Jak opanować Smartsheet: przewodnik dla początkujących

Jeśli dopiero zaczynasz przygodę ze Smartsheet i już zacząłeś się nim interesować, możesz zauważyć, że nie jest on tak prosty w obsłudze, jak niektóre inne narzędzia projektowe. Być może próbujesz dowiedzieć się, jak zaimportować istniejące dane lub skonfigurować przepływy pracy, które rzeczywiście się sprawdzą. Czasami te procesy mogą być nieco ukryte lub nieintuicyjne, zwłaszcza jeśli jesteś początkujący. Ale bez obaw, zapoznanie się z kilkoma podstawowymi ścieżkami i funkcjami bardzo pomaga – i warto poświęcić na to trochę czasu. Ten przewodnik powinien pomóc Ci zrozumieć konfigurację, importowanie i podstawowe narzędzia, dzięki czemu będziesz mógł od razu zacząć pracę bez frustracji uderzając pięścią w ekran.

Jak efektywnie korzystać ze Smartsheet — kilka prostych kroków

Po pierwszym zalogowaniu się do Smartsheet, spójrz na lewy panel nawigacyjny. To właśnie tutaj wykonujesz większość czynności początkowych – takich jak tworzenie arkuszy, przeglądanie szablonów czy dostęp do pulpitów nawigacyjnych. Ekrany Strona główna, Powiadomienia i Ostatnie to szybkie linki do ostatnio wykonanych zadań lub aktualizacji.
Użyj ikony Centrum Rozwiązań, która zazwyczaj jest znakiem plusa, aby rozpocząć nowe projekty, zaimportować dane lub przeglądać szablony. Owszem, czasami jest trochę ukryta, ale to właśnie tam zaczyna się cała magia.
Jeśli chcesz zaimportować istniejący plik, kliknij „Importuj” w lewym górnym rogu Centrum rozwiązań. Następnie możesz wybrać opcje, takie jak Microsoft Excel, Arkusze Google, Microsoft Project lub tablice Trello. Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby przenieść istniejące informacje do Smartsheet. Spodziewaj się pewnych zmian w formatowaniu, ale zazwyczaj wszystko idzie gładko.

Tworzenie lub importowanie arkusza podkładowego dla Twojego projektu

Po wejściu do Centrum rozwiązań możesz wybrać opcję Utwórz, aby utworzyć pusty arkusz, szablon lub projekt. Wybierz Siatkę dla arkuszy kalkulacyjnych, Projekt dla widoków Gantta lub Karty, jeśli wolisz styl Kanban. Po wybraniu opcji nadaj jej nazwę. W jednej konfiguracji działało idealnie, w innej… nie do końca. Czasami trzeba trochę pokombinować po utworzeniu.
Jeśli importujesz, wybierz typ pliku, np.Microsoft Excel lub Arkusze Google, a następnie postępuj zgodnie z instrukcjami, aby zmapować kolumny. Spodziewaj się drobnych niezgodności lub dodatkowego czyszczenia — to normalne.
Jeśli wolisz zacząć od szablonu, kliknij „Przeglądaj wszystkie rozwiązania”, filtruj według branży lub typu projektu albo po prostu wyszukaj to, czego potrzebujesz. Wybierz szablon, a następnie kliknij „ Użyj”, aby zapisać go w swoim obszarze roboczym. To dość proste, ale czasami informacje w podglądzie nie wystarczają, więc poklikaj, zanim zatwierdzisz.

Korzystanie z Asystenta projektu w celu rozpoczęcia nowego projektu

Jeśli czujesz się przytłoczony, Asystent Projektu może być przydatny. Przejdź do Centrum Rozwiązań i wybierz Asystent Projektu. Przeprowadzi Cię przez proces nadawania nazwy projektowi, dodawania kilku zadań i podzadań — bez magii, po prostu poprowadzi Cię na początek. Wyświetli Ci podstawowy widok siatki z początkowymi zadaniami, dzięki czemu możesz zacząć go dostosowywać.
Spodziewaj się wprowadzenia co najmniej dwóch zadań, aby uzyskać układ, a następnie wypełnienia podzadań w razie potrzeby. Czasami konfiguracja projektu może być nieco toporna, jeśli nie wypełnisz wszystkiego dokładnie, ale jest na tyle elastyczna, że działa.

Zabawa funkcjami i widokami projektu

Widok Gantta to prawdziwy atut Smartsheet w przypadku harmonogramów projektów. Po lewej stronie znajdują się kolumny z nazwami zadań, czasem ich trwania, datami rozpoczęcia/zakończenia, zależnościami, osobami odpowiedzialnymi za zadania i procentem ukończenia. Po prawej stronie znajduje się sam wykres Gantta. Możesz dodać linie bazowe lub przełączyć „Ścieżkę krytyczną”, aby zobaczyć, co wpływa na harmonogram.
Dostosuj ustawienia, klikając ikonę koła zębatego w menu projektu. Tutaj możesz dostosować opcje zależności, reguły osi czasu lub alokację zasobów. W mojej konfiguracji losowe klikanie czasami resetuje widoki lub nie zapisuje się od razu — chyba to po prostu część uroku.

Zarządzanie zadaniami i listami kontrolnymi na listach zadań

Prosta lista zadań idealnie nadaje się do tworzenia list zadań. Wprowadź nazwy zadań, terminy, przypisz kogoś do zadania i zaktualizuj status. Oznacz zadania jako wykonane w kolumnie „Zrobione” i skorzystaj z komentarzy, aby szybko dodać notatki lub wyjaśnienia.
Jeśli sytuacja się komplikuje, zazwyczaj wynika to z błędnie skonfigurowanych zależności lub pominiętych kroków w przepływie pracy. Jeśli dopiero zaczynasz, postaw na prostotę — dodawanie zbyt wielu skomplikowanych automatyzacji może powodować zamieszanie.

Kanban z układem kart

Jeśli podoba Ci się podejście Kanban, układ kart oferuje tory dla różnych etapów, takich jak Backlog czy W toku. Możesz zmieniać etykiety torów lub dodawać nowe tory, klikając znaki plusa. Dołączaj pliki, listy kontrolne lub komentarze bezpośrednio na każdej karcie — to niezwykle przydatne podczas współpracy zespołowej.
Ikona edycji (ołówek) na karcie pozwala na dostosowanie podzadań w jej obrębie, co jest bardzo przydatne. Pamiętaj jednak, że czasami przełączanie widoków lub edycja na urządzeniu mobilnym może powodować opóźnienia lub być mylące.

Uzyskiwanie pomocy w zakresie raportów, pulpitów nawigacyjnych i automatyzacji

Raportowanie jest proste: wystarczy utworzyć nowy raport, wybrać arkusz źródłowy i kolumny. Można filtrować, sortować i grupować według potrzeb. Należy spodziewać się prób i błędów, zwłaszcza podczas ustawiania filtrów lub grupowania.
Pulpity nawigacyjne tworzą wizualny podgląd za pomocą widżetów. Wybierasz, co chcesz widzieć – wykresy, metryki lub listy – a następnie dostosowujesz rozmiar i źródła danych każdego widżetu. Na niektórych ekranach dodawanie zbyt wielu widżetów spowalnia działanie lub utrudnia zarządzanie, więc nie przesadzaj.
Reguły automatyzacji są nieco bardziej skomplikowane – ustawia się wyzwalacze, takie jak „gdy wiersz zostanie zmieniony”, i akcje, takie jak „wyślij powiadomienie” lub „zablokuj wiersz”.To dobry sposób na zaoszczędzenie czasu, ale czasami automatyzacje nie uruchamiają się od razu lub wymagają pewnych modyfikacji warunków. Zazwyczaj dokumentacja jest wystarczająco dobra, aby pomóc w rozwiązaniu problemu.

Ostatnie wskazówki: Nie przestawaj grzebać

Szczerze mówiąc, Smartsheet może na początku wydawać się nieco przytłaczający, ponieważ oferuje mnóstwo funkcji. Kluczem jest rozpoczęcie od małych rzeczy – utworzenie projektu, zaimportowanie zadań i eksperymentowanie z widokami. Spodziewaj się pewnych niedogodności – na przykład nie ładujących się poprawnie menu lub niezapisywania ustawień od razu. To część procesu, a gdy już opanujesz układ, wszystko samo się ułoży. Tylko nie spodziewaj się, że wszystko będzie super intuicyjne od razu. Czasami warto zajrzeć do centrum pomocy, aby uzyskać szybkie poradniki dotyczące konkretnych funkcji.

Streszczenie

Przejdź do lewego menu, aby rozpocząć nowe arkusze lub zaimportować dane
Użyj Centrum rozwiązań, aby utworzyć szablony lub zaimportować pliki
Rozpoczynaj projekty z Asystentem Projektu lub od podstaw
Konfiguruj widoki i funkcje, takie jak Gantt, listy zadań lub Kanban, aby dopasować je do swojego stylu
Eksperymentuj z raportami, pulpitami nawigacyjnymi i automatyzacją, aby usprawnić pracę

Podsumowanie

Opanowanie Smartsheet zajmuje trochę czasu, zwłaszcza że jest tak bogaty w funkcje. Sztuką jest pobawić się nim i wypróbować różne widoki lub opcje importowania. Czasami nie wszystko działa idealnie za pierwszym razem — tak po prostu jest. Ale kiedy już się wprawi, okazuje się całkiem potężnym narzędziem do zarządzania wszelkiego rodzaju projektami. Miejmy nadzieję, że oszczędzi to komuś bólu głowy lub przynajmniej kilku godzin zabawy.

Powiązane artykuły

Ostatnio przeglądane

Czy ten artykuł był pomocny?

Na tej stronie