedniego rozmiaru koperty i czcionki

Ta część może być trudna — system Windows/Word spróbuje automatycznie wykryć rozmiary, ale najlepiej ręcznie wybrać rozmiar pasujący do kopert. Kliknij ikonę podglądu i przejdź do opcji kopert, a następnie wybierz rozmiar z listy rozwijanej lub ustaw rozmiar niestandardowy, jeśli koperty są nietypowe.Życie jest za krótkie na zgadywanie, zwłaszcza jeśli koperty nie są standardowe. Ustawienie czcionki w tym miejscu jest również przydatne, ponieważ z jakiegoś powodu, jeśli czcionka nie pasuje, adresy mogą skończyć się krzywo lub bardzo małe. W jednej konfiguracji musiałem przejść na bardziej standardową czcionkę, taką jak Arial lub Times New Roman — to prawie zawsze pomaga.

Konfigurowanie podajnika drukarki — ponieważ tusz i papier są naprawdę wybredne

Tutaj zaczyna być frustrująco, ale to kluczowe. Musisz dokładnie określić w programie Word, w jaki sposób koperta ma trafić do drukarki, ponieważ, niespodzianka, drukarki mają milion sposobów podawania papieru. W obszarze Opcje podawania zobaczysz Opcje, a następnie przejdź do karty Opcje drukowania. Tutaj wybierasz Druk do góry lub Druk do dołu, w zależności od tego, jak Twoja drukarka lubi podawać papier (wypróbuj obie opcje, jeśli nie jesteś pewien).Obrócenie koperty (zgodnie z ruchem wskazówek zegara lub przeciwnie do ruchu wskazówek zegara) może pomóc uniknąć przekrzywionych adresów. Jeśli podajnik drukarki ma wiele podajników, wybierz właściwy, aby koperta nie zacięła się lub nie została zadrukowana po niewłaściwej stronie. Szczerze mówiąc, miałem drukarki, które działały dopiero po kilku próbach lub ręcznych korektach — witaj w klubie.

Dodawanie elementów projektu — spraw, by się wyróżniał

Jeśli chcesz dodać logo, efektowną ramkę lub branding, ten krok odmieni Twoje życie. Kliknięcie „ Dodaj do dokumentu” przekształca kopertę w edytowalny dokument Word. Możesz wtedy dowolnie przesuwać elementy, wstawiać obrazy i zmieniać układ. Pamiętaj tylko, że jeśli koperty mają nietypowy rozmiar, idealne wyrównanie może zająć kilka wydruków. Warto również sprawdzić ustawienia drukarki pod kątem limitów marginesów – niezależnie od tego, jak bardzo je zmienisz, jeśli projekt będzie wystawał poza obszar wydruku, zostanie przycięty lub nierówny.

Gotowy do druku? Do dzieła!

Gdy wszystko będzie gotowe, włóż koperty do drukarki, sprawdź dokładnie ich orientację i wróć do sekcji Koperty w Wordzie. Kliknij „Drukuj” i trzymaj kciuki. Oto profesjonalna wskazówka: jeśli planujesz drukować wiele kopert, warto najpierw przetestować jedną – to proste, ale dzięki temu unikniesz marnowania mnóstwa kopert, jeśli coś pójdzie nie tak. A jeśli chcesz dodać elektroniczną opłatę pocztową, niektóre wtyczki innych firm na to pozwalają – wystarczy zaznaczyć pole wyboru „ Dodaj elektroniczną opłatę pocztową”.

Wysyłanie zbiorcze? Wypróbuj korespondencję seryjną

Szczerze mówiąc, ręczne wpisywanie tych wszystkich adresów szybko staje się żmudne. Na szczęście Word ma wbudowaną funkcję korespondencji seryjnej, która automatycznie drukuje adresy z arkusza kalkulacyjnego lub kontaktów Outlooka na kopertach. Otwiera to cały świat automatyzacji godny małego biura. Wystarczy zacząć od Korespondencji > Rozpocznij korespondencję seryjną > Koperty, ustawić rozmiar i czcionkę, a następnie połączyć źródło danych — na przykład arkusz Excela lub listę kontaktów Outlooka. Po kliknięciu Drukuj program błyskawicznie przeszuka listę, oszczędzając mnóstwo czasu. Trochę dziwne, że ta funkcja jest tak ukryta, ale po skonfigurowaniu jest wybawieniem przy masowej wysyłce.

Ostatnie słowo

Tworzenie spersonalizowanych kopert w programie Word jest zaskakująco wydajne, gdy tylko opanujesz ustawienia. Oczywiście, jest to trochę żmudne, zwłaszcza jeśli chodzi o odpowiednie podawanie i wyrównanie, ale z cierpliwością uzyskasz coś, co wygląda wystarczająco profesjonalnie dla większości projektów osobistych lub małych firm. Spodziewaj się jednak trochę prób i błędów, zwłaszcza w przypadku niestandardowych rozmiarów lub nietypowych drukarek. Ostatecznie rezultaty są warte zachodu — oszczędzasz pieniądze, wyglądasz dobrze i Twoja korespondencja się wyróżnia.

---

---