Jak wybrać między Todoist a Microsoft To Do, aby zwiększyć swoją produktywność

Aplikacje do tworzenia list zadań to dziś prawdziwy must-have, zwłaszcza że wszyscy pracują zdalnie i żonglują milionem spraw. Jeśli masz dość zapominania o rzeczach lub niedotrzymywania terminów, te aplikacje pomogą Ci utrzymać wszystko na właściwym torze. Ale trudno wybrać? Opcji jest mnóstwo, a nie wszystkie są równie dobre – ani proste. To porównanie przedstawia dwie najpopularniejsze aplikacje: Todoist i Microsoft To Do. Szczerze mówiąc, działają one zupełnie inaczej, więc wybór zależy od tego, czego potrzebujesz – czy to szybkie przypomnienia, czy kompleksowe zarządzanie zadaniami w projektach zespołowych.

Jak te aplikacje obsługują funkcje i do czego się nadają

Co oferuje każda aplikacja w skrócie

Aplikacja Microsoft To Do została stworzona z myślą o prostocie. Po przejęciu Wunderlist w 2015 roku Microsoft położył na niej nową warstwę farby, ale szczerze mówiąc, pozostała dość podstawowa. Można ją traktować jako bezproblemową aplikację do zadań – dobrą do spraw osobistych lub prostych rutynowych czynności. Ma wystarczająco dużo funkcji, aby utrzymać porządek, nie przytłaczając przy tym.

Z drugiej strony, Todoist oferuje szerszy zakres funkcji, dzięki czemu lepiej nadaje się dla zespołów roboczych i zaawansowanych użytkowników. Oferuje mnóstwo integracji, filtrowania projektów i narzędzi do współpracy. Jeśli więc szukasz wydajnego narzędzia i nie przeszkadza Ci lekka nauka, Todoist może być dla Ciebie lepszym wyborem.

Listy zadań i czym się różnią

Aplikacja Microsoft To Do ma przejrzysty interfejs z lewym paskiem bocznym, w którym znajdują się filtry, takie jak „Mój dzień” lub „Ważne”.Na przykład „Mój dzień” to fajna, mała funkcja, w której wybierasz zadania do wykonania dzisiaj, a jeśli ich nie ukończysz, zostaną one na jutro. Funkcja resetuje się codziennie, ale zapamiętuje zadania, które nie zostały ukończone – trochę dziwne, ale przydatne. Ważne zadania są oznaczane gwiazdką, a Ty możesz ustawić terminy wykonania lub alerty.

To proste, ale dla niektórych może być zbyt proste. Możesz dodawać nowe listy lub je grupować, ale nie ma żadnych dodatkowych, wyszukanych widoków ani filtrów projektów.

Z kolei Todoist porządkuje zadania w skrzynce odbiorczej, na dziś, w nadchodzących zadaniach, a następnie filtruje i etykietuje. Wyobraź sobie, że masz dedykowaną przestrzeń na wszystko – na przykład filtrowanie zadań według priorytetu, tagów, a nawet niestandardowych filtrów. Nic dziwnego, że jest to ulubione narzędzie użytkowników pro. Obsługuje również projekty, w których możesz grupować powiązane zadania, z opcją archiwizacji ukończonych projektów – co jest dużym plusem, jeśli zarządzasz większymi przepływami pracy.

Tworzenie zadań i czym się one różnią

Oba narzędzia umożliwiają tworzenie podzadań, dodawanie przypomnień, terminów i przypisywanie zadań. Uwaga: podzadania Todoist można zagnieżdżać w innych podzadaniach, co przyspiesza złożone przepływy pracy. W Microsoft To Do podzadania nazywane są „krokami”, które są prostsze, ale spełniają swoją rolę.

W projektach Todoist obsługuje sekcje – coś w rodzaju dodatkowych folderów, które pozwalają jeszcze lepiej organizować zadania. Microsoft To Do tego nie robi; to po prostu zadania na liście. Jeśli planujesz duży projekt, sekcje Todoist pomogą Ci wszystko uporządkować.

Przypomnienia są dostępne w obu aplikacjach, ale w Todoist przypomnienia są dostępne tylko w ramach abonamentu płatnego. Użytkownicy wersji darmowej nie mają z tym problemu. Co więcej, Todoist ma dość nietypową funkcję analizy języka naturalnego – wystarczy wpisać „Przypomnij mi, żebym zadzwonił do Johna w każdy poniedziałek”, a automatycznie ustawi cykliczne przypomnienie, co jest bardzo przydatne.

Dodatkowe funkcje, takie jak widoki, współpraca i dodatki

Widoki zadań są ważne, jeśli potrzebujesz czegoś takiego jak tablice Kanban. Microsoft To Do pozostaje prosty i oferuje jedynie widok listy. Nie, nie ma tu żadnych wyszukanych widoków projektów – to bardziej domena Trello.

Todoist? Ma tryb tablicy Kanban, dzięki czemu możesz przeciągać zadania wzdłuż kolumn – idealne rozwiązanie do wizualnych przepływów pracy, a nawet do lekkiego zarządzania projektami. To zaskakujące, jak wiele można z nim zrobić bez konieczności przechodzenia do pełnej aplikacji projektowej.

Inne korzyści? Todoist wprowadza elementy grywalizacji do Twojej produktywności dzięki punktom „Karma” – systemowi punktowemu, który nagradza wykonanie zadań i osiągnięcie celów. Jest też niezwykle wszechstronny dzięki integracji z: Gmailem, Outlookiem, Kalendarzem Google, Slackiem i wieloma innymi. Microsoft To Do? Ma kilka integracji, zwłaszcza z Office 365 i Kalendarzem Google, ale ogólnie mniej opcji.

Jeśli współpraca w czasie rzeczywistym ma znaczenie, Todoist oferuje komentarze, reakcje i dzienniki aktywności, aby wszyscy byli na bieżąco. Funkcje współpracy w Microsoft To Do są znacznie bardziej ograniczone.

Zgodność i synchronizacja urządzeń

Microsoft To Do działa na systemach Windows, Mac, Android, iOS i w przeglądarce. To praktycznie standard. Ale jeśli naprawdę interesują Cię przepływy pracy na wielu urządzeniach, Todoist obejmuje jeszcze więcej – Linux, Wear OS, Apple Watch, a nawet rozszerzenia do Chrome, Edge, Firefox i Safari. Możesz również dodawać zadania bezpośrednio z wiadomości e-mail za pomocą dodatku do Gmaila lub wtyczki do Outlooka. To dodatkowy atut, jeśli korzystasz ze skrzynki odbiorczej.

Podział cen

Aplikacja Microsoft To Do jest całkowicie darmowa, bez żadnych haczyków. Darmowy plan Todoist jest odpowiedni do okazjonalnego użytkowania, ale ogranicza do pięciu projektów, pięciu współpracowników oraz pewnej ilości miejsca na dane i filtrów. Aby odblokować pełen zestaw funkcji – takich jak przesyłanie plików, komentarze i etykiety – musisz wykupić plan Pro lub Business. Koszt to 4 dolary miesięcznie w przypadku planów indywidualnych lub 6 dolarów miesięcznie za użytkownika w przypadku planów zespołowych, rozliczanych rocznie.

Jeśli więc masz ograniczony budżet lub korzystasz z Todoist do celów osobistych, To Do wygrywa ceną. Ale jeśli poważnie myślisz o funkcjach i współpracy, płatne plany Todoist są warte rozważenia.

Która opcja jest odpowiednia dla danego użytkownika?

Jeśli potrzebujesz jedynie prostego śledzenia zadań – zrób je, oznacz jako ukończone – Microsoft To Do w zupełności wystarczy.Świetnie nadaje się do osobistych rutyn i krótkich list. Ale jeśli lubisz zarządzać wieloma projektami, współpracować z członkami zespołu lub integrować się z innymi aplikacjami służbowymi, Todoist jest strzałem w dziesiątkę. Pamiętaj tylko: jest bardziej wydajny, a to oznacza nieco więcej konfiguracji i kosztów.

Tak czy inaczej, obie aplikacje poradzą sobie z podstawowymi zadaniami, ale szczerze mówiąc, wybór zależy od tego, jak bardzo chcesz zautomatyzować lub skalować swoje obciążenie pracą. Oby to pomogło Ci w podjęciu decyzji – albo przynajmniej nieco rozjaśniło sytuację w świecie aplikacji do zadań.

Streszczenie

• Aplikacja Microsoft To Do jest darmowa i bardzo prosta. Idealna do zadań osobistych lub do codziennego użytku.
• Todoist oferuje wiele funkcji, jest lepszy dla zespołów i zaawansowanych użytkowników, ale jest nieco droższy.
• Obie aplikacje obsługują wiele platform, ale Todoist obsługuje większą liczbę urządzeń i integracji.
• Wybierz opcję Do zrobienia, jeśli nie zależy Ci na złożoności; wybierz Todoist, jeśli zależy Ci na personalizacji i zaawansowanych funkcjach.

Podsumowanie

Obie aplikacje mają swoje zalety, a najlepszy wybór zależy od potrzeb technologicznych i tego, jak głęboko ktoś chce zgłębić zarządzanie zadaniami. To porównanie powinno dać Ci jaśniejszy obraz tego, co każda z nich oferuje. Mamy nadzieję, że skróci to kilka godzin poszukiwań lub prób i błędów, a przynajmniej sprawi, że wybór będzie nieco mniej bolesny. Powodzenia i oby Twoje listy zadań pozostały łatwe w zarządzaniu!

---

---