Na tej stronie

Na tej stronie

Jak udostępniać lub zapisywać skoroszyty programu Excel, usuwając formuły

Udostępnianie arkusza kalkulacyjnego Excel bez formuł, komentarzy i formatowania bywa czasem dość trudne — zwłaszcza jeśli zależy Ci na przejrzystości i profesjonalizmie. Może po prostu chcesz pokazać komuś ostateczne liczby bez ujawniania sposobu ich obliczenia, albo chcesz udostępnić wersję, która nie zostanie przypadkowo pomieszana z formułami. Niezależnie od powodu, istnieje kilka sprawdzonych sposobów na pozbycie się wszystkich zbędnych elementów i przekształcenie arkusza kalkulacyjnego w czysty wysypisko danych. Metody te nie są idealne i czasami zdarzają się dziwne rzeczy — na przykład przeciekające formuły lub nieprawidłowe formatowanie. Jednak w większości przypadków działają. Celem jest utworzenie czystej kopii bez formuł, którą można śmiało udostępnić — bez niespodzianek.

Jak usunąć formuły programu Excel za pomocą funkcji Wklej specjalnie

Metoda 1: Użycie funkcji Wklej specjalnie w celu porzucenia formuł i zachowania wyłącznie danych

To dość klasyczny ruch w Excelu. Dlaczego? Ponieważ jest prosty, szybki i nie wymaga zabawy z makrami ani VBA. Chodzi o to, aby skopiować dane, a następnie wkleić je z powrotem jako „Wartości”.W ten sposób Excel zastępuje wszystkie formuły ich ostatnimi obliczonymi wynikami, a Ty masz czystą kartę. To rozwiązanie sprawdza się szczególnie dobrze, jeśli nie masz nic przeciwko utracie formuł, ale chcesz zachować wszystko inne — takie jak formatowanie, komentarze itp.— jeśli nie wybierzesz odpowiednich opcji.

Oto, jak to działa: gdy wklejasz tylko wartości, wszystkie formuły zostają zastąpione ich statycznymi wynikami. Udostępnienie tego arkusza oznacza, że ​​nikt nie może podejrzeć formuł – tylko widoczne liczby. Zazwyczaj ta metoda jest niezawodna, ale w niektórych konfiguracjach, zwłaszcza gdy arkusz zawiera linki do źródeł zewnętrznych, kilka formuł może się pojawić ponownie lub nie być tak zrozumiałych, jak oczekiwano. Mimo to, w większości przypadków to działa.

Spodziewaj się, że Twój arkusz kalkulacyjny zamieni się w zwykłe dane, bez formuł, ale z zachowaniem większości formatowania, chyba że zdecydujesz się je usunąć. Na niektórych komputerach kopiowanie i wklejanie może się opóźniać lub zacinać przez sekundę – trochę dziwne, ale taki właśnie jest Excel.

Otwórz dokument Excel i wykonaj następujące kroki:

Otwórz duplikat arkusza kalkulacyjnego

  • Kliknij prawym przyciskiem myszy kartę arkusza, wybierz Przenieś lub Kopiuj, a następnie zaznacz Utwórz kopię i naciśnij OK. Najlepiej pracować w tej kopii, aby zachować oryginał.

Zaznacz wszystkie komórki w duplikacie

  • Naciśnij Ctrl + A(Windows) lub Command + A(Mac).Możesz też kliknąć małą ikonę trójkąta w lewym górnym rogu arkusza – tam, gdzie spotykają się numery wierszy i litery kolumn – aby zaznaczyć wszystko.

Skopiuj wszystko

  • Naciśnij Ctrl + Club Command + C. Teraz wszystkie dane znajdują się w schowku.

Wklej jako wartości

  • Przejdź do zakładki Narzędzia główne, kliknij strzałkę pod ikoną Wklej, a następnie wybierz ikonę Wartości. Możesz też wybrać Wklej specjalnie z menu, a następnie wybrać Wartości i nacisnąć OK.

Ten duży krok eliminuje formuły, zastępując je statycznymi liczbami. Teraz arkusz wyświetla tylko dane — bez żadnych obliczeń w tle.

Zapisz wyczyszczony arkusz

  • Kliknij Ctrl + S(Windows) lub Command + S(Mac).Wybierz nazwę, zapisz jako „.xlsx” (skoroszyt programu Excel) i gotowe.

Zapisywanie arkuszy kalkulacyjnych bez formuł za pomocą kodu VBA

Jeśli pracujesz z wieloma arkuszami lub chcesz bardziej zautomatyzować pracę, VBA (Visual Basic for Applications) może ułatwić Ci życie. Jest to szczególnie przydatne, gdy robisz to często lub z wieloma arkuszami, ponieważ możesz uruchomić makro, które automatycznie zamienia formuły na wartości. Haczyk? Musisz włączyć kartę Deweloper i opanować podstawy obsługi makr – niezbyt skomplikowane, ale wciąż stanowiące krok naprzód w porównaniu z ręcznym kopiowaniem i wklejaniem.

Oto prosty skrypt VBA, który konwertuje wszystkie formuły w skoroszycie na ich bieżące wartości:

Sub Formulas_into_Values() Dim ws As Worksheet For Each ws In ThisWorkbook. Worksheets ws. Cells. Copy ws. Cells. PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Next ws Application. CutCopyMode = False End Sub

Jak to uruchomić? Otwórz zduplikowany plik, naciśnij Alt + F11, aby otworzyć edytor VBA, a następnie przejdź do Wstaw > Moduł, wklej kod i naciśnij, F5aby wykonać. Makro kopiuje wszystkie komórki, a następnie wkleja wartości nad formułami, skutecznie spłaszczając wszystko. Nie wiem dlaczego, ale czasami Excel generuje błąd na dużych arkuszach lub po połączeniu z danymi zewnętrznymi — dlatego przed uruchomieniem makr należy wykonać kopię zapasową.

Po zakończeniu wystarczy zapisać pracę i można ją udostępniać bez konieczności posiadania jakichkolwiek wzorów.

Twórz i udostępniaj arkusze Excela bez formuł

Podsumowując, niezależnie od tego, czy wolisz robić to ręcznie za pomocą funkcji Wklej specjalnie, czy automatyzować za pomocą VBA, te sztuczki pomogą Ci tworzyć przejrzyste, łatwe do udostępniania arkusze kalkulacyjne. Pamiętaj tylko — zawsze twórz kopię zapasową przed usunięciem formuł, bo gdy znikną, nie będą już dostępne. Dodatkowo, niektóre formatowania lub komentarze mogą nie przetrwać procesu w idealnym stanie, więc sprawdź dokładnie ostateczny arkusz.

Mam nadzieję, że te metody skrócą żmudne sprzątanie i sprawią, że udostępnianie stanie się mniej stresujące. Nie wiem, dlaczego to działa, ale w niektórych konfiguracjach Excel po prostu potrzebuje bodźca, żeby zamienić formuły w dane statyczne. Powodzenia!

Streszczenie

  • Skopiuj arkusz, a następnie wklej specjalnie jako wartości, aby usunąć formuły.
  • Użyj makra VBA do masowego lub powtarzalnego usuwania formuł.
  • Zawsze cofaj się przed usunięciem formuł.
  • Zapisz w formacie „.xlsx” w celu udostępnienia.

Podsumowanie

Ostatecznie chodzi o znalezienie najlepszego rozwiązania w danej sytuacji. Ręczne kopiowanie i wklejanie działa dobrze w przypadku małych arkuszy, natomiast VBA sprawdza się lepiej, jeśli robisz to często lub z wieloma arkuszami. Miej pod ręką kopie zapasowe i nie zapomnij dwukrotnie sprawdzić wersji finalnej. Trzymam kciuki, że to usprawni proces udostępniania — sprawdziło się u większości osób, które znam, więc jest duża szansa, że ​​u Ciebie też zadziała.

Powiązane artykuły

Ostatnio przeglądane

Czy ten artykuł był pomocny?