Jak utworzyć grupę e-mail w programie Outlook

Utworzenie grupy e-mail lub grupy kontaktów w programie Microsoft Outlook to prawdziwy ratunek, gdy masz dość ciągłego wpisywania tej samej, długiej listy wiadomości. Niezależnie od tego, czy korzystasz z Outlooka w przeglądarce, na komputerze, czy nawet na urządzeniu mobilnym, wiedza o tym, jak to skonfigurować, oznacza mniej kłopotów i więcej czasu na, nie wiem, robienie tego, co robisz. Jest to szczególnie przydatne, gdy zarządzasz projektem, zapraszasz na wydarzenia lub po prostu masz grono stałych kontaktów. Po skonfigurowaniu grupy wysyłasz wiadomość e-mail tylko do nazwy grupy, a wszyscy ją otrzymują. Koniec z kopiowaniem i wklejaniem lub ręcznym dodawaniem wszystkich za każdym razem, co jest dość uciążliwe. W tym przewodniku nauczysz się tworzyć, edytować i usuwać te grupy na różnych platformach. Oczywiście każda z nich ma swoje dziwactwa, a czasami Outlook po prostu odmawia współpracy.

Jak tworzyć i zarządzać grupami e-mail w programie Outlook

Metoda 1: Tworzenie grupy kontaktów w programie Outlook w sieci Web

Jeśli korzystasz z Outlooka w przeglądarce na komputerze PC lub Mac, to jest to idealne rozwiązanie. Jest proste, ale nieco ukryte w menu – oto instrukcja krok po kroku. Dlaczego to pomaga: łatwiejsze zarządzanie wieloma kontaktami, szybsze wysyłanie e-maili, zwłaszcza jeśli ciągle wysyłasz e-maile do tych samych osób. Po poprawnym skonfigurowaniu otrzymasz listę kontaktów gotową do wysłania e-maili za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Po zakończeniu pracy możesz spodziewać się, że Twoja nowa grupa pojawi się w sekcji „Osoby”, a później zawsze możesz do niej wrócić i ją dostosować.

1. Otwórz przeglądarkę i przejdź do Outlook.com. Zaloguj się, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś.
2. Kliknij Ludzie na pasku bocznym po lewej stronie (czasami znajduje się on pod siatką uruchamiania aplikacji, jeśli korzystasz z głównego interfejsu programu Outlook).
3. Kliknij strzałkę w dół obok Nowego kontaktu (lub poszukaj Nowej listy kontaktów).Jeśli jej nie widzisz, spróbuj najpierw kliknąć Nowy, a następnie poszukaj opcji listy.
4. W nowym oknie wpisz jasną nazwę grupy w polu Nazwa listy kontaktów. Na przykład „Obiad zespołowy” lub „Projekt X”, cokolwiek ma sens.
5. Kliknij Dodaj adresy e-mail i wpisz adresy e-mail kontaktów – naciśnij Enter lub przecinek po każdym adresie, aby je rozdzielić. Wskazówka: kopiowanie i wklejanie z innej listy oszczędza czas.
6. Jeśli chcesz, dodaj krótki opis w polu Opis, np.„Zaproszenia na cotygodniowe spotkania” lub „Przyjaciele ze studiów”.
7. Na koniec kliknij Utwórz lub Zapisz. Bum, Twoja grupa jest gotowa do startu.

Metoda 2: Tworzenie grupy kontaktów w aplikacji komputerowej Outlook

To rozwiązanie jest przeznaczone dla użytkowników systemu Windows, którzy korzystają z aplikacji Outlook. Jest ona nieco bardziej przyjazna dla użytkownika, gdy już przyzwyczaisz się do układu, a kontakty można dodawać bezpośrednio z Kontaktów lub Książki adresowej Outlooka. Trochę dziwne, ale działa – czasami nawet się zawiesza, jeśli masz pecha, ale zazwyczaj działa niezawodnie. Spodziewaj się nowej grupy w widoku Osoby, którą możesz później edytować lub usunąć, klikając prawym przyciskiem myszy.

1. Otwórz program Outlook na komputerze PC lub Mac.(Na komputerze Mac menu może wyglądać nieco inaczej, ale poszukaj opcji Osoby lub Kontakty.)
2. Przejdź do zakładki Ludzie – zwykle za pomocą ikony w lewym dolnym rogu lub za pomocą paska menu.
3. Kliknij Nowa grupa kontaktów u góry okna. Jeśli jest wyszarzona, upewnij się, że jesteś w odpowiednim widoku lub że aplikacja nie zawiesza się.
4. W polu Nazwa wpisz nazwę opisową — taką, którą później będziesz mógł rozpoznać.
5. Kliknij Dodaj członków – zobaczysz opcje dodawania z Kontaktów Outlook, Książki adresowej lub tworzenia Nowego kontaktu e-mail. W zależności od potrzeb wybierz odpowiednią opcję. Wskazówka: Użyj Z kontaktów Outlook, jeśli Twoje kontakty są już tam zapisane.
6. Wybierz kontakty, które chcesz dodać (zaznacz pola wyboru), a następnie kliknij OK lub Dodaj.
7. Po zakończeniu kliknij Zapisz i zamknij. Twoja nowa grupa kontaktów będzie teraz dostępna w Twoich kontaktach.

Metoda 3: Usuwanie lub edytowanie grup

Być może wyrosłeś z grupy albo ktoś opuścił projekt – cokolwiek. Edytowanie lub usuwanie grup jest dość proste, ale znowu zależne od platformy. Jeśli jesteś w internecie, po prostu znajdź grupę w zakładce Osoby, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Edytuj lub Usuń. W aplikacji komputerowej znajdź ją na liście kontaktów, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz odpowiednią opcję. Krótka uwaga: Outlook czasami nie synchronizuje się od razu, więc jeśli zmiany nie pojawią się od razu, odczekaj chwilę lub uruchom ponownie aplikację.

Czy można to zrobić na urządzeniu mobilnym?

Trochę, trochę. Aplikacja Outlook na iPhone’a lub Androida nie pozwala na bezpośrednie tworzenie nowych grup kontaktów. Dziwne, prawda? Można je przeglądać, jeśli zostały już utworzone online lub na komputerze, ale tworzenie nowych zazwyczaj oznacza powrót do przeglądarki lub pulpitu. Rozwiązaniem jest tworzenie grup w aplikacji Kontakty na urządzeniu, ale to kolejny problem. Tak więc, na razie najlepiej skonfigurować je na komputerze i używać aplikacji mobilnej do wysyłania lub sprawdzania wiadomości.

Wysyłanie wiadomości e-mail do grupy

Po skonfigurowaniu grupy wysyłanie wiadomości jest dziecinnie proste. Wystarczy zacząć pisać e-maila i wpisać nazwę grupy w polu Do, tak jak w przypadku zwykłego e-maila. Outlook często będzie proponował grupy podczas pisania. Po wybraniu grupy wiadomość zostanie wysłana do wszystkich osób z listy – to bardzo przydatne podczas koordynowania lub aktualizowania kilku osób jednocześnie. Działa to na wszystkich platformach, więc nie martw się, jeśli zmienisz urządzenie w trakcie projektu.

Podsumowanie

Tworzenie grup kontaktów w Outlooku to jedna z tych niedocenianych funkcji, które naprawdę mogą zaoszczędzić mnóstwo czasu. Tak, każda platforma ma swoje dziwactwa, ale kiedy już się z nią oswoisz, będziesz się zastanawiać, jak sobie wcześniej radziłeś bez niej. Nie jest to idealne rozwiązanie – czasami synchronizacja jest powolna lub kontakty nie pojawiają się od razu – ale hej, to lepsze niż pisanie 20 e-maili tygodniowo. Mam nadzieję, że to wystarczy, aby uporządkować te grupy i wysłać e-maile.

Streszczenie

• Użyj aplikacji internetowej lub komputerowej Outlook, aby utworzyć grupy.
• Dodaj kontakty z listy kontaktów lub ręcznie.
• Edytuj lub usuwaj grupy według potrzeb.
• Na urządzeniach mobilnych nie można jeszcze tworzyć grup, więc zaplanuj to odpowiednio.
• Podczas wysyłania wiadomości e-mail wpisz nazwę grupy i gotowe.

Podsumowanie

Podsumowując, skonfigurowanie grup kontaktów zajmuje kilka minut, ale bardzo się opłaca, gdy trzeba wysłać dużo e-maili. Nie wiem, dlaczego Outlook nadal tak komplikuje to na urządzeniach mobilnych, ale na komputerze stacjonarnym lub w przeglądarce jest to całkiem proste. Jeśli utkniesz, pamiętaj, aby sprawdzić, czy grupa jest zapisana i widoczna w kontaktach. Oby to pomogło komuś choć trochę ograniczyć ten e-mailowy chaos.

---

---