Word, Excel 및 PowerPoint에서 효과적인 조직도를 만드는 방법
그래프와 차트는 특히 회사의 보고나 계층 구조를 정말 명확하게 만들고 싶을 때 매우 편리한 시각적 자료입니다.팀, 부서 또는 회사 전체에서 누가 누구에게 보고하는지 보여줘야 했던 적이 있다면 Microsoft Word, Excel 또는 PowerPoint에서 조직도를 만드는 것이 가장 좋은 방법입니다.때로는 템플릿을 넣는 것만으로 충분하지만 사용자 지정 정보, 사진을 추가하거나 고유한 구조를 만드는 것처럼 좀 더 맞춤형이 필요한 경우 SmartArt를 사용하여 처음부터 만드는 방법을 아는 것이 큰 도움이 될 수 있습니다.이 프로세스는 항상 간단하지는 않습니다.특히 이전에 해본 적이 없다면 더욱 그렇습니다.따라서 깔끔하고 전문적인 차트를 즉시 만드는 데 도움이 되는 유용한 팁과 요령을 제공하는 연습 과정을 소개합니다.
Word, Excel 또는 PowerPoint에서 조직도를 만드는 방법
템플릿을 사용하여 시간을 절약하고 빠르게 시작하세요
빠르고 화려한 디자인을 원한다면 템플릿이 제격입니다.TemplateLab 에서 다양한 팀이나 회사의 레이아웃을 보여주는 편집 가능한 무료 파일을 다운로드할 수 있습니다.다운로드하고 샘플 이름과 직책만 바꾸면 완성입니다.다소 생소하게 느껴질 수 있지만, 이러한 템플릿은 특히 레이아웃이나 디자인에 익숙하지 않은 사람들에게는 많은 도움을 줄 수 있습니다.
Template.net 에서 제공하는 또 다른 편리한 옵션을 소개합니다.이 옵션은 비슷하지만 모든 이름 옆에 “준비도” 점수 열이 추가됩니다.승계 계획을 세우거나 경력, 시험 점수, 기여도 등을 추적해야 할 때 이 기능을 사용하면 편리합니다.자리 표시자를 수치로 바꾸기만 하면 됩니다.주의: 일부 템플릿은 특정 버전의 Word나 PowerPoint에서 더 잘 작동하므로, 제대로 작동하지 않으면 새로 고치거나 직접 수정하세요.
템플릿을 사용하여 Excel에서 조직도 만들기
Excel을 자주 사용하신다면 Smartsheet의 이 무료 Excel 템플릿을 활용하면 훨씬 수월해집니다.간단합니다.상단에 회사명, 본인 이름, 날짜를 입력하세요.그런 다음 각 상자를 클릭하여 샘플 이름과 직책을 실제 정보로 대체하면 됩니다.일부 환경에서는 오른쪽 상자를 복사하여 차트에 붙여넣기만 하면 새 사람이나 부서를 추가할 수 있습니다.왜 그런지는 모르겠지만, 어떤 컴퓨터에서는 처음에는 실패하다가 재시작하거나 다시 복사하면 마법처럼 작동합니다.이상하지만 사실입니다.
이름 옆에 사진을 넣어야 한다면, Smartsheet에서 제공하는 얼굴 사진 삽입 기능을 지원하는 템플릿을 사용할 수 있습니다.사진을 삽입하려면 이미지 아이콘을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 ‘ 사진 변경’ 으로 이동한 후 파일을 선택하세요.때로는 이미지의 크기나 위치를 조정하는 것이 번거로울 수 있습니다.모든 것을 깔끔하게 정리하려면 약간의 번거로움이 있을 수 있습니다.
쇼케이스 및 프레젠테이션을 위한 PowerPoint 템플릿
PowerPoint 사용자 여러분, 프레젠테이션에 조직도를 포함시킬 계획이라면 Slidesgo에서 수십 가지의 다채로운 무료 템플릿을 제공합니다.무료 템플릿을 다운로드하면 여러 레이아웃으로 프레젠테이션에 제공되므로 가장 적합한 템플릿을 선택하세요.클래식 레이아웃의 경우, 주요 담당자는 상단 중앙에 배치되고 부하 직원은 아래로 뻗어 나갑니다.가로 디자인을 선호하는 경우, 일부 템플릿은 왼쪽에서 오른쪽으로 펼쳐지는데, 특정 기업 스타일에 잘 어울릴 수 있습니다.
SmartArt를 사용하여 처음부터 조직도 만들기
사용자 지정 계층 구조(여러 부서, 특수 보고 라인 등)가 있거나, 아니면 단순히 전체적인 제어를 원하는 경우, SmartArt를 사용하면 차트를 처음부터 만드는 것이 놀라울 정도로 간단해질 수 있습니다.물론 Microsoft에서 너무 많은 옵션을 추가하여 필요 이상으로 복잡하게 만들었지만, 일단 익숙해지면 매우 유연하게 사용할 수 있습니다. Word, PowerPoint 또는 Excel에서 SmartArt 그래픽을 삽입하는 방법부터 시작해 보겠습니다.
조직도 삽입
- 리본의 삽입 탭 으로 이동합니다.
- 일러스트레이션 섹션에서 SmartArt를 클릭합니다.
- 열리는 대화 상자의 왼쪽 메뉴에서 ‘계층 구조’를 선택하세요.다양한 옵션이 있는데, 필요에 가장 적합한 옵션을 선택하세요.예를 들어 기본 조직도 옵션이 있습니다.
- 확인을 눌러 문서에 붙여 넣으세요.
이 단계는 앞으로 구축할 기본 구조를 정하는 매우 중요한 단계입니다.계층 구조 템플릿은 자동으로 정렬, 연결되고 전문적인 느낌을 주도록 설계되었지만, 필요한 경우 조정할 수 있습니다.
텍스트 및 세부 정보 추가
각 도형(상자)을 클릭하고 팀원 이름, 직함 또는 원하는 정보를 입력하세요.또는 빠른 편집을 위해 차트 왼쪽에 있는 작은 화살표를 클릭하여 텍스트 창을 열고 데이터를 입력할 수도 있습니다.이유는 모르겠지만, 도형 크기가 자동으로 조정되는 경우가 있는데, 꽤 편리합니다.여러 사람을 추가하는 경우, 일관성을 위해 계층 구조를 주의 깊게 살펴보고 모든 항목이 제대로 정렬되어 있는지 확인하세요.
글꼴 스타일이나 색상을 변경하려면 텍스트를 선택하고 홈 탭 옵션을 사용하면 됩니다.빠르게 조정할 수 있는 간편한 접근 방식입니다.
더 많은 팀원을 위한 모양 추가 또는 제거
SmartArt를 사용하면 새 팀원을 추가하는 번거로움을 덜 수 있습니다.기존 도형을 선택한 다음 SmartArt 디자인 탭으로 이동합니다.’ 도형 추가 ‘ 드롭다운을 사용하여 필요에 따라 앞, 뒤, 위, 아래에 새 상자를 배치할 수 있습니다.놀라울 정도로 직관적이어서 저는 별다른 노력 없이 노드를 여러 개 추가했습니다.구성을 변경해야 하는 경우 ‘ 수준 올리기’ 또는 ‘ 수준 내리기’ 버튼을 사용하여 수준을 변경할 수 있습니다.이렇게 하면 계층 구조가 정확하게 유지되고, 도형을 수동으로 끌어다 놓을 필요가 없습니다.도형을 직접 끌어다 놓으려면 번거로울 뿐입니다.
차트 스타일 지정 및 사용자 지정
구조가 설정되면 훨씬 더 보기 좋게 만들 수 있습니다.SmartArt 디자인 탭에는 색 구성표와 스타일 옵션이 있습니다.브랜딩에 맞게 또는 시각적으로 돋보이게 하려면 ‘ 색 변경’을 사용해 보세요.3D 효과, 그림자, 세련된 그라데이션과 같은 기본 제공 스타일 중에서 선택할 수도 있습니다.도형 하나만 색상을 변경하고 싶으신가요? 해당 도형을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 ‘도형 채우기’를 선택한 후 원하는 색상을 선택하세요.퍼즐처럼 쉽지만, 익숙해지면 조직도 스타일을 자연스럽게 적용할 수 있습니다.
추가 팁과 요령
SmartArt 디자인 탭 의 옵션을 조금만 바꿔도 레이아웃을 뒤집거나, 기본값으로 재설정하거나, 필요에 따라 차트를 텍스트나 간단한 그래픽으로 변환하는 등 다양한 사용자 지정 가능성이 열립니다.어떤 경우든 사용자 지정 조직도를 만드는 데 오랜 시간이 걸릴 필요는 없습니다.템플릿이나 SmartArt를 사용하면 팀 구조를 빠르게 문서화하는 것이 매우 간단합니다.어떤 설정에서는 약 10분 만에 완료할 수 있었고, 다른 설정에서는 조금 더 오래 걸렸지만 그만한 가치가 충분히 있었습니다.
요약
- 시간이 부족할 때는 템플릿을 사용하여 빠르고 다채로운 차트를 만들어 보세요.
- 전체적인 제어가 필요하거나 구조가 복잡하다면 SmartArt를 사용하여 처음부터 만들어 보세요.
- 전문적인 느낌을 위해 색상, 모양, 사진을 사용자 정의하세요.
- SmartArt 디자인 도구는 익숙해지면 매우 강력합니다.
마무리
조직도를 만드는 건 항상 즐거운 일은 아닙니다.특히 보기 좋고 정확하게 만들고 싶다면 더욱 그렇습니다.하지만 이러한 요령들을 활용하면 템플릿을 활용하든, SmartArt를 활용하여 더욱 맞춤화된 방식으로 조직도를 빠르게 만들 수 있습니다.단, 처음에는 모든 것이 완벽하게 되지 않을 수 있다는 점을 명심하세요.약간의 번거로움은 감수해야 합니다.이 팁들이 누군가에게는 몇 시간을 절약해 주고, 전체적인 작업 과정을 덜 번거롭게 만들어 줄 수 있기를 바랍니다.
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