Jak zarządzać ustawieniami historii czatów w usłudze Microsoft Teams

Okazuje się, że cała historia czatów w Teams jest praktycznie zawsze zapisywana – niezależnie od tego, czy znajduje się na koncie służbowym, czy osobistym. I tak, oznacza to, że nie można jej po prostu wyłączyć. Pytanie krążyło: „Czy można wyłączyć historię czatów w Teams?”.Cóż, technicznie rzecz biorąc, raczej tak, ale tylko poprzez szereg obejść lub zasad, które mogą być przesadą, jeśli chcesz tylko tymczasowo zachować prywatność. Tak czy inaczej, oto możliwe opcje, w zależności od konfiguracji, oraz kilka wskazówek dotyczących usuwania lub zarządzania historią czatów.

Jak wyłączyć historię czatu w usłudze Teams lub nią zarządzać

Wyłączanie historii czatów dla kont firmowych za pomocą interfejsu graficznego

Ta zasada dotyczy stworzenia zasady przechowywania, która w zasadzie usuwa historię czatów. Prawidłowo wdrożona, zapobiega ona przechowywaniu nowych czatów na zawsze, ale należy pamiętać, że jest ona bardziej odpowiednia dla administratorów z dostępem do Centrum zgodności usługi Microsoft 365. Dlaczego to pomaga? Ponieważ Microsoft domyślnie stosuje zasadę przechowywania na zawsze, co nie zawsze jest pożądane, jeśli prywatność jest zagrożona. Jeśli wszystko pójdzie dobrze, historia czatów zostanie usunięta po upływie określonego czasu lub natychmiast, jeśli ustawisz zero dni. Należy się spodziewać, że działanie tej zasady potrwa kilka godzin, a nawet jeden dzień.

• Zaloguj się do Centrum zgodności usługi Microsoft 365.
• Przejdź do Zasady > Przechowywanie.
• Kliknij „ Nowa polityka przechowywania”. Nazwij ją na przykład „Czat Teams – bez przechowywania”.
• Pozostaw typ retencji jako Statyczny — zazwyczaj jest to wystarczające.
• Upewnij się, że status wszystkich lokalizacji jest wyłączony (oprócz czatów Teams). Zmień go na Włączony.
• Ustaw natychmiastowe usuwanie elementów podczas przechowywania: wybierz opcję Usuwaj elementy tylko po osiągnięciu określonego wieku, ustaw wiek na 0 lat/miesięcy/dni, a następnie kliknij Dalej.
• Przejrzyj i prześlij. Pamiętaj, że przetworzenie może chwilę potrwać, a usunięcia są trwałe. Gdy zobaczysz komunikat „Twoja polityka została utworzona”, to już prawie koniec blokowania przechowywania nowych czatów.

Wyłączanie historii czatów za pomocą programu PowerShell

W przypadku zaawansowanych użytkowników lub administratorów program PowerShell może to zrobić nieco bardziej bezpośrednio. Program PowerShell zarządza przechowywaniem czatów za pośrednictwem usługi Exchange Online, więc konieczne będzie połączenie się z serwerem i uruchomienie kilku poleceń cmdlet. Jest to dość uciążliwe, ponieważ najpierw trzeba zainstalować moduł Exchange PowerShell, a zazwyczaj wymagane są uprawnienia administratora globalnego.

1. Zainstaluj moduł Exchange Online Management, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś: Zainstaluj moduł dla usługi Exchange Online.
2. Połącz się z Exchange Online za pomocą:

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]

3. Utwórz zasady przechowywania danych za pomocą:

New-RetentionCompliancePolicy -Name "Teams Chat – No Retention" -TeamsChatLocation All

4. Ustaw regułę tak, aby usuwała się natychmiast:

   New-RetentionComplianceRule -Name "Chat Delete Rule" -Policy "Teams Chat – No Retention" -RetentionComplianceAction Delete -RetentionDuration 0

To może być trochę przesada, chyba że zarządzasz całą organizacją, ale sprawdzi się, jeśli poważnie myślisz o całkowitym zaprzestaniu przechowywania wiadomości.

Ponowne włączanie historii czatów lub resetowanie zasad

Jeśli utworzyłeś/aś politykę zerowego okresu przechowywania, ale chcesz ponownie włączyć historię czatów, możesz ją usunąć w Centrum Zgodności. Wystarczy przejść do sekcji Polityki > Przechowywanie, znaleźć swoją politykę i kliknąć Usuń. Zostanie przywrócony domyślny okres przechowywania, który zazwyczaj wynosi 7 lat – zdecydowanie wygodniejszy w codziennym użytkowaniu.

Możesz też za pomocą programu PowerShell zmodyfikować zasady, aby ustawić nieskończony okres przechowywania, ustawiając -RetentionDuration Unlimited. W ten sposób historia czatów będzie przechowywana na zawsze, chyba że zostanie ręcznie usunięta.

Dlaczego nie można wyłączyć historii czatu w usłudze Teams Personal

Tak, to trochę dziwne – Microsoft nie oferuje prostego sposobu na wyłączenie historii czatu w wersji osobistej. Brak Centrum Zgodności, brak przełącznika, nic. Microsoft nie wyjaśnił dlaczego, ale być może jest to krok w kierunku uczynienia czatu bardziej „rekordem”, który można później przeszukiwać i odzyskiwać. Jeśli więc prywatność jest ważna, Teams Personal może nie być najlepszym wyborem. Aplikacje takie jak Signal czy Telegram lepiej radzą sobie z zapewnieniem szczegółowej kontroli nad przechowywaniem wiadomości.

Jak usunąć historię czatów w aplikacji Teams

Wiele osób zakłada, że ​​usunięcie czatu usuwa wszystko dla wszystkich – nieprawda. Usunięcie czatu z Twojej strony usuwa go tylko dla Ciebie. Inni nadal widzą rozmowę, a pliki pozostają dostępne, jeśli są powiązane lub udostępnione. Aby naprawdę pozbyć się czatu, oto skuteczne rozwiązanie:

• Usuń pojedyncze wiadomości czatu – Microsoft twierdzi, że znikną one dla wszystkich, ale w praktyce czasami tak się nie dzieje. To trochę niekonsekwentne.
• Aby usunąć całe czaty w aplikacji na komputerze lub urządzeniu mobilnym, wybierz menu z trzema kropkami ( … ) obok czatu i wybierz opcję Usuń czat.
• Aby usunąć konkretne wiadomości, najedź na nie kursorem lub naciśnij je i przytrzymaj, a następnie wybierz opcję Usuń. Ponownie, nie gwarantujemy, że zostaną one usunięte z widoku drugiej osoby.

Na urządzeniu mobilnym naciśnij i przytrzymaj wiadomość lub czat i wybierz opcję „Usuń”, ale pamiętaj: prywatność nie jest w pełni gwarantowana. Udostępnione pliki i linki pozostają, ponieważ są przechowywane oddzielnie w usłudze OneDrive lub SharePoint. W razie potrzeby możesz ręcznie przejść do tych lokalizacji i zmienić uprawnienia lub usunąć pliki.

Cały ten bałagan jest dość frustrujący – podejście Microsoftu koncentruje się bardziej na archiwizacji niż na kontroli prywatności. Niestety, w Teams Personal nie ma jednego przycisku „wyłącz historię czatów”, a usunięcie wiadomości nie gwarantuje całkowitego usunięcia ich z widoku dla wszystkich.

Jak wyszukiwać i usuwać wszystkie wiadomości czatu za pomocą wyszukiwania treści

Jeśli zachodzi potrzeba całkowitego usunięcia historii konwersacji i masz odpowiednie uprawnienia, wyszukiwanie treści może być dobrym rozwiązaniem. Będziesz potrzebować dostępu do modułu zabezpieczeń i zgodności usługi Microsoft 365.

1. Utwórz nową wyszukiwarkę treści o nazwie na przykład „Usuń czaty Teams”.
2. Ustaw lokalizacje na skrzynki pocztowe Exchange.
3. Dodaj warunek dla typów wiadomości: wybierz Wiadomości błyskawiczne.
4. Uruchom wyszukiwanie, a następnie użyj programu PowerShell, aby wyczyścić wyniki za pomocą polecenia cmdlet:

   New-ComplianceSearchAction -SearchName "Delete Teams Chats" -Purge -PurgeType HardDelete

To rozwiązanie jest przeznaczone raczej dla zaawansowanych użytkowników i należy zachować ostrożność – trwałe usunięcie danych jest nieodwracalne. Ponadto, przetworzenie danych może zająć trochę czasu.

Przejmij kontrolę nad historią czatów

Szczerze mówiąc, nie ma idealnej metody całkowitego wyłączenia historii czatów, jeśli używasz Teamsów do celów prywatnych. W przypadku konfiguracji korporacyjnych zasady mogą pomóc w zarządzaniu przechowywaniem, ale dla zwykłych użytkowników najlepszym rozwiązaniem jest ręczne usuwanie lub ograniczona personalizacja. Microsoft naprawdę powinien dać nam większą kontrolę nad prywatnością. Jeśli wystarczająco dużo osób poprosi, może kiedyś to ułatwią.

W międzyczasie daj firmie Microsoft znać, że chcesz poznać jej opcje — przejdź do sekcji Pomoc usługi Teams > Zaproponuj funkcję lub Przekaż opinię.

Streszczenie

• Możesz utworzyć zasady przechowywania danych, które pozwolą na automatyczne usuwanie historii czatów w aplikacji Teams, jednak jest to głównie zadanie administratora.
• PowerShell zapewnia większą kontrolę, ale jest przeznaczony głównie dla większych organizacji lub zaawansowanych użytkowników.
• W osobistych zespołach nie można wyłączyć historii czatów, a możliwość usuwania wiadomości jest ograniczona.
• Usuwanie wiadomości czasami powoduje ich usunięcie tylko u Ciebie, ale nie zawsze wszędzie.
• Do całkowitego oczyszczenia niezbędne jest przeszukanie zawartości i ręczna zmiana uprawnień plików, ale jest to skomplikowane i nieidealne rozwiązanie.

Podsumowanie

Szczerze mówiąc, zarządzanie danymi w Teams – zwłaszcza w wersji osobistej – jest dość ograniczone. Można tu i ówdzie ukrywać lub usuwać dane, ale nie ma pełnego przełącznika. Jeśli zachowanie prywatności czatów lub zabezpieczenie przed usunięciem jest dla Ciebie kluczowe, rozważ alternatywne aplikacje do przesyłania wiadomości, które zapewniają prywatność. Oby Microsoft w końcu wprowadził lepsze rozwiązania. Do tego czasu to trochę bałagan, ale przynajmniej te metody dają pewien poziom kontroli.

---

---