So personalisieren Sie Ihr Outlook-E-Mail-Design für ein einzigartiges Aussehen
Das Aufpeppen Ihrer E-Mails mit einem Design in Outlook ist ziemlich einfach, aber manchmal stolpern Sie über das falsche Format oder fehlende Einstellungen. Sie fragen sich, warum Ihr schöner Hintergrund oder Ihre Schriftarten nicht angezeigt werden? Oder ärgern Sie sich, dass jede E-Mail gleich aussieht, egal wie oft Sie es versuchen? Nun, die Ursache liegt normalerweise im Nachrichtenformat oder in festgefahrenen Einstellungen. Außerdem lässt Outlook Sie gerne durch einige Reifen springen. Es geht also nicht nur um die Ästhetik – es hilft auch dabei, Ihre E-Mails konsistent und professionell zu halten, insbesondere wenn Sie versuchen, zu einer Marke zu passen oder sich einfach ein wenig abzuheben. Wenn alles richtig eingestellt ist, können Sie problemlos Designs wechseln, Schriftarten anpassen oder Dinge entfernen, ohne Ihren Arbeitsablauf durcheinander zu bringen. Normalerweise sehen Ihre Nachrichten nach der Behebung dieser Probleme viel besser aus und Sie verschwenden keine Zeit mehr mit unnötigen Störungen.
So ändern Sie Outlook-E-Mail-Designs und -Stil
Verwenden Sie das HTML-Mail-Format
Erstens wendet Outlook Designs nur an, wenn Ihr E-Mail-Format HTML ist. Typisches Problem: Die Leute vergessen, von reinem Text umzuschalten, und nichts wird so angezeigt, wie sie möchten. Es ist irgendwie seltsam, aber wenn Ihre E-Mails im reinen Textformat vorliegen, sind Designs im Grunde nutzlos. Um dies zu überprüfen oder zu ändern, öffnen Sie Outlook, gehen Sie zur Registerkarte Datei und klicken Sie auf Optionen. Wählen Sie im Fenster Optionen in der linken Seitenleiste E-Mail aus. Suchen Sie nun nach dem Abschnitt Nachrichten verfassen. Stellen Sie sicher, dass HTML in der Dropdown-Liste für Nachrichten in diesem Format verfassen ausgewählt ist. Wenn nicht, ändern Sie es, klicken Sie auf OK und schließen Sie das Fenster. Jetzt haben Ihre Nachrichten das richtige Format, um Designs richtig anzuzeigen. Hinweis: Manchmal kehrt Outlook nach Updates unerwartet zu reinem Text zurück, es lohnt sich also, hier noch einmal zu prüfen, bevor Sie an Designs herumbasteln.
Legen Sie ein Standard-E-Mail-Design in Outlook fest
Wenn Ihre E-Mails immer mit einem bestimmten Stil beginnen sollen, wählen Sie unten in Ihren Outlook-Optionen ein Design aus. Das ist ideal, wenn Sie ein einheitliches Branding bevorzugen oder Ihren Nachrichten einfach jedes Mal ohne zusätzlichen Aufwand ein wenig mehr Eleganz verleihen möchten. Gehen Sie hierzu erneut zu Datei > Optionen > E-Mail. Klicken Sie auf Briefpapier und Schriftarten. Sie sehen eine Registerkarte namens Persönliches Briefpapier. Wählen Sie oben die Schaltfläche Design. Daraufhin öffnet sich ein Fenster mit einer Reihe vorgefertigter Designs – Hintergründe, Schriftarten, Schattierungen – das gesamte ästhetische Paket. Wählen Sie ein Design aus, das zu Ihrer Stimmung passt, passen Sie die Einstellungen wie „Leuchtende Farben“ oder „Hintergrundbild“ an und klicken Sie anschließend auf „OK“. Das ausgewählte Design wird nun beim Verfassen neuer E-Mails als Standard verwendet. Seltsamerweise ist bei einigen Setups möglicherweise ein Neustart von Outlook erforderlich, damit die Designaktualisierung wirksam wird. Wundern Sie sich also nicht, wenn sie nicht sofort erfolgt.
Passen Sie Ihr E-Mail-Design weiter an
Die meisten Designs sind mit Standardschriftarten und -farben ausgestattet, aber Outlook bietet Ihnen mehr Möglichkeiten zur individuellen Gestaltung.Öffnen Sie das Menü „Briefpapier und Schriftarten“.Hier können Sie festlegen, dass für Antworten, Weiterleitungen und neue Nachrichten immer Ihre bevorzugte Schriftart verwendet wird. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Schriftarten“ eine Schriftart aus, die Ihrem Stil entspricht – zum Beispiel eine klare serifenlose Schrift oder eine formellere. Optional können Sie für Antworten und Weiterleitungen unterschiedliche Farben verwenden, um Konversationen optisch übersichtlicher zu gestalten. Aktivieren Sie einfach die Optionen, wählen Sie Schriftart und Farbe aus und klicken Sie auf „OK“. So bleibt das Erscheinungsbild Ihrer E-Mails einheitlich, ohne dass Sie die Schriftarten jedes Mal manuell ändern müssen.
Entfernen oder ändern Sie ein Standarddesign später
Wenn Sie Ihr aktuelles Design ändern oder zu einem schlichten oder anderen Stil wechseln möchten, ist das genauso einfach. Gehen Sie dazu wie gewohnt vor: Gehen Sie zurück zu Datei > Optionen > Mail > Briefpapier und Schriftarten. Wählen Sie oben (Kein Design) aus. Wenn Sie diese Option auswählen und auf OK klicken, wird für Ihre E-Mails wieder ein schlichter weißer Hintergrund angezeigt. Dies ist nützlich, wenn Ihnen das Design zu viel ist oder Sie für bestimmte Nachrichten einen neuen Stil wählen möchten.
Wenden Sie ein Design auf eine einzelne E-Mail an oder entfernen Sie ein angewendetes Design
Manchmal möchten Sie nicht Ihr Standarddesign, sondern möchten spontan eins auswählen oder entfernen. Gehen Sie dazu auf die Registerkarte „Start“ und klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Neue Elemente“.Bewegen Sie den Mauszeiger über „E-Mail-Nachricht verwenden“ und wählen Sie „Weitere Briefpapiere“. Hier wird eine Liste der zuletzt verwendeten Designs oder Stile angezeigt. Wählen Sie das Passende für die Nachricht aus, passen Sie Optionen wie Hintergrund oder Grafiken an und drücken Sie „OK“. Ihre E-Mail wird nun mit dem angewendeten Stil geöffnet. Wenn Sie das Design schnell aus einer neuen Nachricht entfernen möchten, wählen Sie statt eines Stils „ Nur Text“ oder „Rich Text“ aus demselben Menü. Dadurch werden im Grunde alle Stile entfernt und eine leere Leinwand hinterlassen. Outlook scheint stur, wenn es darum geht, Designs beizubehalten, daher können Sie mit dieser Methode das Standardaussehen ohne viel Aufhebens umgehen.
Letztendlich geht es beim Experimentieren mit Designs darum, Ihre E-Mails persönlicher und markengerechter zu gestalten. Wenn nichts funktioniert, liegt es meist an einem fehlenden Format oder einer fehlenden Einstellung – nicht an einem Fehler. Es ist manchmal etwas ärgerlich, wie Outlook damit umgeht, aber sobald Sie den Dreh raus haben, geht das Wechseln zwischen Designs oder das Entfernen von Designs ziemlich schnell. Denken Sie daran, Ihr E-Mail-Format und Ihre Standarddesigneinstellungen vor dem Versenden vieler gestalteter E-Mails zu überprüfen, um Überraschungen zu vermeiden.
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