Jak stworzyć efektywny schemat organizacyjny w programach Word, Excel i PowerPoint

Wykresy i diagramy to niezwykle przydatne wizualizacje, zwłaszcza gdy chcesz, aby raportowanie lub hierarchia firmy były naprawdę przejrzyste. Jeśli kiedykolwiek musiałeś pokazać, kto komu podlega w zespole, dziale lub całej firmie, stworzenie schematu organizacyjnego w programie Microsoft Word, Excel lub PowerPoint to idealne rozwiązanie. Czasami wystarczy po prostu wstawić szablon, ale jeśli potrzebujesz czegoś bardziej spersonalizowanego — na przykład dodać niestandardowe informacje, zdjęcia lub stworzyć unikalną strukturę — ​​umiejętność stworzenia go od podstaw za pomocą grafiki SmartArt może być przełomowa. Proces ten nie zawsze jest prosty, zwłaszcza jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłeś, dlatego oto przewodnik z przydatnymi wskazówkami i trikami, które pomogą Ci szybko stworzyć przejrzysty, profesjonalnie wyglądający wykres.

Jak stworzyć schemat organizacyjny w programie Word, Excel lub PowerPoint

Użyj szablonu, aby zaoszczędzić czas i szybko zacząć

Szablony są przyzwoite, jeśli szukasz czegoś szybkiego i kolorowego. W TemplateLab możesz znaleźć darmowe, edytowalne pliki, które pokazują układy różnych zespołów lub firm. Wystarczy pobrać, podmienić przykładowe nazwy i tytuły i gotowe. To trochę dziwne, ale te szablony robią dużo, zwłaszcza jeśli nie jesteś szczególnie obeznany z układem i projektowaniem.

Inną przydatną opcją jest Template.net. Jest ona podobna, ale dodaje kolumnę „Ocena gotowości” obok każdego nazwiska. Jeśli planujesz sukcesję lub chcesz śledzić coś takiego jak doświadczenie, wyniki testów lub wkład, to rozwiązanie jest bardzo proste. Wystarczy zamienić symbole zastępcze na liczby. Uwaga – niektóre szablony działają lepiej w niektórych wersjach programu Word lub PowerPoint, więc jeśli wyglądają nieestetycznie, odśwież je lub dostosuj ręcznie.

Tworzenie schematu organizacyjnego w programie Excel za pomocą szablonów

Jeśli Twoim ulubionym narzędziem jest Excel, ten darmowy szablon Excela od Smartsheet ułatwi Ci życie. To proste: wpisz nazwę firmy, swoje imię i nazwisko oraz datę u góry. Następnie kliknij każde pole, aby zastąpić przykładową nazwę i stanowisko swoimi danymi. W niektórych konfiguracjach skopiowanie pola z prawej strony i wklejenie go do wykresu wystarcza, aby dodać nową osobę lub dział. Nie wiem, dlaczego to działa, ale na niektórych komputerach nie działa za pierwszym razem, a potem magicznie działa po szybkim restarcie lub ponownym skopiowaniu — dziwne, ale prawdziwe.

Jeśli chcesz umieścić zdjęcia obok nazwisk, w Smartsheet znajdziesz inny szablon, który obsługuje zdjęcia portretowe. Aby wstawić zdjęcie, kliknij prawym przyciskiem myszy ikonę obrazu, przejdź do opcji „Zmień obraz” i wybierz plik. Czasami zmiana rozmiaru lub położenia tych zdjęć może być uciążliwa — po prostu spodziewaj się trochę zamieszania, zanim wszystko będzie wyglądać schludnie.

Szablony programu PowerPoint do prezentacji i pokazów

Użytkownicy programu PowerPoint, jeśli planujecie umieścić schemat organizacyjny w prezentacji, Slidesgo oferuje dziesiątki darmowych, kolorowych szablonów. Pobierz darmowy szablon, a otrzymasz go w prezentacji z wieloma układami, więc wybierz ten, który najbardziej Ci odpowiada. W klasycznym układzie osoba główna znajduje się na środku u góry, a podwładni rozgałęziają się w dół. Jeśli wolisz układ poziomy, niektóre szablony rozchodzą się od lewej do prawej, co może wyglądać całkiem efektownie w niektórych stylach korporacyjnych.

Utwórz schemat organizacyjny od podstaw za pomocą grafiki SmartArt

Jeśli masz niestandardową hierarchię – różne działy, specjalne linie raportowania lub po prostu chcesz mieć pełną kontrolę – stworzenie wykresu od podstaw może być zaskakująco proste dzięki SmartArt. Oczywiście Microsoft musiał to bardziej skomplikować, oferując tak wiele opcji, ale gdy już się wprawisz, staje się to dość elastyczne. Oto, jak to zrobić w programach Word, PowerPoint lub Excel, zaczynając od wstawienia grafiki SmartArt.

Wstaw schemat organizacyjny

• Przejdź do karty Wstawianie na wstążce.
• Kliknij SmartArt w sekcji Ilustracje.
• W otwartym oknie dialogowym wybierz Hierarchię z menu po lewej stronie. Dostępnych jest wiele opcji — wybierz tę, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom — na przykład podstawowy schemat organizacyjny.
• Kliknij OK, aby upuścić plik w dokumencie.

Ten krok jest kluczowy, ponieważ ustala podstawową strukturę, na której będziesz bazować. Szablony hierarchii są zaprojektowane tak, aby automatycznie się układały, łączyły i nadawały profesjonalny wygląd — ale w razie potrzeby można je dostosować.

Dodaj tekst i szczegóły

Kliknij każdy kształt (pole) i wpisz imiona i nazwiska członków zespołu, tytuły lub dowolne informacje. Możesz też, aby szybko edytować, otworzyć panel tekstowy, klikając małą strzałkę po lewej stronie wykresu, a następnie wprowadzić tam dane. Nie wiem dlaczego, ale czasami kształty automatycznie zmieniają rozmiar, co jest całkiem przydatne. Jeśli dodajesz wiele osób, zwróć uwagę na poziomy hierarchii, aby zapewnić spójność i upewnić się, że wszystko jest poprawnie ustawione.

Aby zmienić styl lub kolor czcionki, wystarczy zaznaczyć tekst i skorzystać z opcji na karcie Narzędzia główne — jest to łatwy dostęp umożliwiający szybkie wprowadzenie zmian.

Dodawaj lub usuwaj kształty dla większej liczby członków zespołu

Dzięki SmartArt dodawanie nowych członków zespołu staje się łatwiejsze. Wybierz istniejący kształt, a następnie przejdź do zakładki Projekt SmartArt. Użyj menu rozwijanego „Dodaj kształt”, aby umieścić nowy blok przed, po, powyżej lub poniżej, w zależności od potrzeb. To zaskakująco intuicyjne; dodałem mnóstwo węzłów bez najmniejszego problemu. Jeśli potrzebujesz reorganizacji, użyj przycisków „Awansuj” lub „Obniż”, aby zmienić poziom. W ten sposób hierarchia pozostaje poprawna i nie musisz ręcznie przeciągać i upuszczać kształtów — bo to tylko proszenie się o kłopoty.

Styl i dostosowanie wykresu

Po ustawieniu struktury możesz ją znacznie upiększyć. Na karcie Projektowanie SmartArt znajdziesz schematy kolorów i opcje stylów. Poeksperymentuj z funkcją Zmień Kolory, aby dopasować ją do swojej marki lub po prostu dodać wizualnego akcentu. Możesz również wybierać spośród wbudowanych stylów, takich jak efekty 3D, cienie lub dopracowane gradienty. Chcesz zmienić kolor tylko jednego kształtu? Kliknij go prawym przyciskiem myszy, wybierz Wypełnienie kształtu i wybierz żądaną opcję. To trochę zagadka, ale gdy się do tego przyzwyczaisz, stylizowanie schematu organizacyjnego stanie się dla Ciebie czymś naturalnym.

Dodatkowe wskazówki i triki

Już samo bawienie się opcjami na karcie Projektowanie SmartArt otwiera przed Tobą mnóstwo możliwości personalizacji – odwracanie układów, przywracanie ustawień domyślnych, a w razie potrzeby konwersję wykresu do tekstu lub prostej grafiki. Niezależnie od okoliczności, stworzenie własnego schematu organizacyjnego nie musi trwać wieki. Dzięki szablonom lub SmartArtom można szybko i łatwo udokumentować strukturę zespołu. W jednej konfiguracji udało mi się to zrobić w około 10 minut – w innej zajęło mi to trochę dłużej, ale wysiłek był całkowicie wart zachodu.

Streszczenie

• Gdy masz mało czasu, korzystaj z szablonów, aby szybko tworzyć kolorowe wykresy.
• Jeśli chcesz mieć pełną kontrolę lub masz złożoną strukturę, twórz projekty od podstaw za pomocą SmartArt.
• Dostosuj za pomocą kolorów, kształtów i zdjęć, aby uzyskać profesjonalny wygląd.
• Narzędzia do projektowania SmartArt okazują się naprawdę potężne, gdy już się z nimi oswoisz.

Podsumowanie

Tworzenie schematu organizacyjnego nie zawsze jest przyjemne, zwłaszcza jeśli zależy Ci na tym, aby wyglądał dobrze i precyzyjnie. Ale dzięki tym sztuczkom możesz go stworzyć całkiem szybko – korzystając z szablonu lub używając grafiki SmartArt, aby uzyskać bardziej spersonalizowany efekt. Pamiętaj tylko, że czasami nie wszystko idzie idealnie za pierwszym razem, a trochę zamieszania jest normalne. Mamy nadzieję, że dzięki temu zaoszczędzisz komuś kilka godzin i sprawisz, że cały proces będzie mniej uciążliwy.

---

---