Come creare e inserire una firma in Microsoft Word

Microsoft Word semplifica notevolmente l’aggiunta di firme, sia che si desideri inserire una riga per la firma da far firmare ad altri o includere direttamente la propria firma. A volte, il processo non è semplicissimo, soprattutto se si sta cercando di fare qualcosa di un po’ più avanzato, come aggiungere una firma digitale o inserirne una manoscritta. Se le firme non vengono visualizzate dove dovrebbero o le opzioni sembrano limitate, questa guida potrebbe aiutare a chiarire le cose. In sostanza, se si ha a che fare con documenti che necessitano di un po’ di autenticità, questi passaggi dovrebbero aiutarvi, o almeno offrirvi alcune opzioni da sperimentare.È un po’ strano come alcune funzionalità siano nascoste o richiedano qualche passaggio in più, ma almeno c’è un modo per far sembrare le vostre firme autentiche.

Come inserire e gestire le firme in Word

Aggiungere una riga di firma: il metodo classico

Se hai bisogno di uno spazio dedicato alla firma di qualcuno, una riga per la firma è perfetta.È un modo rapido per dare al tuo documento un aspetto professionale, come se fossi pronto a firmare un contratto. Questo metodo è utile quando vuoi un segnaposto anziché inserire subito la tua firma vera e propria. Aspettati di creare una piccola riga vuota con istruzioni facoltative.

1. Apri il tuo documento Word e clicca nel punto in cui vuoi inserire la firma. Di solito, in basso o accanto a una dichiarazione.
2. Vai alla scheda Inserisci nella barra multifunzione.
3. Nel gruppo Testo, fai clic su Riga della firma. Se non la vedi, controlla se la barra multifunzione è ridotta a icona oppure personalizzala per includerla in Inserisci > Riga della firma.

4. Si apre la finestra di dialogo “Imposta firma”. Inserisci il nome, il titolo o l’indirizzo email del firmatario, se lo desideri. Puoi anche selezionare “Consenti al firmatario di aggiungere commenti nella finestra di dialogo Firma”, se necessario. Questa opzione è utile se hai bisogno di firme con note.
5. Fai clic su OK. Ed ecco che nel punto in cui si trovava il cursore compare una riga per la firma.

In questo modo si crea un segnaposto statico, ideale per i documenti formali. In pratica, si invita il firmatario a cliccare e firmare elettronicamente in un secondo momento, oppure a stampare e firmare fisicamente.

Aggiungere una firma manoscritta o digitale: quando vuoi firmarla tu stesso

Questa opzione è utile quando si ha una firma scansionata o digitale salvata come file immagine. Molto utile se si desidera un tocco personale o per inviare rapidamente contratti firmati. Inserisce un’immagine nel punto in cui si desidera che appaia la firma.

1. Per prima cosa, individua o crea un’immagine nitida della tua firma: i formati più adatti sono PNG o JPG. Salvala in un punto facilmente accessibile, ad esempio C:\Utenti\TuoNome\Documenti\Firme\mia-firma.png.
2. Apri il documento Word e fai clic nel punto in cui desideri inserire l’immagine della firma.
3. Vai alla scheda Inserisci, quindi fai clic su Immagini. Scegli Questo dispositivo (o la tua posizione specifica).
4. Sfoglia per trovare il file immagine della tua firma, selezionalo, quindi fai clic su Inserisci.

Ora, l’immagine della tua firma è incorporata nel documento. Ridimensionala o spostala a piacere.È piuttosto intuitivo, ma a volte l’immagine non si fonde perfettamente, quindi potresti voler modificare le opzioni di scorrimento (ad esempio, scegliendo ” Davanti al testo “) per un posizionamento migliore. Non so perché funzioni, ma a volte l’immagine appare pixelata se è troppo piccola o a bassa risoluzione.

Utilizzo di firme digitali crittografate per la sicurezza

Quindi, se la sicurezza è un problema, Word supporta le firme digitali crittografate che possono verificare esattamente chi ha firmato e proteggere da manomissioni. Queste utilizzano certificati, il che sembra sofisticato, ma è solo un modo per confermare l’autenticità. Avrai bisogno di un certificato digitale, da un servizio come GlobalSign o creandone uno tu stesso con uno strumento come SELFCERT. EXE.

1. Trova la cartella di installazione di Office, solitamente simile a C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16. In alcune configurazioni, potrebbe trovarsi in C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office16.
2. Lì, fai doppio clic SELFCERT. EXEper aprirlo. Questo strumento ti consente di creare un certificato autofirmato al volo, utile per test o per scopi interni.
3. Digita un nome per il tuo certificato (ad esempio “MyCompanySignature”) e clicca su OK. Apparirà un messaggio di conferma, quindi torna al tuo documento Word.
4. Fai doppio clic sulla riga della firma inserita in precedenza. Apparirà una finestra per la firma. Puoi disegnare la tua firma con uno stilo se utilizzi un touchscreen, oppure digitarla o inserire un’immagine.

Ricordate, questa firma digitale è valida solo quanto il certificato stesso, e se qualcuno modifica il documento dopo la firma, la firma viene invalidata. Sicuramente non è affidabile quanto un vero certificato PKI, ma sufficiente per le approvazioni interne.

Scrivi la tua firma direttamente in Word: non c’è bisogno di file speciali

Se hai un touchscreen o preferisci semplicemente disegnare con il mouse, puoi firmare direttamente nel documento. Sembra semplice, ma può essere un po’ complicato ottenere l’effetto desiderato. Tuttavia, è divertente se ti piace scarabocchiare la tua firma o prendere appunti veloci.

1. Scegli il punto desiderato nel documento, quindi vai alla scheda Inserisci.
2. Fare clic su Forme nel gruppo Illustrazioni.
3. Seleziona “Forma libera: scarabocchio” nella categoria Linee. L’icona del mouse si trasforma in una matita.
4. Inizia a firmare con il mouse o con lo stilo. Clicca e trascina per creare la forma della tua firma. Potrebbe sembrare un po’ rozza, ma è autentica a modo suo.

Sollevando il mouse o lo stilo, il tuo scarabocchio appare come una forma nel documento. Non sempre perfetto, ma è perfetto per usi occasionali o bozze interne. Per firme più curate, le immagini scansionate sono migliori, ma questo metodo rapido funziona al volo.

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