Jak uzyskać dostęp do historii wersji plików Excel i przywrócić poprzednie wersje
Czy zdarzyło Ci się kiedyś znaleźć starszą wersję pliku Excela — może ktoś popełnił literówkę albo przypadkowo zapisałeś coś ważnego? To dość frustrujące, bo bądźmy szczerzy: Excel nie zawsze to wyraźnie pokazuje. Na szczęście, jeśli plik jest przechowywany w usłudze OneDrive, programie SharePoint, a nawet w najnowszych wersjach pakietu Office 365, istnieje wbudowana funkcja śledzenia i przywracania poprzednich wersji. To zbawienne rozwiązanie, zwłaszcza w środowiskach współpracy lub gdy pracujesz nad plikiem od dłuższego czasu i musisz wrócić do poprzedniej wersji. Pamiętaj jednak, że niektóre z tych kroków zależą od sposobu zapisania lub synchronizacji skoroszytu, a czasami wystarczy dwa kliknięcia, jeśli wiesz, gdzie szukać.
Jak uzyskać dostęp do historii wersji w programie Excel w systemie Windows, na komputerze Mac i w sieci Web
Dostęp do historii wersji w programie Excel dla systemu Windows:
Jeśli korzystasz z systemu Windows i niedawnej konfiguracji pakietu Office, oto co należy zrobić: otwórz skoroszyt programu Excel, a następnie znajdź nazwę pliku u góry. Kliknij małą strzałkę w dół obok niej (czasami jest to strzałka rozwijana lub przycisk menu) i poszukaj Historii wersji. Dlaczego to pomaga: ta opcja automatycznie pobiera wszystkie wersje zapisane w magazynie online, dzięki czemu możesz je porównywać, przywracać lub po prostu sprawdzać, jakie zmiany zostały wprowadzone bez przeszukiwania kopii zapasowych. Kiedy to działa: za każdym razem, gdy zapisałeś plik w usłudze OneDrive lub SharePoint i jest on poprawnie synchronizowany. Zobaczysz pasek boczny z osią czasu wersji, wraz z sygnaturami czasowymi i informacjami o tym, kto co edytował. Spodziewaj się zobaczyć około 25 wersji, jeśli korzystasz z bezpłatnego konta Microsoft, ale jeśli masz konto firmowe, może to być dostosowane w zależności od ustawień administratora.
- Otwórz plik Excela, a następnie kliknij strzałkę w dół obok nazwy pliku u góry okna. Wybierz opcję Historia wersji.
- Po prawej stronie pojawi się pasek boczny, pokazujący wszystkie zapisane wersje wraz z datą, godziną i informacjami o użytkowniku. I tu zaczyna się robić ciekawie – możesz kliknąć dowolną wersję, aby wyświetlić ją w nowym oknie. Wyobraź sobie, że przeglądasz album ze swoimi edycjami.
- Włącz opcję „Pokaż zmiany” u góry paska bocznego, jeśli chcesz zobaczyć, co i kiedy zostało zmienione. Zobaczysz podświetlone różnice i małe przyciski strzałek, aby przejść od jednej zmiany do następnej. To trochę dziwne, ale w niektórych konfiguracjach bywa trochę problematyczne — czasami trzeba poklikać lub odświeżyć, żeby zobaczyć najnowsze zmiany.
- Aby przywrócić poprzednią wersję, wybierz ją z listy, a następnie kliknij przycisk „Przywróć” na żółtym banerze u góry. Znajomość daty i godziny pomoże Ci upewnić się, że przywracasz właściwą wersję. Po kliknięciu „Przywróć” poprzednia wersja zastąpi obecną – więc upewnij się, że naprawdę chcesz wrócić.
Po zakończeniu wystarczy zamknąć pasek boczny historii wersji — zachowuje się on jak każda inna karta. To proste, ale na niektórych komputerach odświeżenie po przywróceniu zajmuje sekundę.
Inne wersje programu Excel w systemie Windows:
Jeśli korzystasz z pakietu Office 2016 lub 2019, możesz nie widzieć tego samego menu. Zamiast tego przejdź do Plik > Historia. Dlaczego to pomaga: to ta sama koncepcja — dostęp do wbudowanych dzienników wersji — ale lokalizacja nieco się zmienia w zależności od wersji. Spodziewaj się nieco innego wyglądu, ale główna idea jest ta sama: znajdź wersję, przejrzyj ją i przywróć w razie potrzeby. Czasami, jeśli funkcja nie jest widoczna, oznacza to, że pakiet Office nie jest prawidłowo połączony z usługą OneDrive lub SharePoint.
Jak przeglądać historię wersji na komputerze Mac:
Dla użytkowników komputerów Mac jest to dość podobne do systemu Windows. Po otwarciu pliku kliknij strzałkę w dół obok nazwy pliku lub na pasku tytułu dokumentu, a następnie wybierz opcję Przeglądaj historię wersji. Dlaczego to pomaga: System kontroli wersji na komputerach Mac pobiera dane z tych samych źródeł w chmurze, co pozwala przeglądać wcześniejsze zapisy. Zobaczysz pasek boczny z listą różnych punktów zapisu, znacznikami czasu i osobą, która wprowadziła zmianę. Kliknij Otwórz wersję, aby ją porównać lub przywrócić. W niektórych konfiguracjach może być konieczne włączenie automatycznego zapisywania lub kontroli wersji w preferencjach systemowych lub ustawieniach synchronizacji z iCloud, ponieważ Apple musi to oczywiście utrudnić.
- Kliknij strzałkę w dół lub menu obok nazwy pliku na pasku u góry. Wybierz opcję Przeglądaj historię wersji.
- Na pasku bocznym przejrzyj poprzednie wersje – pokazują datę, użytkownika i godzinę. Gdy znajdziesz dobrą wersję, kliknij „ Otwórz wersję”.
- Porównaj z istniejącą wersją. Jeśli potrzebujesz tego, kliknij „Przywróć” na żółtym banerze. Spowoduje to zastąpienie bieżącego pliku starszą kopią.
Przeglądanie i przywracanie wersji w programie Excel dla sieci Web:
Ta sama historia w internecie. Przejdź do pliku w usłudze OneDrive lub SharePoint, a następnie poszukaj opcji Historia wersji w górnym menu (alternatywnie w Plik > Informacje ).Dlaczego to pomaga: niezależnie od urządzenia, historia wersji w przeglądarce jest dostępna, a przywracanie jest banalnie proste. Spodziewaj się listy zapisów z sygnaturami czasowymi i informacjami o użytkowniku — kliknij dowolny z nich, aby wyświetlić podgląd. Aby przywrócić, po prostu kliknij Przywróć. Chcesz zachować kopię bez zastępowania bieżącej? Użyj opcji Zapisz kopię.
- Otwórz skoroszyt programu Excel w trybie online, kliknij strzałkę w dół obok nazwy pliku, a następnie wybierz pozycję Historia wersji.
- Pojawi się panel pokazujący różne wersje, podobne do wersji na komputery stacjonarne. Kliknij strzałkę obok wersji, aby ją rozwinąć i wyświetlić podgląd.
- Jeśli to właściwa wersja, kliknij „Przywróć” u góry. Możesz również kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać „Zapisz kopię”, jeśli chcesz zachować tę wersję jako osobny plik. Po zakończeniu kliknij „ Wróć do dokumentu”.
Podsumowanie
Historia wersji w Excelu to bardzo przydatne narzędzie, zwłaszcza jeśli synchronizacja w chmurze jest poprawnie włączona. Nie zawsze działa idealnie; czasami trzeba odświeżyć lub odczekać chwilę po przywróceniu, ale to o wiele lepsze niż ręczne przeglądanie kopii zapasowych. Kluczem jest przechowywanie plików na OneDrive lub SharePoint i upewnienie się, że wersjonowanie jest włączone na platformie. Gdy się do tego przyzwyczaisz, cofanie się o kilka zapisów, gdy coś pójdzie nie tak, stanie się dla Ciebie czymś naturalnym.
Streszczenie
- Dostęp do historii wersji można uzyskać poprzez menu pliku lub listę rozwijaną.
- Podgląd poprzednich wersji ze znacznikami czasu i informacjami o użytkowniku.
- Przywróć lub zapisz kopie, jeśli to konieczne.
- Upewnij się, że Twoje pliki są przechowywane w usługach w chmurze obsługujących wersjonowanie.
- Czasami trzeba szybko odświeżyć lub uruchomić ponownie system — systemy Windows i Mac nie są idealne.
Podsumowanie
Mam nadzieję, że to pomoże uniknąć paniki, gdy uświadomisz sobie, że potrzebujesz przycisku cofania dla arkuszy Excela, który nie jest zwykłym poleceniem cofania. Po kliknięciu jest to całkiem solidny sposób na odzyskanie utraconej pracy lub sprawdzenie, kto co zmienił. Nie jest to idealne rozwiązanie, ale lepsze niż strata godzin pracy. Powodzenia i może warto śledzić numery wersji.
Powiązane artykuły
Czy ten artykuł był pomocny?