Jak organizować wiadomości e-mail, tworząc foldery w programie Microsoft Outlook

Niestandardowe foldery i podfoldery w programie Microsoft Outlook to całkiem przydatny sposób na to, by Twoja skrzynka odbiorcza nie wyglądała na zagraconą. Możesz kategoryzować wiadomości e-mail, nadawać priorytet ważnym wiadomościom, a może nawet zmniejszyć stres związany ze skrzynką odbiorczą. Prawdę mówiąc, tworzenie i zarządzanie nimi nie zawsze jest proste – zwłaszcza jeśli korzystasz z aplikacji komputerowej, przeglądarki internetowej lub wersji mobilnej. Czasami foldery nie pojawiają się tam, gdzie powinny, lub reguły nie działają zgodnie z planem, i możesz się zastanawiać, czy cała ta praca ma sens. Mimo to, dzięki kilku sztuczkom, jest to w większości łatwe do opanowania, a wkrótce Twoja poczta e-mail będzie o wiele bardziej uporządkowana (przynajmniej w teorii).

Jak tworzyć i zarządzać folderami w programie Outlook dla systemów Windows, macOS i sieci Web

Tworzenie folderów w programie Outlook dla systemów Windows i macOS

Dodawanie nowych folderów w wersjach Outlooka na komputery stacjonarne jest dość proste, ale znajomość odpowiednich ścieżek menu znacznie ułatwia ten proces. W systemie Windows zazwyczaj wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy konto e-mail lub istniejący folder na pasku bocznym. Na komputerach Mac proces jest podobny. Po kliknięciu prawym przyciskiem myszy (lub kliknięciu z wciśniętym klawiszem Control na komputerze Mac) wyszukaj opcję „Nowy folder”. Następnie wpisz nazwę – nie komplikuj jej zbytnio – i naciśnij Enter. Proste, prawda? No cóż, w zasadzie. Pamiętaj, że jeśli pasek boczny jest zaśmiecony lub działa wolno, nowy folder może nie pojawić się od razu, co jest dość irytujące.

Oto mała sztuczka: jeśli klikniesz prawym przyciskiem myszy i nie widzisz od razu tej opcji, spróbuj rozwinąć listę folderów lub przeładować Outlooka. Czasami to tylko problem z odświeżaniem. Ponadto w systemie Windows możesz tworzyć podfoldery, klikając prawym przyciskiem myszy folder, taki jak Skrzynka odbiorcza lub folder niestandardowy, a następnie wybierając opcję Nowy folder. W ten sposób możesz zagnieżdżać foldery jeden w drugim, co naprawdę pomaga utrzymać porządek w skrzynce odbiorczej, gdy jest używane prawidłowo.

Utwórz podfoldery w programie Outlook

Tworzenie podfolderów przebiega w ten sam sposób – kliknij prawym przyciskiem myszy folder nadrzędny, taki jak Skrzynka odbiorcza lub istniejący folder niestandardowy, a następnie wybierz opcję Nowy folder. Nadaj mu nazwę, naciśnij Enteri voilà, masz zagnieżdżony podfolder. Pamiętaj tylko, że możesz tworzyć podfoldery wielopoziomowe, jeśli naprawdę chcesz szczegółowo uporządkować dane. W jednej konfiguracji to działało, w innej… nie do końca. Z jakiegoś powodu Outlook czasami ma problemy z bardzo głębokim zagnieżdżaniem, więc nie przesadzaj, chyba że jesteś gotów pogodzić się z okazjonalnymi dziwactwami. To pomaga, jeśli chcesz oddzielić wiadomości e-mail według projektu, klienta lub innego systemu, który ma dla Ciebie sens.

Przenoszenie wiadomości e-mail do folderów w programie Outlook

Przeciąganie wiadomości e-mail do folderów wydaje się naturalne, ale dziwne jest to, że czasami nie jest ono od razu rejestrowane. Wystarczy kliknąć i przeciągnąć wiadomość na folder na pasku bocznym – działa zarówno w systemie Windows, jak i na komputerach Mac. Na niektórych komputerach może się to nie udać za pierwszym razem, więc poczekaj chwilę lub spróbuj w innym oknie, jeśli się nie uda. Przytrzymaj klawisz Ctrl lub Cmd dla wielu wiadomości e-mail, a możesz przenieść partię wiadomości jednocześnie. Możesz też kliknąć prawym przyciskiem myszy wiadomość e-mail, wybrać Przenieś, a następnie wybrać folder docelowy. Jeśli folderu nie ma na liście, wybierz Wybierz folder lub podobną opcję, aby go wyszukać.

Inną opcją jest skorzystanie z menu wstążki – niedawno dodano przycisk „Przenieś do folderu” na pasku narzędzi, co może być szybsze, gdy robisz to często. A jeśli masz dużo wiadomości e-mail do uporządkowania, skonfigurowanie reguł może zautomatyzować ten proces. Co prowadzi nas do kolejnego kroku.

Tworzenie reguł automatycznej organizacji wiadomości e-mail

To właśnie tutaj dzieje się prawdziwa magia, a przynajmniej pomaga utrzymać skrzynkę pocztową w czystości bez konieczności ciągłej ręcznej interwencji. Załóżmy, że wszystkie wiadomości od szefa trafiają prosto do konkretnego folderu – tak, to możliwe. W programie Outlook dla systemu Windows kliknij prawym przyciskiem myszy wiadomość od tego nadawcy, a następnie wybierz Reguły > Utwórz regułę. Pojawi się okno dialogowe, w którym możesz określić warunki, takie jak Od lub Wysłane do, a następnie wybrać Przenieś element do folderu. Wybierz odpowiedni folder z listy.

W programie Outlook dla komputerów Mac wystarczy przejść do menu Narzędzia > Reguły. Można tam tworzyć bardziej złożone reguły, ale szczerze mówiąc, aplikacja komputerowa czasami wydaje się to toporna. Jeśli więc coś nie działa od razu, sprawdź dokładnie, czy reguły są włączone i czy kryteria są poprawne. Po skonfigurowaniu przetestuj je, wysyłając testową wiadomość e-mail z podanego adresu, aby sprawdzić, czy zostanie ona umieszczona w odpowiednim folderze. Czasami reguły nie działają od razu, ponieważ Outlook aktualizuje ich status podczas synchronizacji, więc może być potrzebna cierpliwość.

Zarządzanie folderami i dostosowywanie ich

Jeśli lista folderów zaczyna wyglądać chaotycznie, możesz łatwo zmienić ich kolejność, nazwę lub usunąć je. Wystarczy kliknąć folder prawym przyciskiem myszy — w systemie Windows lub Mac — i wybrać odpowiednią opcję. Wizualne przenoszenie folderu jest tak proste, jak przeciągnięcie go w górę lub w dół na liście; możesz go również zagnieździć w innym folderze, upuszczając go tam. Zmiana nazwy to po prostu kliknięcie prawym przyciskiem myszy > Zmień nazwę. Usunięcie powoduje, że wiadomości w nim zawarte wracają do domyślnej lokalizacji, co jest przydatne, jeśli nie potrzebujesz już danego folderu. Jeśli chcesz mieć szybki dostęp do określonych folderów, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Dodaj do ulubionych. Spowoduje to przypięcie ich do paska bocznego, aby łatwo było je później klikać. To dobry sposób na utrzymanie ulubionych folderów na pierwszym planie.

Tworzenie folderów w aplikacji Outlook Web App (Outlook.com)

Ten sam pomysł, ale oczywiście bez klikania prawym przyciskiem myszy. Aby dodać nowy folder, otwórz Outlook.com w przeglądarce, a następnie przewiń pasek boczny w dół, aż znajdziesz opcję Utwórz nowy folder. Kliknij ją, wpisz nazwę i kliknij Zapisz. Proste. Chcesz podfolder? Kliknij prawym przyciskiem myszy istniejący folder i wybierz Utwórz nowy podfolder. Interfejs nie jest najwygodniejszy, ale spełnia swoje zadanie.

Przenoszenie wiadomości e-mail działa tak samo – przeciągnij i upuść lub kliknij prawym przyciskiem myszy > Przenieś. Przytrzymaj klawisz Ctrl lub Cmd, aby zaznaczyć wiele wiadomości, a następnie przeciągnij lub wybierz folder z menu. Aby skonfigurować reguły, kliknij ikonę koła zębatego, wybierz Wyświetl wszystkie ustawienia programu Outlook, a następnie przejdź do Poczta > Reguły. Następnie możesz skonfigurować automatyzację, taką jak „przenieś wszystkie wiadomości e-mail z X do folderu Y”, co oszczędza mnóstwo czasu.

Zarządzanie folderami i ulubionymi w Outlook.com

Chociaż nie można zmieniać kolejności folderów na pasku bocznym (to tylko domena pulpitu Outlooka), można je łatwo zagnieżdżać i zmieniać ich nazwy. Aby usunąć folder, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Usuń folder. Chcesz szybko uzyskać do niego dostęp? Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Dodaj do ulubionych. W ten sposób wiele interesujących Cię folderów można przypiąć u góry, aby szybciej je znaleźć. Wydaje się to nieco ograniczone, ale wystarcza, aby zachować uporządkowany układ.

Tworzenie folderów w programie Outlook na urządzeniach mobilnych

I tu zaczyna się robić dziwnie – Outlook na Androida i iOS nie ułatwia tworzenia folderów. Zamiast tego musisz to zrobić przez przeglądarkę lub komputer. Aby utworzyć nowy folder na telefonie, najpierw wybierz wiadomość, a następnie stuknij Przenieś. Stuknij ikonę Nowy folder w prawym górnym rogu, nadaj mu nazwę i stuknij Utwórz. Od tego momentu możesz przenosić do niego wiadomości, naciskając i przytrzymując e-mail, zaznaczając kilka elementów i ponownie stukając Przenieś. To trochę nieporęczne, zwłaszcza że na urządzeniach mobilnych nie można tworzyć podfolderów, ponieważ aplikacja tego nie obsługuje – więc jeśli potrzebujesz takiej funkcji, na razie korzystaj z interfejsu internetowego.

A co z automatyzacją reguł na urządzeniach mobilnych? Nie. Muszą być one tworzone w interfejsie webowym. Aplikacje mobilne służą głównie do szybkich kontroli, a nie do porządkowania chaosu. Ale przynajmniej możesz oznaczać foldery gwiazdkami (za pomocą menu Edycja ), aby mieć pewność, że Twoje ulubione miejsca są zawsze dostępne za jednym dotknięciem.

Szybkie wskazówki, jak utrzymać porządek w programie Outlook

• Stosuj reguły dotyczące powtarzalnych zadań sortowania — mniej pracy ręcznej.
• Przeciągaj wiadomości e-mail do folderów, aby zachować porządek w głównej skrzynce odbiorczej.
• Zmień nazwę, usuń lub zreorganizuj foldery, gdy zrobi się bałagan.
• W przeglądarce i na urządzeniu mobilnym możesz korzystać z funkcji Ulubione, aby uzyskać szybki dostęp do ważnych folderów.

Streszczenie

• Utwórz foldery, klikając prawym przyciskiem myszy w programie Outlook na komputerze lub używając przycisku Utwórz nowy folder w usłudze Outlook.com.
• Utwórz podfoldery wewnątrz istniejących folderów, aby umożliwić lepszą organizację.
• Przenoś wiadomości e-mail za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść” lub menu kontekstowego i konfiguruj reguły automatycznego sortowania.
• Zarządzaj listą folderów, zmieniając nazwy, usuwając lub przypinając ulubione.
• Na urządzeniach mobilnych możesz tworzyć foldery za pomocą menu Przenieś — podfoldery nie są jeszcze obsługiwane.

Podsumowanie

Podsumowując, tworzenie i zarządzanie folderami w Outlooku nie jest najbardziej intuicyjnym doświadczeniem, zwłaszcza podczas przełączania się między wersjami. Mimo to warto poświęcić trochę czasu na poprawną konfigurację – same reguły mogą zaoszczędzić wiele godzin sortowania. Nie zniechęcaj się, jeśli na początku będzie to trochę toporne; czasami wystarczy ponownie uruchomić Outlooka lub szybko odświeżyć, aby wszystko wróciło do normy. To balans między konfiguracją pod kątem wydajności a radzeniem sobie z pewnymi dziwactwami, ale gdy już się z tym oswoisz, Twoja skrzynka odbiorcza Ci za to podziękuje.

---

---