Jak porównać Smartsheet i Excel: Który lepiej odpowiada Twoim potrzebom
Pewnie zauważyłeś, że próby zgrania Smartsheet i Excela czasami przypominają zaganianie kotów do stada. Może zauważasz, że niektóre funkcje się nie synchronizują, dane eksportują się do niewłaściwego formatu, a co gorsza, nie możesz zrozumieć, dlaczego udostępniany arkusz nie aktualizuje się w czasie rzeczywistym, tak jak powinien. Szczerze mówiąc, jest to dość frustrujące, zwłaszcza gdy polegasz na tych narzędziach w kluczowych harmonogramach projektów lub analizie danych. Celem jest usprawnienie współpracy tych programów, aby nie trzeba było ręcznie wprowadzać danych ani gonić za nieaktualnymi informacjami. Poniższe triki to sprawdzone sposoby na złagodzenie tych problemów i usprawnienie przepływu pracy. Spodziewaj się płynniejszej współpracy, bardziej przejrzystej historii wersji i mniej problemów z przełączaniem się między nimi — nawet jeśli zdarza się to sporadycznie.
Jak poprawić zgodność między Smartsheet i Excelem
Metoda 1: Prawidłowy eksport i import danych
Po pierwsze, najprostsza rzecz, często pomijana: prawidłowy eksport danych ze Smartsheet i import do Excela. Oczywiście, eksport w niewłaściwym formacie to przepis na chaos. Aby zrobić to poprawnie, przejdź do Smartsheet i kliknij Plik > Eksportuj > Eksportuj do Excela. Upewnij się, że eksportujesz w domyślnym formacie .xlsx, który zachowuje formuły, kolory komórek i strukturę lepiej niż opcje CSV lub PDF. Podczas importowania do Excela po prostu otwórz plik bezpośrednio — nie ma potrzeby ponownego zapisywania ani konwertowania, chyba że chcesz, ale pamiętaj, że złożone struktury, takie jak połączone komórki czy osadzone wykresy, mogą być niestabilne.
W jednej konfiguracji działa to idealnie za pierwszym razem; w innej czasami formuły nie są przenoszone lub formatowanie się psuje. To jest dziwna część, ale po kilku próbach wszystko staje się płynniejsze. Jeśli pobierasz duże zbiory danych, rozważ podzielenie eksportu na fragmenty lub skorzystaj z narzędzia Smartsheet Data Export Tool, aby uzyskać większą kontrolę.
Metoda 2: Użyj łączników innych firm i integracji API
Innym rozwiązaniem do wypróbowania jest połączenie Smartsheet i Excela za pomocą oprogramowania pośredniczącego. Zapier, Integromat, a nawet Power Automate, mogą zautomatyzować przepływ danych między aplikacjami, dzięki czemu nie trzeba ręcznie eksportować/importować danych za każdym razem. Jeśli nie masz problemu ze skryptami, interfejs API Smartsheet umożliwia pobieranie danych bezpośrednio do programu Excel za pomocą języka VBA lub Power Query. Możesz na przykład skonfigurować Power Query tak, aby pobierał dane z punktu końcowego interfejsu API Smartsheet, który zazwyczaj wygląda tak https://api.smartsheet.com/2.0/sheets/{sheetId}:.Pamiętaj tylko, że potrzebujesz tokenu API, który znajdziesz w sekcji Konto > Ustawienia osobiste > Dostęp do API.
Ta metoda pomaga w automatycznej, aktualnej synchronizacji danych, ale jest nieco bardziej zaawansowana technicznie. Na niektórych komputerach za pierwszym razem nie działa z powodu zasad bezpieczeństwa, ale po skonfigurowaniu okazuje się zaskakująco niezawodna. Należy spodziewać się tu trochę prób i błędów, zwłaszcza w przypadku uprawnień API.
Metoda 3: Synchronizacja za pośrednictwem rozwiązań pamięci masowej w chmurze
Jeśli masz dość przesyłania plików w tę i z powrotem, skorzystanie z pamięci masowej w chmurze, takiej jak OneDrive lub Dysk Google, może okazać się Twoim wybawieniem. Zapisuj pliki Excela bezpośrednio w folderze współdzielonym, do którego ma dostęp również Twój zespół. Następnie, w przypadku Smartsheet, upewnij się, że uprawnienia udostępniania Twojego zespołu są wystarczająco rygorystyczne, ale nie zbyt restrykcyjne. Gdy obie aplikacje wskazują na ten sam folder w chmurze, aktualizacje rozprzestrzeniają się szybciej – to podejście typu „najlepsze z obu światów”.Uważaj tylko na konflikty zapisów: jeśli dwie osoby jednocześnie edytują plik Excela w tym samym folderze, otrzymasz zduplikowane wersje. Dlatego postaraj się jasno określić, kiedy synchronizować i zapisywać.
To rozwiązanie sprawdza się, gdy zespoły nie są bardzo duże lub gdy zapotrzebowanie na synchronizację jest niewielkie. W niektórych konfiguracjach nowe dane pojawiają się w aplikacjach dopiero po sekundzie lub dwóch, więc nie należy oczekiwać perfekcji w czasie rzeczywistym.
Czego się spodziewać po wypróbowaniu tych produktów
Większość z tych poprawek powinna usprawnić wymianę danych, niezależnie od tego, czy chodzi o lepsze formatowanie, bardziej aktualne informacje, czy mniej ręcznych problemów. Czasami wystarczy po prostu znaleźć odpowiednią kombinację ustawień eksportu, interfejsów API i przepływów pracy, takich jak synchronizacja w chmurze. Szczerze mówiąc, każda konfiguracja jest nieco inna – to, co działało idealnie na jednym komputerze, może nie działać na innym – ale z odrobiną cierpliwości zazwyczaj jest lepiej.
Jedno: nie spodziewaj się, że te triki zamienią Smartsheet i Excel w jedną, bezproblemową aplikację z dnia na dzień. Powinny one jednak przynajmniej ograniczyć problemy i ułatwić Ci pracę z danymi projektu i arkuszami kalkulacyjnymi jednocześnie.
Powiązane artykuły
Czy ten artykuł był pomocny?