Na tej stronie

Na tej stronie

Jak wygenerować link do spotkania w aplikacji Microsoft Teams

Microsoft Teams zyskuje na znaczeniu w przypadku spotkań online, zwłaszcza w przypadku osób pracujących zdalnie lub w wielu lokalizacjach. Jeśli próbowałeś utworzyć link do spotkania, prawdopodobnie zauważyłeś, że istnieje wiele sposobów, aby to zrobić, i czasami trudno się zdecydować, którą metodę wybrać. W niektórych przypadkach warto zaplanować spotkanie z wyprzedzeniem – na przykład na rozmowę telefoniczną zespołu lub sesję z klientem – i wysłać linki z wyprzedzeniem. Innym razem warto zrobić to bardziej spontanicznie – na przykład włączyć się do szybkiej rozmowy i natychmiast udostępnić link do Meet Now. Tak czy inaczej, nauczenie się, jak wygenerować odpowiedni link i sprawić, by działał sprawnie, może zaoszczędzić czas i uniknąć kłopotów. Ten przewodnik obejmuje podstawowe zagadnienia, od planowania spotkań w Teams i Outlooku po tworzenie natychmiastowych linków. Zrozumienie tych opcji pozwoli Ci lepiej przygotować link dla współpracowników wewnętrznych lub gości zewnętrznych bez zbędnego marnowania czasu. Spodziewaj się sprawniejszych zaproszeń, mniejszej liczby pominiętych spotkań i mniej pośpiechu w poszukiwaniu linku w ostatniej chwili.

Korzystanie z kalendarza aplikacji Teams do planowania spotkań

To klasyczne rozwiązanie, które sprawdza się, jeśli planujesz z wyprzedzeniem. Otwierasz aplikację Microsoft Teams, przechodzisz do zakładki Kalendarz (zazwyczaj znajduje się ona na pasku bocznym), a następnie klikasz „ Nowe spotkanie”. Czasami interfejs użytkownika wyświetla się jako „Nowe spotkanie” lub po prostu jako przycisk „+”.Następnie zaczynasz wypełniać standardowe pola – nadajesz nazwę spotkaniu, wybierasz datę i godzinę, dodajesz uczestników itd. Jeśli chcesz zaprosić osoby spoza organizacji, po prostu wpisz ich pełne adresy e-mail; aplikacja Teams wyśle ​​im link po zapisaniu spotkania.

Zaproszenie członków wewnętrznych jest tak proste, jak wpisanie ich nazwy wyświetlanej, zakładając, że znajdują się w Twoim katalogu. W przypadku użytkowników zewnętrznych, najlepszym rozwiązaniem są adresy e-mail. Możesz również wybrać, czy obecność uczestników jest obowiązkowa, czy opcjonalna, co jest przydatne, jeśli chcesz zachować krótką lub elastyczną listę zaproszonych.

Jeśli interesują Cię kanały, dostępna jest opcja Udostępnij w kanale, która umożliwia rozpoczęcie lub zaplanowanie spotkania bezpośrednio w konkretnym kanale zespołu. To idealne rozwiązanie, jeśli chcesz, aby wszyscy obecni na danym kanale mogli wziąć w nim udział. Pamiętaj, że w spotkaniu kanału mogą uczestniczyć tylko członkowie kanału, więc jeśli potrzebują ich osoby z zewnątrz, lepiej wysłać im bezpośrednie zaproszenie.

Ustaw datę i godzinę, w razie potrzeby przełącz opcję „Cały dzień”, a w przypadku spotkań cyklicznych kliknij „Powtórz”. Wybierz częstotliwość – od codziennej, przez cotygodniową, po niestandardową. Gdy wszystko będzie w porządku, kliknij „ Zapisz”. Gotowe. Uczestnicy otrzymają e-mail z linkiem do dołączenia, a wydarzenie pojawi się w ich kalendarzach Outlook i Teams – więc nikt o nim nie zapomni.

To idealne rozwiązanie na szybkie, spontaniczne spotkania. Nawet jeśli zaplanowałeś coś innego, zawsze możesz wygenerować link do udostępnienia w locie. A co najlepsze? Nie musisz ustawiać czasu ani zapraszać wszystkich ręcznie. Wystarczy otworzyć kartę Kalendarza w Teams i znaleźć przycisk „Spotkaj się teraz” – czasami jest to mała ikonka kamery wideo, w zależności od wersji.

Kliknij go, a następnie nadaj nazwę spotkaniu. Masz kilka opcji: kliknij „ Uzyskaj link do udostępnienia” lub po prostu zacznij od razu od „Rozpocznij spotkanie”. Jeśli wybierzesz udostępnianie, skopiowanie linku jest proste i możesz go wysłać e-mailem lub na czacie. Oczywiście, Teams ułatwia pobranie tego adresu URL.

Podczas spotkania możesz dostosować dodatkowe ustawienia, klikając ikonę trzech kropek ( Więcej akcji ) > Opcje spotkania. Tutaj możesz ustawić, kto może pominąć poczekalnię, udostępniać ekrany lub prowadzić prezentację. Trochę dziwne, że czasami trzeba wchodzić do tego menu podczas spotkania, ale taki właśnie jest Teams – więcej przeszkód niż zwykle.

Poznaj nas teraz z kanału Teams

Chcesz od razu przejść do kanału? Znajdź kartę Zespoły, wybierz konkretny kanał i kliknij przycisk Spotkaj (zazwyczaj małą ikonę kamery).To natychmiast uruchomi spotkanie – bez konieczności planowania. W zależności od szerokości ekranu, może to wyglądać jak ikona wideo lub wyświetlać napis „Spotkaj się teraz”.Jeśli wolisz planować z wyprzedzeniem, kliknij menu rozwijane obok opcji Spotkaj, a następnie wybierz Zaplanuj spotkanie.

Po wyświetleniu okna spotkania zobaczysz opcje skopiowania linku lub zaproszenia większej liczby osób. Wygenerowany link można natychmiast udostępnić za pośrednictwem czatu lub e-maila osobom, których to dotyczy. Przydatne podczas rozwiązywania problemów, szybkiej synchronizacji lub dodawania kilku osób do spontanicznej dyskusji.

Rozpoczęcie połączenia wideo za pomocą czatu

Na czacie w aplikacji Teams (grupowym lub indywidualnym) wystarczy kliknąć przycisk „Rozmowa wideo” – wygląda jak mała kamera. Rozpocznie to bezpośrednie połączenie, ale link nie zostanie wygenerowany, chyba że dodasz uczestników w trakcie rozmowy. Jeśli chcesz, aby inni dołączyli później lub udostępnili ten sam link, otwórz panel uczestników (kliknij ikonę osób) i zaproś więcej osób, podając ich imię i nazwisko lub adres e-mail. Pamiętaj jednak, że goście spoza Twojej organizacji mogą potrzebować własnego adresu e-mail lub numeru telefonu.

Ta metoda jest dość szybka i nieefektywna — idealna do szybkich kontroli — ale jeśli chcesz udostępnić link do późniejszego wykorzystania, skorzystanie z opcji „Spotkaj się teraz” w Kalendarzu lub na karcie Kanał jest zazwyczaj lepszym rozwiązaniem.

Planowanie spotkania w aplikacji Teams za pośrednictwem programu Microsoft Outlook

Jesteś wielkim fanem Outlooka? Cóż, jest on ściśle zintegrowany z Teams, więc planowanie jest tam równie proste. Otwórz kalendarz Outlooka (na komputerze lub w przeglądarce) i kliknij „ Nowe wydarzenie ”.Uzupełnij standardowe dane – tytuł, datę, godzinę i uczestników – a następnie przełącz przełącznik „Spotkanie w Teams ”.Czasami jest on oznaczony jako „Spotkanie online” w aplikacji mobilnej. Po przełączeniu, link do Teams automatycznie pojawi się w opisie wydarzenia.

Na komputerze stacjonarnym dodatek Microsoft Teams powinien zainstalować się automatycznie, jeśli masz pakiet Office 2013 lub nowszy i Teams. Nie musisz szukać żadnych plików do pobrania ani niczego innego. Wystarczy kliknąć przycisk, a pojawi się link. Po zapisaniu i wysłaniu zaproszenia wszyscy odbiorcy otrzymają link z informacjami o spotkaniu.

Planowanie w Outlooku na urządzeniach mobilnych działa podobnie, ale czasami przełącznik nie jest tak oczywisty. Wystarczy wyszukać opcję „Spotkanie online”, włączyć ją i zapisać. Wszyscy otrzymają zaproszenie, a link do Teams będzie w wiadomości e-mail.

Więcej informacji i zaawansowane wskazówki

Jeśli masz ochotę na przygodę, Teams oferuje również bogate w funkcje opcje, takie jak tworzenie pokoi podgrup, dostosowywanie ról uczestników, a nawet uruchamianie spotkań z predefiniowanymi ustawieniami. Wystarczy poszperać w menu i ustawieniach — Teams stale dodaje nowe sposoby na udoskonalenie spotkań, czasami komplikując je bardziej niż powinny.

Powiązane artykuły

Ostatnio przeglądane

Czy ten artykuł był pomocny?