Jak edytować tekst w programie Microsoft Excel za pomocą dodatku Power Query

W programie Microsoft Excel istnieje wiele sposobów edycji tekstu i szczerze mówiąc, korzystanie z dodatku Power Query może być prawdziwym wybawieniem, zwłaszcza w przypadku dużych zbiorów danych. Zamiast ręcznie modyfikować komórki lub polegać na formułach, możesz bez problemu przetwarzać wsadowo wiele zmian w tekście – takich jak zmiana wielkości liter, usuwanie spacji czy dodawanie prefiksów. Oczywiście, jest to dość ukryte w menu, więc jeśli nie jesteś do tego przyzwyczajony, cały proces może początkowo wydawać się zawiły. Na szczęście, gdy już się z tym oswoisz, jest to dość elastyczne i pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu. Ten przewodnik pokazuje, jak korzystać z dodatku Power Query do tych typowych edycji tekstu, dzięki czemu możesz przestać tracić czas na ręczną pracę i pozwolić narzędziu wykonać większość żmudnych zadań.

Jak edytować tekst za pomocą Power Query

Rozpoczęcie jest proste, ale może być nieco skomplikowane, jeśli nigdy wcześniej nie korzystałeś z Power Query. Chodzi o to, aby załadować komórki do edytora, wprowadzić zmiany, a następnie przesłać oczyszczone dane z powrotem do arkusza. W niektórych konfiguracjach może to zająć kilka prób – to dziwne, ale czasami trzeba odświeżyć lub zamknąć i ponownie otworzyć zapytanie, aby zobaczyć zmiany, więc nie poddawaj się, jeśli na początku wygląda to niepewnie.

Wybierz swoje dane i załaduj je do Power Query

• Zaznacz zakres komórek z tekstem lub kliknij wewnątrz danych. Przejdź do karty Dane i kliknij „Z tabeli/zakresu” — lub kliknij prawym przyciskiem myszy zaznaczony obszar i wybierz „ Pobierz dane z tabeli/zakresu”. Jeśli dane nie są jeszcze sformatowane jako tabela, program Excel zapyta, czy chcesz je w nią przekształcić. Potwierdź zakres komórek i zaznacz pole wyboru, jeśli masz nagłówki, a następnie naciśnij OK.

Tak, to trochę podstępne, bo czasami trzeba ponownie wybrać lub odświeżyć dane, jeśli nie łączą się od razu. Jeśli zakres zawiera puste komórki lub dane o mieszanych typach, przed załadowaniem sprawdź dokładnie, czy wszystko wygląda poprawnie.

Zmiana wielkości liter za pomocą Power Query

To jeden z najczęstszych powodów, dla których ludzie bawią się Power Query. Niezależnie od tego, czy chcesz pisać wszystko małymi, wielkimi czy wielkimi literami, jest to bardzo proste. Widziałem, że działa niezawodnie, choć z jakiegoś powodu nie na wszystkich komputerach za pierwszym razem. Trochę dziwne, ale jeśli otrzymasz dziwne wyniki, po prostu zamknij i ponownie otwórz zapytanie i spróbuj jeszcze raz.

Dostosuj wielkość liter w tekście

• W Edytorze Power Query wybierz kolumnę z tekstem, który chcesz zmienić. Następnie przejdź do karty „Przekształć”, znajdź menu rozwijane „Format” i wybierz odpowiedni styl: Małe litery, Wielkie litery lub Wielkie litery w każdym słowie.

Obserwuj, jak Twoja kolumna aktualizuje się natychmiast. W niektórych konfiguracjach może występować lekkie opóźnienie lub zmiany będą widoczne dopiero po odświeżeniu. Nie wiem dlaczego, ale to część dziwnego uroku Power Query.

Załaduj edytowane dane

• Po zakończeniu pracy przejdź do zakładki Narzędzia główne i wybierz opcję Zamknij i wczytaj lub Zamknij i wczytaj do, jeśli chcesz określić miejsce, w którym chcesz umieścić arkusz. Zazwyczaj samo polecenie Zamknij i wczytaj powoduje utworzenie nowego arkusza z edytowaną wersją, co w większości przypadków jest wystarczające.

Dane pojawią się w arkuszu, zastępując lub dodając do tego, co było wcześniej. To wszystko – masz zmieniony tekst, jednym kliknięciem.

Przytnij lub wyczyść dane tekstowe

Masz chaotyczne dane z dodatkowymi spacjami lub znakami niedrukowalnymi? Power Query ma wbudowane opcje, które to umożliwiają, co jest po prostu świetne. Jest to szczególnie przydatne, gdy przygotowujesz dane do analizy lub importu do innych systemów, w których czyste dane są naprawdę ważne.

Usuń dodatkowe spacje lub znaki niedrukowalne

• Wybierz kolumnę, a następnie ponownie przejdź do menu Format. Wybierz opcję Przytnij, aby wyciąć spacje na początku i na końcu (ale nie te szalone podwójne spacje pomiędzy).Możesz też wybrać opcję Wyczyść, aby usunąć niedrukowalne znaki, takie jak tabulatory czy dziwne symbole na końcu tekstu.

Pamiętaj, że funkcja „Clean” może nie dać oczywistych rezultatów, chyba że w pobliżu czają się irytujące, niewidoczne znaki. W niektórych zbiorach danych możesz nie zauważyć różnicy, ale zaufaj jej, naprawia to, co jest ukryte.

Załaduj wyczyszczone dane

• Po zakończeniu wróć do zakładki Narzędzia główne i kliknij Zamknij i wczytaj. Wyczyszczony tekst zostanie zastąpiony lub dodany do arkusza i będzie gotowy do użycia.

Dodaj prefiks lub sufiks, aby uzyskać bardziej fantazyjne formatowanie

To idealne rozwiązanie, jeśli chcesz dodać tytuły takie jak „Dr.” lub „Ph. D.” bez ręcznej edycji każdej komórki. Power Query robi to naprawdę szybko. Oczywiście musisz określić prefiks lub sufiks, ale po skonfigurowaniu tej funkcji, wystarczy kilka kliknięć, aby zautomatyzować wszystkie te tytuły.

Wstaw prefiks lub sufiks

• W Power Query przejdź do menu Format i wybierz Dodaj prefiks lub Dodaj sufiks. Wpisz słowo lub skrót, pamiętając o uwzględnieniu spacji (np.„Dr.” lub „- Zweryfikowany”).

Zakończ i załaduj

• Kliknij OK, a następnie przejdź do sekcji Strona główna i wybierz Zamknij i wczytaj. Twój tekst powinien teraz zawierać nowy prefiks lub sufiks, płynnie zintegrowany bez ręcznej edycji każdej komórki.

Przejmij pełną kontrolę dzięki Power Query

Okazuje się, że Power Query nie służy tylko do gruntownego czyszczenia danych. To zaskakująco elastyczne narzędzie do edycji tekstu, a gdy już przyzwyczaisz się do jego interfejsu, możesz wykonywać wszelkiego rodzaju automatyczne edycje. To dobry sposób na oswojenie się z zakulisowymi procesami transformacji danych, które w dłuższej perspektywie mogą okazać się bardzo przydatne.

Masz problem z wprowadzaniem danych lub naprawianiem błędów? Tak, Excel czasami szwankuje, ale sprawdzenie tych opcji może pomóc Ci przywrócić płynne działanie. Pamiętaj, że wiele z tego to metoda prób i błędów – po prostu klikaj i w końcu zadziała.

---

---