Jak utworzyć schemat organizacyjny w aplikacji Microsoft Teams i poruszać się po nim
Ustalenie, kto jest kim w firmie, może być kłopotliwe, zwłaszcza jeśli schematy organizacyjne są niekompletne lub niepoprawnie skonfigurowane. Korzystając z Microsoft Teams, bardzo przydaje się jasny obraz hierarchii — zwłaszcza jeśli chcesz zobaczyć, kto komu podlega, lub po prostu zorientować się w strukturze firmy bez przekopywania się przez niekończące się e-maile. Problem w tym, że wszystko zależy od tego, jak dobrze przechowywane są informacje w usłudze Azure Active Directory (AAD).Jeśli w AAD nie ma odpowiednich stanowisk, menedżerów i działów, schemat organizacyjny w Teams niewiele da. Oczywiście Teams pobiera informacje o hierarchii bezpośrednio z niego. Jeśli więc jest błędny lub nieaktualny, schemat organizacyjny nie pokazuje niczego przydatnego lub jest po prostu błędny. Sztuczka polega na tym, aby upewnić się, że Azure AD zawiera odpowiednie dane. Ten proces jest przeznaczony głównie dla administratorów i tak, wymaga on przejścia do Azure Portal na komputerze stacjonarnym — wersja mobilna nie wystarczy. Ponadto aktualizacja tych informacji nie jest natychmiastowa; Synchronizacja może zająć trochę czasu, więc nie panikuj, jeśli zmiany nie pojawią się od razu. Ponadto ta konfiguracja sprawdza się głównie na komputerze stacjonarnym, w czatach i profilach w Teams. Jeśli próbujesz zobaczyć hierarchię na swoim urządzeniu mobilnym? To inna historia, bardziej przypomina listę członków niż dynamiczny schemat organizacyjny. Oto, jak to zazwyczaj wygląda — skonfigurowanie informacji w usłudze Azure AD pomaga Teams wygenerować widok hierarchii, a jeśli chcesz zobaczyć, jak to wszystko do siebie pasuje, musisz najpierw wykonać trochę pracy administracyjnej. To nie jest tylko funkcja kosmetyczna; w rzeczywistości usprawnia komunikację i wyjaśnia, kto jest za co odpowiedzialny. Pamiętaj tylko, że niektóre konfiguracje mogą być uciążliwe i czasami działają raz, nie działają dwa razy. Ale zrobienie tego dobrze sprawia, że codzienna harówka jest trochę mniej chaotyczna.
Jak skonfigurować schemat organizacyjny w usłudze Azure Active Directory
Uzyskiwanie prawidłowych informacji o zadaniu w usłudze Azure AD — dlaczego to ważne
To jest główny powód, dla którego Twój schemat organizacyjny w Teams mógłby w przeciwnym razie być żartem. Uzupełniając stanowisko każdego użytkownika, dział i informacje o menedżerze, Teams może wygenerować hierarchię na podstawie rzeczywistych danych. Jeśli te informacje są niekompletne lub ich brakuje, Twój schemat będzie fragmentaryczny lub całkowicie bezużyteczny. Szczerze mówiąc, dotyczy to sytuacji, gdy widzisz członków swojego zespołu wymienionych, ale nie ma pomocy technicznej lub hierarchia wygląda całkowicie źle. Największe wyzwanie? Tylko administratorzy lub osoby z dostępem do Azure AD mogą to zrobić. W niektórych konfiguracjach, jeśli Twoja firma używa niestandardowych atrybutów lub mocno dostosowanego schematu, będziesz musiał poszperać trochę głębiej, a nawet napisać skrypt zbiorczych aktualizacji. Spodziewaj się, że po tych zmianach hierarchia powinna stać się bardziej inteligentna — pokazując, kto komu podlega i umożliwiając szybki przegląd warstw firmy. Pamiętaj tylko, że w niektórych konfiguracjach ta opcja nie działa przez pierwsze kilka razy, a następnie magicznie zaczyna działać po ponownym uruchomieniu lub wyczyszczeniu pamięci podręcznej. Dziwne, ale hej, taki jest Windows i Azure.
Krok po kroku: aktualizowanie informacji o użytkowniku w usłudze Azure AD
- Otwórz portal Azure Active Directory pod adresem https://portal.azure.com/. Zaloguj się na konto administratora. Jeśli nie masz dostępu, poproś administratora systemu o zrobienie tego za Ciebie.
- W menu po lewej stronie kliknij Azure Active Directory, aby przejść do ustawień swojej domeny. Następnie przejdź do sekcji Użytkownicy.
- Znajdź użytkownika, którego chcesz zaktualizować. Możesz wyszukiwać po nazwie lub adresie e-mail.
- Kliknij jego profil, a następnie kliknij „Edytuj właściwości” u góry. Otworzy się strona z informacjami o użytkowniku.
- Przewiń w dół do informacji o pracy lub podobnych pól atrybutów niestandardowych, jeśli Twoja konfiguracja ich używa. Wpisz tytuł, dział, lokalizację biura itd.— wszystko, co pomoże Ci stworzyć przejrzystą hierarchię.
- Aby przypisać menedżera (co jest kluczowe dla działania schematu organizacyjnego), znajdź pole Menedżer, kliknij Dodaj menedżera, a następnie wybierz odpowiednią osobę z listy. Tak, to w zasadzie proces wyszukiwania i wybierania.
- Kliknij „Zapisz” na dole, a następnie powtórz dla innych użytkowników. Spodziewaj się, że konieczne będzie odświeżenie pamięci podręcznej lub odczekanie chwili, aż informacje zostaną rozpropagowane w Teams.
Jak wyświetlić schemat organizacyjny w aplikacji Microsoft Teams na komputerze stacjonarnym
Przygotowanie sceny — co należy zrobić wcześniej
Po poprawnym uzupełnieniu danych w usłudze Azure AD, możesz zobaczyć hierarchię w Teams, o ile masz odpowiednie uprawnienia. Jest to ograniczone do czatów indywidualnych; nie ma jeszcze widoku schematu organizacyjnego dla całych zespołów, co jest dość uciążliwe. Musisz być zalogowany na koncie firmowym, które musi być poprawnie zsynchronizowane z odpowiednimi danymi. Nie spodziewaj się też, że zobaczysz całe działy, a jedynie podległość osoby, z którą rozmawiasz. Jeśli te dane nie zostaną uzupełnione, schemat będzie pusty lub bezużyteczny.
Jak otworzyć schemat organizacyjny w aplikacji Teams
- Uruchom aplikację Microsoft Teams i przejdź do zakładki Czat na pasku bocznym.
- Wybierz rozmowę z osobą, którą chcesz poznać.
- W prawym górnym rogu czatu kliknij ikonę lub kartę Organizacja.
- Pojawi się diagram hierarchii pokazujący, kto komu podlega, a nawet ich stanowiska pracy pod ikonami.
- Możesz kliknąć dowolnego użytkownika na tym diagramie, aby wyświetlić więcej szczegółów lub wyszukać kogoś innego w pasku wyszukiwania. Informacje te zależą od tego, jak dobrze skonfigurowano profil usługi Azure AD.
Wyświetlanie schematu organizacyjnego na urządzeniach mobilnych
Dlaczego jest ograniczony dla użytkowników urządzeń mobilnych
Aplikacja mobilna nadal nie obsługuje wizualizacji schematu organizacyjnego, co jest dość rozczarowujące. Zamiast tego otrzymujesz widok listy członków zespołu, z nazwami i rolami – to nie to samo, co diagram hierarchii. Aby zorientować się w strukturze, możesz otworzyć listę członków za pomocą menu z trzema kropkami obok nazwy zespołu lub organizacji, a następnie dotknąć opcji „ Wyświetl członków”. Nie jest to idealne rozwiązanie, ale lepsze to niż nic.
Szybkie porady dotyczące urządzeń mobilnych
- Otwórz aplikację Teams i zaloguj się.
- Przejdź do zakładki Zespoły na dole.
- Kliknij trzy kropki obok swojej organizacji lub zespołu i wybierz opcję Wyświetl członków.
- Zobacz listę członków i ich role lub dotknij użytkownika, aby wyświetlić jego profil i uzyskać dodatkowe informacje.
Zarządzanie użytkownikami i informacjami w celu zachowania przejrzystości
Jeśli ważna jest przejrzystość organizacyjna, zachęć zespół administratorów do dbania o porządek w informacjach AAD. Aktualizowanie stanowisk, menedżerów i informacji o działach jest niezbędne, aby widok hierarchii w Teams był użyteczny. Warto również regularnie sprawdzać informacje w profilu, jeśli korzystasz z własnego konta – czasami nieaktualne dane prowadzą do zamieszania lub braku informacji o hierarchii. Jeśli Twoja firma korzysta z niestandardowych atrybutów lub źródeł danych, konieczne może być dostosowanie tych ustawień lub poproszenie o to osoby zarządzającej katalogiem.
Podsumowując, konfiguracja nie jest całkowicie niezawodna, a diagram hierarchii bywa czasem nieco kapryśny. Jednak po uruchomieniu okazuje się zaskakująco przydatny do szybkich kontroli organizacji bez konieczności przeszukiwania wewnętrznej dokumentacji. Należy jednak pamiętać, że proces konfiguracji może się różnić w zależności od zasad administratora i zakresu kontroli nad usługą Azure AD. Jeśli coś nie działa, najpierw sprawdź dokładnie informacje o użytkownikach i uprawnienia – to zazwyczaj one są przyczyną problemu.
Powiązane artykuły
Czy ten artykuł był pomocny?